常见业务费报销指南
一、 市内差旅费
市内差旅费类别 | 报销说明 |
出租车、磁悬浮 | ●同车号出租车发票不予报销 |
地铁、公交、轮渡 | 填写《大学市内交通结算单》 |
租车费（不含租车自驾） | ●租车合同 航空运输电子客票行程单●租车说明（经费卡负责人和学院负责人签字） |
市内住宿费 | 国内出差审批单（注明住宿理由） |
市内会议注册费、会务费 | 会议通知（需含金额） |
市汽油费、停车费、通行费 | 仅横向项目经费可以报销 |
二、 国内差旅费
(一)校内老师
1)《大学国内出差审批单》（项目组成员出差由经费负责人签字，经费负责人出差由学院负责人签字）
2)《大学国内差旅费结算单》
3)往返火车票、汽车票或飞机票（必须是公务机票，行程单上印GP字样，附公务卡消费记录）
4)★住宿费发票（可以凭住宿费发票领取伙食补助、交通补助）
5)★会议注册费发票（附会议通知）
(二)学生
1)《大学国内出差审批单》（经费负责人签字）
2)《大学国内差旅费结算单》
3)往返火车票、汽车票或飞机票（机票需由老师的公务卡支付，并附相应消费记录）
4)★住宿费发票（可以凭住宿费发票领取伙食补助、交通补助）
5)★会议注册费发票（附会议通知）
(三)校外人员
1)《校外专家来访承诺书》（邀请人签字）
2)往返火车票、汽车票或飞机票（机票需附公务卡或银行卡消费记录）
3)★住宿费发票（校外人员不可领取伙食补助、交通补助）
注：
●外地高速公路通行费、汽油费、停车费仅可在横向项目经费国内差旅费预算中报销，附件同上
●详见“上大内〔2016〕209号”文，关于修订《大学国内差旅费管理办法》的通知
三、 资料费、印刷费
1.图书发票≥300元附图书清单
2.打印、复印发票≥1000元附明细清单或合同
四、 办公用品、耗材、电脑配件
1.发票开具为“办公用品”、“文具用品”，附品名、单价、数量等明细
2.发票开具为“耗材、电脑配件”，发票金额超过300元（含）附明细
五、 版面费、出版费
1.发票
2.版面费提供论文录用通知
3.出版费提供出版合同原件
4.外币支付的版面费，先至外汇业务柜台处核算成人民币再做报销。需准备下列材料
a)外文发票（Invoice、Receipt）
b)版面费报销说明（样张见财务处下载中心）
c)中英文录用通知
d)自行支付的付款记录
六、 测试化验加工费
1.发票
2.对方单位提供盖章的测试、加工清单或合同
七、 会议费
1.《会议审批表》（财务处网站“下载中心”下载），内容包括会议通知、议程、成果、人数、开支明细、负责人审批签字等
2.出席会议人员签到表原件
3.会议所有支出的公务卡消费记录（汇款、内转除外）
4.会议费遵循“一事一报”原则，同一次会议的报销材料需一次性递交至财务，不能分批逐次报销
注：
●详见“上大内〔2016〕208号”文，关于修订《大学会议费使用管理办法》的通知
八、 设备购置
(一)专用设备
1)发票
2)《大学固定资产申请审批单》，设备处网站填报
3)订购合同
4)《大学仪器设备验收单（财务科）》，拿到发票后设备处办理
5)★如设备为政府采购，还需附《市政府采购供货合同》、《市政府采购电子平台货物交付验收单》
注：
●单价400（含）-1000元之间的两用物资（共19类，详见设备处网站），常见有移动硬盘、打印机、录音笔、电子书、显示器、传真机、饮水机等，不做固定资产，需至设备处登记盖章
●审批单上经费卡号变更或设备金额增加至5万元（含）以上，需项目负责人出具说明，并由设备处签字认可
(二)办公（家具）设备
1)发票
2)《大学固定资产（办公家具）申请审批单》，后勤集团网站填报
3)订购合同
4)家具入库单
注：
●家具单价低于1000元，需去后勤大楼登记，盖“不作固定资产入库”章
九、 数据采集费（文科经费）
1.问卷调查、数据跟踪采集或案例分析劳务费、印刷费
2.附调查样本、问卷内容等
3.《数据采集支出说明》（无统一格式），负责人签字
十、 学生活动费（仅维持性经费可支出）
1.原始票据
2.学院/部门分管学生工作领导签字的《学生活动开支表》（无统一格式），包括时间、地点、活动内容、支出明细等
3.学生活动费用可以使用学生的银行卡支付相关消费
十一、 公务接待费
(一)维持性经费：
1)《大学公务接待清单》，财务处网站下载。接待费需一事一报
2)餐费、食品发票、校内招待所或食堂的内转单
3)公务卡消费记录
4)邀请函或外来人员单位派出公函（注明到访或受邀人员姓名、人数、时间），均需盖章
(二)横向科研经费：
1)餐费、食品发票、校内招待所或食堂的内转单
2)公务卡消费记录
3)★若单次接待费用超过2000元（含）需附《大学公务接待清单》，财务处网站下载
十二、 国际合作交流费
(一)教师出国培训费
1)《市政府任务批件》（原件）或《大学因公短期（6个月以下）出国或赴港澳申请表》 （国际事务处盖章并签字）；请在批件有效期内办理
2)《因公临时出国任务和预算审批意见表》（国际事务处盖章并签字）；
3)《因公临时出国任务行程安排》（国际事务处盖章）
4)航空运输电子客票行程单（政府网站购买的公务机票）、使用公务卡支付,需附消费记录单；还需有出入境记录的公务护照或通行证复印件
5)办理出国手续相关费用，如：签证费、保险费（附保单）等发票
6)用外汇结算的国外酒店住宿费发票（住宿发票指所住宾馆开具的收据发票）；
7)访问、合作研究、交流、参加会议等需提供邀请信（中外文各一份），会议注册费通知函、会议注册费发票
8)★城市间交通费发票（出国前已申请批准的）。城市间交通费是指不同国家、不同城市间的列车或长途巴士等车费。不同国家或城市间的飞机票需在出国前预定联程机票，在国外期间购买的机票不能报销。
9)★教师带学生团出访，需要携带和培训机构或者旅行社签订的合同、协议，出访期间费用应一次性核销。
10)进入大学信息管理门户网站：选择外汇申请，创建用汇单
特别说明：
1)根据财政局规定，相同性别两人在国外期间需合住一个标准间，回国后两人的住宿费用按一个人的住宿标准报销。
2)带★的是有发票需要报销或团体出访的业务。
3)一份任务批件作一次申请购汇、回国后国外票据需一次核销，不可以分批报销。出国前办理换汇，需所有的行程已安排并附住宿、城市间交通费的预定单；选择回国后报销，以人民币直接核销。
4)所有的发票上需注明发生的内容并签名。
(二)邀请国外专家来华交流费
1)国际机票（带有INVOICE或RECEIPT字样，并需附银行卡支付记录）
2)《校外专家来访承诺书》
3)中、英文邀请信
4)被邀请人的护照入境记录的复印件
十三、 劳务费
1.《大学人员经费发放明细表》
2.附件：
学生助研劳务 临聘人员劳务 | 《大学学生助理和临时聘用人员工作合同书》 |
专家咨询费 | 附专家咨询意见且负责人签字 |
讲座费 | 附学术讲座通知或海报 |
注：
●经费卡负责人登录大学信息门户-薪酬发放申报-按《人员薪酬上传发放操作流程》填写相关信息提交-打印《大学人员经费发放明细表》
●发放到期之前的劳务费，附合同复印件；发放最后一次劳务费附合同原件
●一份《大学人员经费发放明细表》对应一份报销单，不能合并填报
十四、 借款业务
1.网上报销业务类型选择“借款”，打印出“借款联”和“销账联”一并交至财务
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