Excel表格复习备考：基本操作知识
 
 §1  Excel概述和工作表的建立 
一、Excel 的特点 
1、能同时编辑多张工作表，直接在工作表中完成数据的输入和结果的输出，真正的“所见即所得”。
2、提供的丰富的函数，能对表格数据作复杂的数学分析和报表统计。
3、具有丰富的制图功能，能使图、文、表有机地结合在一起。
4、能从不同角度对数据进行分析，对数据进行重组。
5、能与Ｗindows下运行的其它软件共享数据资源。
二、Excel 的启动 
开始→程序→Microsoft  Excel
三、Excel窗口的屏幕组成 
1、标题栏、菜单栏、滚动栏、工具栏和状态栏：与Word相似。
2、编辑栏：在此处对单元格内容进行修改。左端是名称框，显示当前活动的单元格地址，名称框右端会出现两个按纽，用于取消或编辑的内容，最右端长条显示该单元格输入或编辑的内容。
3、工作薄窗口（文档窗口）
1）每个Execel文档叫一个工作薄，一个工作薄由几个工作表（二维表）组成。 
2）每个工作表有一个标签，标签区位于工作薄窗口的底部，用来显示工作表的名称。单击这些标签可以切换工作表，工作表的名称依次为：sheet1，sheet2，…，sheet16，也可以自行改变名称（双击标签）。
3）单元格、活动单元格：单元格由横线和竖线分割成的格子，其地址由列号与行号组成。活动单元格为当前选中的一些单元格，有黑粗线边框。
4）填充句柄：在选中的单元格右下角黑的小方块，当鼠标指向时会变成黑十字形，拖动它可实现快速填充。
 
 §2 工作薄和工作表 
一、工作薄的新建、打开和保存 
1、创建工作薄：
1）文件→新建→在对话框中选择一个工作薄模板→确定
2）单击常用工具栏的“新建”按钮，可创建一个通用的空工作薄。
新建Excel工作薄的缺省名称为BOOKn。
2、打开工作薄：文件→打开或用鼠标单击常用工具栏的“打开”按钮→确定要打开文件的位置→选中该文件→打开
3、保存工作薄：
文件→保存或用鼠标单击常用工具栏的“保存”按钮→确定要保存文件的位置→输入文件的名称→保存
对已命名文档，保存时不出现对话框。
选择“文件→另存为”，可将文档换名存盘。
二、工作表 
工作表是以平面表格（二维表）形式显示的，工作表由列和行构成，其最基本的单元是单元格。
1、工作表的翻页和选择：
1）单击工作表标签或按Ctrl+翻页键，标签变白的工作表被选中。
若工作表很多超出显示的范围时，可用工作标签左方的滚动按钮切换，滚动按钮从左至右为：第一张工作表、前一张工作表、后一张工作表、最后一张工作表。
2）在单击标签同时按住Ctrl键可选择多个工作表。这时可以一次在所有（被选中）的工作表（组）中输入同样的数据。
2、工作表改名：
1）双击工作表标签→输入新名称。
2）选中工作表→格式→工作表→重命名→输入新名称。
3）选中工作表→右击标签→重命名→输入新名称。
3、插入工作表：
选定一个工作表→插入→工作表。
新工作表插在原来工作表的前面。
4、删除工作表：
选中要删除的工作表→编辑→删除工作表
5、工作表的移动和复制：
1）用鼠标拖动：鼠标放到要移动的工作表标签上，按住左键将工作表拖到目标位置。若在拖动同时按住Ctrl键，则为复制。
2）菜单命令：（可在不同工作薄之间移动）
选中要移动（复制）的工作表→编辑→复制和移动工作表→选择目标位置→确定。
若在对话框中选中“建立副本”，则为复制。
6、隐藏工作表：
选中要隐藏的工作表→格式→工作表→隐藏
7、取消隐藏：
格式→工作表→取消隐藏→选择要重新显示的工作表→确定
三、单元格 
1、单元格的选择：
被选中的单元格以逆显示，有黑粗线边框及填充句柄。
1）选中一个单元格：单击单元格
2）选中连续一批单元格（区域）：用鼠标拖动。
3）超出屏幕显示范围的区域选择：
单击区域左上角的单元格，利用滚动条移动工作表，按住Shift键单元击区域右下角的单元格。
4）选中不连续的单元格：在单击或拖动同时按住Ctrl键。
5）选中一行（列）或多行（列） ：
单击行（列）标题或用鼠标在标题上拖动。
5）选中全部单元格：单击表格左上角的“全选框”。
2、单元格的地址与命名：
1）单元格的地址：以其所在的行列号确定。
其中行号以1、2、3、…命名，列号以A、B、C、…命名，如A1、B5、…。
2）单元格或区域的命名：
选中单元格或区域→单击编辑栏的名称框→键入名称→按回车键。
没有命名的单元格区域用下列方法表示：
（1）同一列的连续单元格区域用“顶端单元格:底端单元格”表示。
【例】：A3:A6代表A3,A4,A5,A6等四个单元格。
（2）同一行的连续单元格区域用 “最左单元格:最右单元格”表示。
【例】：A7:E7代表A7,B7,C7,D7,E7等五个单元格。
（3）含有多行和多列的连续单元格区域用“最左单元格:右下角单元格”表示。
【例】A1:D4表示A1～A4，B1～B4，C1～C4，D1～D4等１６个单元格。
（4）不同连续区域内的单元格，可用上述方法表示每个连续区域，然后用逗号隔开。【例】A2:B3,A11:B13
（5）不同工作表的单元格：在地址前加工作表名称
【例】Sheet2！A6即工作表Sheet2中的A6单元格。
3）删除单元格的命名：插入→名称→定义→选中名称→删除→关闭
四、行高、列宽的改变 
1、快速改变：
将鼠标移到两行（列）的标题栏中间，使光标变成双箭头符号“”，然后拖放到希望的行（列）宽即可。若先选中多行（列），可改变多行。
2、精确设置：
选中某几行（列）→格式→行（列）→行高（列宽）→设置行高（列宽）值→确定。
3、行高、列宽的恢复：
选中某几行（列）→格式→行（列）→最合适的行高（列宽）。
五、工作表窗口的拆分 
如果要同时查看工作表的不同部分（如标题和后面的内容），可把工作表窗口拆分成两个或四个窗格。
1、要把工作表窗口按垂直方向拆分成两个窗格，可拖动垂直滚动条顶部的分隔条。
2、要把工作表窗口按水平方向拆分成两个窗格，可拖动水平滚动条右面的分隔条。
3、要取消拆分，只需把分隔条拖到滚动条的顶部或右面。 

 §3 输入数据 
一、Excel的数据类型 
Excel可以在单元格中输入不同的数据类型（文本、数值、日期和时间、公式和函数）。Exce会根据不同的输入自动判断，也可在“格式→单元格”命令中改变选择。
二、输入文本： 
1、选择要输入文本的单元格。
2、输入文本。注意：Excel忽略所输入字符的大小写。
3、按回车键或单击编辑框上的“输入”按钮。若按Esc键或单击 “取消”按钮则放弃。
三、输入数字： 
1、选择要输入数字的单元格。
2、输入数字。
3、按回车键或单击编辑框上的“输入”按钮。若按Esc键或单击 “取消”按钮则放弃。
注意：1、负数前加负号“-”，或将数据括入括号中。
2、分数应使用整数加分数的形式，以免把输入的数字当做日期，例如：1/2应写成0 1/2。
3、如果数字太长无法在单元格中显示，单元格将以“###”显示，此时需增加列宽。
excel表格斜线注意：1、数字前加“￥”或“$”则以货币形式显示。
2、可以使用科学计数法表示数字，如123000可写成1.23E5。
3、数字也可用百分比形式表示。如45%
4、若要将数字当文本输入，可先输入一个“‘”符号。
【例】以下数据都是合法的数字输入形式：
 2.780；1.789%；50E2；0 4/5；$7.6；￥8.3 
四、输入时间和日期 
1、日期使用斜线或连字符“-”输入，格式比较自由，例如：“9/5/95”或“1995-9-5”均可。
2、时间用冒号“:”输入，一般以24小时格式表示时间，若要以12小时格式表示时间，需在时间后加上A（AM）或P（PM）。A或P与时间之间要空一格。
3、在同一单元格中可以同时输入时间和日期，不过彼此之间要空一格。
4、按Ctrl+“；”（分号）键输入当天日期。
5、按Ctrl+Shift+“；”（分号）键输入当天时间。
五、快速输入数据 
1、用填充柄将已有数据复制到周围单元格中：
将鼠标指针指向要复制数据的单元格右下角的填充柄（鼠标指针变成十字），按住左键拖过要填充的单元格。
2、若原来单元格中的数据是日期、月份等，则Excel能自动按序列填充。
3、若相邻单元格中的数据有一定序列关系，选中此两单元格再填充，也可产生新的序列。 
   
 §4 数据和单元格的编辑 
一、编辑数据 
1、删除数据
1）只清除数据：选中要清除数据的单元格，按Del键。
2）清除数据及格式：选中要清除数据的单元格→编辑→清除→全部。
2、修改数据：
1）选中单元格后直接输入新数据即可取代原来数据。
2）部分修改：
（1）选中要单元格。
（2）单击编辑框中的修改位置（插入点）或双击要修改的单元格，即进入编辑状态。
（3）用光标键移动插入点，按退格键删除光标前面字符，按Del键删除光标后面字符。也可拖动鼠标选中一段字符再输入新字符来替代。
3、移动和复制数据
1）用鼠标拖动：
选择一个单元格或单元格区域→鼠标移到被选单元格，其指针变成左上向箭头，按住左键把拖到目的地。
在拖动同时按住Ctrl键，则为复制。
2）利用菜单：
选择一个单元格或单元格区域（包括行与列）→“编辑”菜单/右击→剪切/复制→鼠标移到目的地→粘贴。（可在不同工作表间操作）
二、编辑单元格 
1、删除单元格：
选中要删除的单元格或区域→编辑→删除→选择“下方单元格上移” 或“右侧单元格左移”。
2、插入单元格：
鼠标单击插入位置→插入→单元格→“活动单元格右移”或“活动单元格下移”
3、行、列操作
1）插入行、列
选中某个单元格→插入→行（列）
2）删除行、列
选中某几行（列）→编辑→删除
3）隐藏行、列
选中某几行（列）→格式→行（列）→隐藏
4）取消隐藏
格式→行（列）→隐藏
三、数据的查和替换 
1、数据的查
1）选择“编辑→查”命令。
2）在“查”对话框的“查内容”中输入要查的文本。
3）单击“查下一个”。
2、数据的替换
1）选中要替换的数据区域。
2）选择“编辑→替换”命令。
3）在“替换”对话框的“查内容”中输入要被替换的文本。在“替换值”中输入新的内容。
4）单击“全部替换”。
若未选中要替换的数据区域，则对整个工作表进行替换。 
 
 §5 使用公式和函数 
一、使用公式 
通过公式，可对不同单元格中的数据进行加、减、乘、除等运算。公式中包括一个或多个单元格地址（名称）、数据和运算符。
【例】可以用公式：=（A1+A2+A3）得到存放于单元格A1、A2和A3中的3个数据的平均值。
每个公式必须以一个等号“=”开始。
1、公式输入
1）直接输入法：
（1）单击要输入公式结果的单元格。
（2）输入等号“=”。
（3）输入公式，所输入的公式出现在编辑栏中。
（4）按回车键或单击“输入”按钮。
注意：输入后的公式只能在编辑框中看到，在单元格中只显示其结果。
2）引用单元格输入法：
（1）单击要输入公式结果的单元格。
（2）输入等号“=”。
（3）单击在公式中出现的第一个单元格，其地址将出现在编辑栏中。
（4）输入运算符。
（5）按照第3、4步的方法，连续输入单元格地址和运算符，直到公式结束。
（6）按回车键或单击“输入”按钮。
2、编辑公式
可以和修改数据一样通过双击单元格或在编辑框中修改。
3、复制公式
可以和复制数据一样利用自动填充功能、拖放或编辑菜单来复制公式。
4、绝对引用和相对引用
将公式从一个单元格复制到另一个单元格时，原来公式中所引用的单元格地址将被修改成相对于新的单元格有关的地址。例如单元格E3处有一公式：=B3+C3+D3。当该公式被复制到E6单元格，此公式自动转换成：=B6+C6+D6。这种引用称为相对引用（相对地址）
若希望公式中的单元格地址在复制时不发生变化，必须把它改为绝对引用（地址）。即在地址前面加上符号“$”。例如：=B3+C3+$D$3
二、使用函数 
Excel有很多预先设好的复杂公式供用户使用，这些公式称为函数。
常用的函数有SUM( )（求和）、AVERAGE( )（求平均值）等。
函数由以下三部分组成：
1）等号“=”。
2）函数名。
3）参数：指明函数所操作的数据所在的单元格地址，通常以区域形式出现，如：A1：H1代表从A1到H1的一行数据。
1、使用自动求和
1）单击要输入公式结果的单元格。
2）单击常用工具栏的“自动求和”， Excel将自动插入“=SUM（）”及被选单元格左边或上边的单元格区域。
3）可用以下方法之一修改单元格区域：
（1）在被选单元格或编辑栏中直接修改。
（2）将鼠标从正确的单元格区域中拖过。
4）单击编辑栏中的“确定”按钮或回车键。
2、使用函数向导
1）单击要输入公式结果的单元格。
2）单击常用工具栏的“粘贴函数”或选择“插入→函数”命令。
3）从函数分类列表中选择要插入函数的类型；从函数名列表中选择要插入的函数名。进入该函数的对话框（随函数不同而不同）。
4）输入作为参数的单元格区域或数值，可直接输入，也可将对话框拖开，再选择所需的单元格。
5）单击“完成”按钮。
3、函数向导应用实例
1）求平均值函数AVERAGE
（1）单击单元格。 
（2）单击 “粘贴函数” 
（3）选择“常用函数”中的AVERAGE函数，按“确定”
（4）将对话框拖开，用鼠标拖出一块单元格区域作为Number1，若需要，可再选择其它区域作为Number2、 Number3、…… 。
（5）单击“完成”按钮
2）正弦函数SIN
（1）单击单元格。
（2）单击 “粘贴函数” 
（3）选择“常用函数”中的SIN函数，按“确定”
（4）在对话框中输入弧度（或角度*PI（）/180）作为Number，也可选择单元格。
（5）单击“完成”按钮
4、在公式中引用函数
可以在公式输入过程中调用函数。例如：
=A1+A2*B1-SIN（C3） 
 
 §6 工作表的编排 
一、数字的格式选择 
1、数字的格式类型：
在Excel中数字的含义不只是数值，还可以表示为百分比、货币、分数、科学记数、日期、时间等。
选择数字格式类型的一般方法为：
选择单元格或区域→格式→单元格 →数字→在“分类”列表中选择公式类型 →在“类型”列表中选择显示形式→确定。
2、数字的常规格式：
常规格式不包括任何特定格式。
3、数值格式： 这种格式可选择：
1）小数位数
2）是否使用千位分隔符。
3）负数形式：前面加负号；加括号；用红字表示
4、货币格式： 这种格式可选择：
1）小数位数
2）货币符号：￥、$等
3）负数形式
5、会计专用格式
这种格式与货币格式相似，但没有负数显示形式选择，且一列数值的货币符号对齐
6、日期： 有多种显示形式：
一九九七年十月一日；一九九七年十月；
十月一号；1997年10月1日；1997年10月；
10月1日；星期三；三；1997-10-1；
1997-10-1 1:00 PM； 1997-10-1 13:00；
97-10-1；10-1；10-1-97；10-01-97；1-Oct
1-Oct-97；01-Oct-97； Oct-97； Octber-97；
O；O-97
7、时间： 也有多种显示形式：
下午三时三十六分；十五时三十六分；
下午3时36分00秒；下午3时36分；
15时36分00秒；15时36分；
3:36:00 PM；15:36
8、百分比
这种格式将单元格内容乘以100，并以百分比形式显示，可以设置小数点后位数。
9、分数
这种格式将单元格内容以小数形式（近似值）显示。具体有9种形式可选择。
10、科学记数法
将单元格内容以有效数乘以10的整数次方形式（用Exx 表示）显示，有效数的小数位数可选择。
11、特殊格式
可以用中文大写或中文小写数字显示。
格式工具栏中有关按钮的应用：
“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔样式”、“增加/减少小数位数”
二、字体的格式化 
选择字体格式的一般方法为：
选择单元格或区域→格式→单元格 →字体→选择有关字体格式 →确定。
可以对字体、字形、字号（以“磅”为单位）、下划线、颜、特殊效果（删除线、上标、下标）等进行设置。当选择“普通字体”时，即为12磅黑宋体，无其它特殊效果。
设置的效果可在“预览”中观察。
字形和字体颜在格式工具栏中有相应按钮。
三、设置数据对齐 
选择单元格或区域→格式→单元格 →对齐→选择有关格式→确定。
1、水平对齐方式：缺省为常规方式
1）常规：数字右对齐、文本左对齐。
2）左对齐（可加缩进量）、居中、右对齐。
3）合并：可以把几个单元格合并在一起，形成一个标题。
在格式工具栏中有左对齐、居中、右对齐、合并与居中、增加缩进量、减少缩进量等按钮。
2、垂直对齐
有居中、靠上、靠下、两端对齐等选择。
3、文字方向
1）文字竖排：
单击“对齐”对话页中“方向”下面的“文本”框，使其变黑，再单击“确定”即可。
2）改变文字角度：
用鼠标拖动“对齐”对话页中“方向”下面的“文本”指针，改变其角度，再单击“确定” 。

 
四、底纹颜和图案 
选择单元格或区域→格式→单元格 →图案→选择颜及图案→确定。
底纹颜也可在格式工具栏的“填充”下拉式列表框中选择。
五、边框 
选择单元格或区域→格式→单元格 →边框→选择“边框”（或“预置”）、“线形样式”及颜→确定。
也可使用格式工具栏的“边框”下拉式列表框。
六、自动套用格式 
选择单元格或区域→格式→自动套用格式→选择一个现有格式→确定。 
 
   §7 图 表 
一、图表的建立 
图表类型有柱形、三维柱形图、条形图、饼图、三维饼图、折线图、三维折线图。
1、建立嵌入式图表：
1）选择建立图表的数据区域。
2）单击“插入图表”或“插入→图表”命令。
3）在“标准类型”或“自定义类型”对话卡中选择“图表类型”及“子图表类型”，单击“下一步”。
4）修改数据区、添加新系列，或直接单击“下一步”。
5）添加标题、修改坐标轴等参数，或直接单击“下一步”。
6）选择“嵌入工作表”，单击“完成”
2、建立新的图表工作表：
在前面第6步中选择“新工作表”，即可为图表建立一个新的工作表。
3、移动图表和改变大小
在图表任何位置按住鼠标左键，就可将图表拖到新的位置。
拖动图表四角或四边的尺寸控点（句柄），可改变图表的大小。
二、图表的改进 
1、选择图表：
在对图表进行修改前，必须先选中图表。即单击图表，使出现尺寸控点。
2、增加标题：
选择图表→右击/单击“图表”→图表选项→标题→输入“图表标题”文字及X、Y轴名称→确定。
3、图表中正文格式设置
右击正文→正文格式（或选中正文→格式→正文名称）→在“图案/字体/位置”中选择参数→确定。
4、编辑图表
1）删除图表的数据系列：在数据区内删除系列
2）增加图表的数据系列：可以使用填充句柄把数据拖动到数据区
3）更改图表数据区域、图表类型、图表选项：
选中图表→图表菜单／右击图表→选择图表类型／数据源／图表选项
4）更改图表标题、坐标轴标题、坐标轴数据系列：
鼠标双击要更改的各对象进行更改