线下活动怎么做？这篇流程清单收藏好，你也可以做一场好活动2022.9.20
无论是线上活动还是线下活动；无论是从用户获取维护的角度出发，还是从产品宣传推广的角度出发；每个运营，每年都要做好几场活动。
一场线下活动是从活动目的开始的，活动目的不外乎名与利两种。设定好活动目的后，要根据活动目标去设定和判断本次活动的预期效果、活动风险。这有利于你更好地去把控整场活动。
相对线上活动形式来说，线下的活动会更加套路化一些。下面小编将分为“主办活动”和“参会活动”两种线下活动形式，向大家分享针对不同形式的线下活动需要做哪些准备工作：
一、“主办活动”需要做哪些准备工作：：
1、活动策划文案
想做活动，策划案先行，一份完整的策划案可以让领导明白你要做一场什么样的活动？活动目的是什么？活动效果是怎么的？
活动文案包含：主题、时间、地点、嘉宾、流程、报名方式、主办方、合作方等活动内容。
2、时间进度表
如果你提交的策划案被上级同意了，我的建议不是立刻撸起袖子加油干，而是先去列一份活动时间进度表。将表格给到所有和活动相关的人员，规定每段时间内要做些什么，由谁负责，deadline前必须把东西给到。
3、招商PPT
对于线下活动来说，不花钱是不可能的。因此，活动前期需要准备好招商PPT，来以此获得更多的资金支持，减少自己的活动成本。“我能给你什么，你能给我什么”这是商务合作的基础和前提，当然，在做商务合作时，也不一定要给钱才行。如果双方能进行资源置换，也是可以合作的。比如，对方免费给你提供场地，你为场地进行宣传等。
4、场地选择
对线下沙龙、会议、讲座等活动来说，场地和嘉宾是非常重要的。对于场地的选择，小编个人一般都会有以下几个考虑：
价格：场地的价格成本一定要控制，能以资源置换的形式免费获得，那是最好了。如果实在不行，也要以搭载资源置换的形式去获得较低的价格。
空间：要根据活动预期人数选择能够足够容纳的场地。
交通：交通便利很重要，地铁附近是首选。
设备：主要看场地方是否能提供音响、话筒、LED屏幕、桌椅等一些会议必备的设备。
5、邀请嘉宾
如何去挑选一个合适并有影响力的人来做分享，从而吸引更多的人来报名参加活动呢？可以参考以下操作来邀请嘉宾：
1、根据活动主题筛选出行业内较为出名的个人或者企业
2、利用‘六度空间分割’理论，去到那个人
3、和嘉宾沟通，通过他的业务经验、个人履历来判断他是否可以胜任嘉宾一角
6、活动物料
一场活动所需的物料其实很多，基本上各个环节，各个时期内都需要做图制作物料。必不可少的是活动海报、现场易拉宝以及邀请函。
活动物联包含但不限于活动海报、易拉宝、邀请函、宣传单页/折页、手提袋、签名墙、指引牌、胸牌
、嘉宾介绍等。
7、活动宣传推广
整个活动，有两大块最重要，一块是现场执行，另一块就是宣传推广。
宣传推广有两个大作用，一是吸引更多的人报名参加活动，另一个是让行业内注意到你办了一场不错的活动，提高知名度。怎么设置主题背景
外联媒体平台宣传：这一块就需要活动负责人和执行人去联系了，选择一些和自家活动主题类似的媒体平台进行宣传。
行业好友宣传：建议选行业内有些影响力和话语权的好友。
报名用户宣传：一般来说，用户的社交圈子是比较一致的，让报名用户帮忙宣传的话，可以撬动更多对活动感兴趣的人。但这最好是以优惠的方式，比如减免报
名费。
行业组织、社：到和活动主题类似的社和组织，让他们帮忙宣传或者集体报名。
其他方法：诸如发邮件、一对一联系等等，都可以尝试，也会有一点效果，但是相对来说，用户体验不是很好。
8、活动前准备工作
需要提前一天或者半天去现场菜场，了解现场时，要调试音响等设备、测试PPT、测试话筒、规划一下现场、了解洗手间等位置在哪里，这些细节在踩点时都要把控到。
9、活动现场的分工与执行
一场200人的活动，需要一位主负责人，一位负责指引，一位负责签到、一位主持人、一位控制气氛、一位拍摄照片、一位速记、还需要一位stand by。这么一看要8个人才可以，但若是人手不够，4个人也可以。因为上面说的事情一些事情可以错开来，一个人可以负责两件以上事情。
10、活动现场执行
如果前期做的好的话，活动当天会比较省力，基本只要注意一些小细节就可以了。比如：
活动秩序很重要。
线下讲座、会议、沙龙类活动容易出现现场嘈杂的情况，这便需要一个把控现场秩序的人去不断维护的。
现场氛围要活跃。
做沙龙互动，其实很讲究互动，尤其是一个嘉宾讲完，底下的用户要能有反馈。要想产生互动，关键在于嘉宾能抛梗，另一个则是要有一位能调动气氛的主持人。其次要注意到一些容易产生失误或造成不完美的小细节，比如活动开始前要做指引，方便大家能快速到场地；上一个嘉宾讲完后，要及时调出下一个嘉宾的PPT；遥控笔要提前教会嘉宾使用等。
现场互动游戏/抽奖活动主持
活动现场的互动游戏是为了更好宣传产品只是、增加/微博关注量、渲染活动现场的氛围增加趣味性。需要一位主持讲解规则控场、一位技术人员支持观察后台数据，如有问题可随时进行排查调节。
礼品发放看主办方安排，一般下场互动游戏这类都是现场发送，也可以选择邮寄，但如果是邮寄的话，需要提前告知参与者并留下他们的联系信息。
11、活动简报
活动简报是给谁看的呢？一是给公司内部领导、同事看的，二是给赞助商、合作方看的。
活动简报里要呈现的内容为：这个活动是什么样的，这个活动做了哪些宣传，这个活动有哪些合作方参与进来，这个活动的效果如何等。简报要做得高大上，突出活动很成功，让各方都满意。
12、活动总结
活动总结可用PPT形式展现，活动总结的目的是总结经验与活动成败，帮助你
之后做其它活动更顺利。
做活动总结，可以邀请现场执行的工作人员，一起开会讨论活动失误和成功的地方。也可以咨询来参加活动的人，听听他们的意见。这样做出来的活动总结，是比较完整和全面的。
二、“参会活动”需要做哪些准备工作：
“参加活动”没有“主办活动”那么麻烦，但是也要将整个活动内容和需要做的工作了解并整理清楚：
1、了解活动主题、背景
参加展会需要了解会议的主题，背景，本次活动是第几届？以往几届活动主题、时间、人数、参展企
业、主办人、协办人等信息了解
2、与主办方联系，了解参加活动情况
与主办方联系，了解参加活动情况，最好拿到展位地形图，可以了解参加活动的其他公司及展位情况，特装展位在那个位置、标准展位在什么位置；演讲论坛有几场、参加演讲需要什么条件、比如：主题、时间、其他演讲人员、是否付费等3、参加活动的形式、展示产品
将了解到的活动背景信息整理告知领导，确认参加后，与领导或产品管理中心部门讨论参加本次活动的形式是标准展位、特装展位、展示那些产品/方案、是否参加演讲等。