外贸销售业务员岗位职责及工作流程
篇1:外贸销售业务员岗位职责及工作流程
  外贸销售业务员岗位职责及相关工作流程
  一、岗位名称：外贸销售业务员
  直接上级：外贸主管
  定员标准：3人
  二、岗位职责
  （一）概述
  主要负责联系国外客户，签订合同。
  （二）工作职责
  1、配合公司的所需，及时作好翻译工作
  2、熟悉产品，对产品有所掌握，并能独立分析其尺寸及结构和给予准确的报价
  3、熟悉产品在市场上的定位，出不同产品报价时的区别
  4、能独立开发客户，对外贸流程了解，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复
  5、能有随机应变的能力，处理好客户的疑问，并努力下单
  6、生产过程应跟踪、验货，做到质量保证
  7、能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库
外贸流程  8、及时通知客户和货代有关货物装运的情况
  9、妥善保管客户的资料和样品，有条理的归档
  10、退税核销要及时，将所需全套资料送给财务办理
  11、提交季度业务汇总和年度总结
  12、注意提升自身产品知识、英语和业务能力
  13、在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候，及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录
  14、处理好与各部门的关系，并及时地向他们请教有关产品的最新信息和动态
  15、协助外贸主管，参与对外谈判
  16、根据外贸市场的变化，适时地对设计部开发新产品提出合理化建议。
  三、工作内容
  1、及时安排好打样。
  要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素：数量、原材料、产品结构和工期。打样单应由主管签字后，方能递交工厂安排打样，如涉及新开模具，应请示主管；打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。总的原则是：样品收费，运费到付。
  2、严格把握"报价单"，精确地报出美金销售价格。
  报价单(成本核算单)原则上是由工厂核算的。业务员在向工厂索取报价单(成本核算单)时，应拿到E*cel的电子格式，而不是纸张打印件。拿到工厂提供的报价单(成本核算单)后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。特别要有能力看出明显的错误，如发现材料使用错误或者材料价格使用错误以及尺寸有偏差等，应立即通知工厂，要求工厂立即改正错误。
  当遇到工厂未能及时提供报价单(成本核算单)，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应的报价单(和以前的类似报价比较)数据，自己制作出准确的报价单。
  业务员一定要将报价单中利润和销售利润率的情况记录下来,供日后参考。
  美金卖价确定后，原则上必须经经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向主管汇报清楚，由经理决定如何操作。
  3、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。
  样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。
  4、业务员应始终牢固树立"订单就是命令"的企业理念。
  客户下订单后，业务员应在第一时间整理出公司内部业务联系清单或者厂内合同，并立即下发到有关部门。客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕"数量、原材料、产品结构和工期"四个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与车间沟通），如有客户交待不清的，应立即发与客户书面确认。客户确认后，立即填写厂内合同并下发。从收到客户原始订单到厂内合同下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用==小时解决，能==小时解决的，坚决不能用==小时解决，以此类推。整个过程，最长不能超过48个小时。如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。如客户原始订单有交待不清，业务员发后，客户在上班时间的==个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：第一，尽快联系客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报主管，讲明情况，如主管提出新的建议的，立即按主管要求去做。
  厂内合同的填写应全部反映出客户订单的所有内容及要求，以便车间的准确贯彻和执行。厂内合同中应绝对杜绝模糊语言，如"与上次一样"、"与去年一样"、"有关部门"等等。
  在厂内合同的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。
  当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账，或信用证到手。如定金或信用证未到位，可下发订单，让技术部先计算用料，但要书面通知采购部："所有物料采购等通知"。
  5、把客户的包装要求完整、全面、清晰、及时地告诉包装部门，以保证包装物品的及时到位。6、与技术部、采购部和生产部负责人全程保持沟通，了解订单的算料、物料采购、生产安排、实际生产动态和包装物品到位程度的最新情况。如主管或经理询问有关这些情况，业务员必须能对答如流，绝对要避免"我
  不知道"、"我还不清楚"、"大概"这样的言语。
  7、会同技术人员和生产部质量检验人员，作好详细的书面验货记录。
  技术人员和生产部质量检验人员随时检查成品质量情况，作好详细的书面验货记录。
  如果发现成品有质量问题，应立即汇报外贸主管，并立即通知生产部负责人，以便在第一时间采取措施。反映质量问题时，应随机抽样，列出数据，显示质量问题的百分比，养成用数据说话的良好习惯。既不能以偏概全、小题大做，更不能视而不见、无所作为。
  8、业务员在验货时，同时应对订单的所有货号进行现场拍照，并存入电脑档案。
  9、提早与生产部负责人沟通，预先安排好大货的出货计划。
  负责人沟通出货计划确认后，先与客户确认，客户确认后，立即准备好所有出货资料，并在第一时间订好舱位或航班。所有拖箱时间或送货日期确认后，应立即发出书面"出货通知"。"出货通知"的发放范围应明确书写清楚。