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Compilation and Utilization
■ 郑 平 海南热带海洋学院档案馆
摘要：高校档案的合理利用是确保高校多项相关工作正常运转的重要内容，对其进行深入研究很有意义。现阶段的高校档案管理情况存在较多不足，仍有待改进。有鉴于此，本文针对高校档案利用工作的意义进行阐述，分析高校档案利用的工作特点，并据此研究高校档案利用的发展趋势，以便为相关工作人员提供参考，实现我国高校档案利用的工作创新。
关键词：高校档案；利用工作；发展趋势
信息化时代的到来，使档案相关资料的海量存储成为可能，这一方面给高校的档案利用提供了便利，另
一方面也使其面临严峻挑战。由于档案形式、内容等的多样化，使传统意义上的高校档案利用工作无法满足实际需求，严重影响到高校的正常运转。因此，有必要针对高校档案利用工作的特点进行研究分析，并对其发展趋势加以预测，为高校档案的更高效利用提供理论参考依据。
一、高校档案利用工作的意义分析
目前，大量研究学者已就高校档案对于学校教学改革以及其长远发展目标实现等有明显的推动作用。有学者在相关研究中明确指出，对高校教学档案进行合理、科学运用，能帮助工作人员更好地开展教学研究工作，更有效率地对教学经验加以总结，进一步推进高等教育改革，为高校教学质量的全面提升有深远影响。权威学者认为，对高校的教学档案进行深入研究利用与开发，具有以下意义：一方面，能够让教职工认识到校方对其教学工作的重视，提高其勤奋工作的热情与积极性，也能在一定程度上帮助学生养成奋发向上的学习态度与情怀；另一方面，有利于改进教学方式方法，实现教学改革的不断深化与教学质量的显著提升；同时，教学档案的合理利用能够帮助教师更科学地进行教学经验交流与总结，便于提升教师的
自身素质与知识储备水平，有利于高校师资队伍整体质量的提升。
二、高校档案利用工作的特点研究（一）多样性
高校档案利用的多样性主要表现在利用对象与运用领域的多样性两方面。从本质上讲，档案的利用属于历史范畴，当社会制度与历史背景等表现出差异时，档案的使用对象也不尽相同，且不同对象也对应着独特的利用方式。对档案利用的历史进程加以划分不难发现，档案利用有两次较为重要的革命性变革：第一次是档案从统治阶级特权转变为民众有限利用的权利；第二次则是从限制性的民众利用向着开放性、自由化利用形式转变。现阶段我国的档案利用工作处于第二阶段。
而在运用领域方面来说，高校档案与社会其它领域类型的档案利用并未表现出明显不同。高校档案的主要利用方为学校领导以及学校的相关办公部门，现已逐步扩大至高校毕业生、城建规划、医疗卫生以及政府审计等领域。与此同时，档案的种类及其承载方式也表现出多样化，目前已知的档案形式包括教学档案、财会档案以及科研、声像档案等，与传统利用模式下单一的文书档案相比有显著进步。
（二）专题性
需要明确的是，高校的整个工作重心仍落在教学工作上，大部分的教学或科研活动都要求档案部门提供相应的专题档案资料。例如，高校在进行专业申报、硕博点申报等活动时，均要求档案管理部门提供与之相对应的专题性档案报告；又如教育管理机构对高校进行工作审查时，也会要求提供专题档案作为参考。
（三）周期性
不同类型档案在利用过程中均会表现出不同的周期性特征。例如每年4月～5月期间，由于毕业生的
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32求职与出国留学等因素影响，这一阶段便为教学类档案的使用高峰期。在此期间，用人单位会与毕业生签订就业协议或合同，这要求学校档案管理部门对录取登记表以及在校期间成绩表等加以核实后提供给用人单位，为双方的合同签订提供便利；而出国留学者也同样要求学校提供在校成绩单、毕业证等一系列档案。又如每年的3月～4月即为高校基建档案的使用高峰，主要是由于这一阶段是进行基建项目维修预算的阶段，要求对基建维修项目的图纸资料加以查后核算。
（四）存在一定不足
到目前为止，已有部分学者针对高校档案的利用问题加以研究，并认为现阶段高校档案利用工作仍存在一定问题与不足，主要表现在服务理念、服务方式以及工作人员素质等方面。
三、新时期高校档案利用工作的发展趋势（一）利用范围的广泛性发展
受到社会主义市场经济整体环境的影响，国家日渐深入的改革开放以及经济水平的不断提升，使得社
会活动间的联系日益紧密，不同社会活动之间还表现出明显的依赖性。与此同时，受到计算机等信息技术的影响，高校档案的开发利用也逐步打破地域限制与领域限制，而得到广泛运用。
上述利用范围扩大的现象会直接促使高校档案面对更为广泛的利用受众，包括经济建设、工作考察、信息交流与历史编写等，利用对象也从单一的高校工作人员扩展至国家机关单位以及个人。
（二）对档案工作人员的素质要求日益提高档案工作人员是决定档案工作质量的关键因素，也直接影响着档案利用工作质量的高低，档案利用活动是否得到足够的效益也受到工作人员影响。新时期的高校档案利用工作要求工作人员能够：第一，具有细心认真的工作态度，为利用者提供优质服务，为其提供实时帮助；第二，对本职工作充满热情，能够以饱满热情与积极态度投入到工作中，对于在工作中自身所表现出的不足能够正确认识，并通过学习后及时改正；第三，高素质的档案工作人员还要求具备较强的学习能力与全面的档案管理知识，以便更为准确、
高效地对档案加以分类并合理运用；同时工作人员应不断审视自我，定期“充电”，实时掌握档案利用的最新消息，以便进一步完善高效的档案利用工作。
（三）引入信息化技术构建完善的档案服务体系现阶段信息化已成为各行各业的发展趋势，将信息化技术引入到高校档案利用工作中也能够收到良好成效。首先，可借助信息化技术，构建档案的一体化服务机制，包括档案借阅、资料检索以及代理性服务等。其次，可借助数据库与信息检索等技术，建
李倩资料立功能强大的检索体系，包括案卷索引、案卷目录、卷内目录以及专题目录等，除此之外还可利用相应的档案管理软件对档案加以录入后，建立与之相对应的案卷级目录。再其次，确保所提供档案服务的现代化，例如可通过网络与计算技术实现信息咨询电子化、自动化复制以及缩微化管理等。最后，以上各部分应综合形成一个信息平台，相关工作人员可利用这一平台对用户的实际情况加以推测，建立相配套的档案反馈系统，以便准确对用户的需求进行预测，进一步优化服务质量与档案利用效果。
综上所述，高校档案的合理科学利用既是确保高校各项工作顺利完成的基本前提与保障，也是促使档案发展的不竭动力。高校档案的特点仍有待人们进一步深入研究与探索。为此，相关研究人员需对高校档案管理工作进行更深入分析，并不断引入新技术、新知识，实现档案信息的不断革新，确保高校档案利用得到长足发展，也为社会各相关部门提供有效资源。
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