外贸公司采购管理制度与工作流程
一、目的：
为规范采购流程,提高采购工作的效率,特制定本制度.
二、适用范围：
适用于本公司采购管理.
三、内容：
1、 总则
为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度.所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作.
2、 采购基本流程
采购需求---采购计划---寻供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订确定付款
条件、配送方式、售后服务----交货验收仓管---质检不合格退货---入库---外贸流程计划对账---财务结算
采购流程图如下图所示：
1 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划.
2 供应商的选择和考核：
供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分.
3询价、比价、议价 .
4合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立.采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同.需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况.
5交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误.以采购员的确定和合同为验收数据.
6质检：货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货.
7财务结算：货物入库后,财务结算
3、申请商品采购流程图
1销售部提出采购需求,
2采购部制定采购计划,由采购部负责人报总经理、财务审批；
3审批通过后,由采购主管下单.
4、申请付款流程图
5、商品到货验收流程
6、退货流程
四、 采购管理制度：
1 建立供应商资料管理表册,售后服务管理表.
2 建立、建全比价制度,保证采购产品的质优价廉.
3 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结,并提出下月用款计划.
4 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前两日通知请购部门或请购人.