办公自动化是信息社会的一种新型办公方式，它将现代化办公和计算机网络功能结合。随着信息技术的发展，办公自动化在行政企事业单位的管理、经营活动中发挥着日益重要的作用。通过网络，组织机构内部的员工可跨越时间、地点协同工作。通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了管理手段，实现了运营的高效。办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚至辅助决策，将办公和管理提高到一个崭新的水平。
1、办公自动化的介绍
1.1、办公自动化的基本概念
办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮了重要的角。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。
1.2、办公自动化的三大特性
OA的核心即为ezOFFICE（easy office），强调的就是办公的便捷方便，提高效率，所以，作为办公软件，就应具备三大特性：易用性、健壮性、开放性。  (1).易用性——没有全面的应用做基础，
一切都是空谈。  (2).健壮性——必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。  (3).开放性—能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。
1.3、办公自动化的发展现状
我国办公自动化自70年代开始发展，到90年代末期大致经历了六个发展阶段：
(1).硬件配置阶段
70年代末，企业办公过程中普遍使用的办公设备如传真机、打字机、复印机等，标志办公自动化系统开始兴起。 (2).数据处理自动化
80年代中期开始，MIS（管理信息系统）的发展标志OA进入数据处理自动化的第2代OA阶段。
(3).C/S架构下工作流程自动化阶段
伴随着企业内部局域网的兴起，第3代OA开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。
(4).B/S无障碍工作流程自动化阶段
90年代中期开始，随着Internet技术的兴起，第4代OA实现了移动办公，企业资源不再受到通讯技术的限制。 (5).协同工作型办公自动化
90年代末期开始，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程协同与办公流程协同、跨越时空协同的第5代OA兴起，其核心即为KM（知识管理）。 (6).协同发展型办公自动化
是一种领先的企业管理思想，在实现方式上仍以工作流自动化Workfiow及KM为核心。
2、办公自动化在生活中的应用
2.1、办公自动化在企业中的应用
（1）传统办公模式
大部分中小企业自成立至今，办公模式为传统的办公模式并主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。
（2）网络办公模式
现有网络办公自动化系统和大型信息管理系统中，企业业务流程重组或者是文件流转功能都是核心功能。同时企业办公主要是一个文件流转的过程，所有的办公事务都可以抽象成一个数据库对象。
（3）中小企业办公模式的现状
如今普遍使用计算机来提高员工的工作效率，但是在需要许多员工一起协同工作环境中，公司更需要提高整体的工作效率，利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建立一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，为管理公司提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现公司各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，实现信息的在线查询、借阅。最终实现“无纸”办公。
2.2、办公自动化在校园中的应用
高校办公自动化是指利用先进的科学技术，尽可能充分地利用信息资源，提高工作效。其基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档，使用复印机、传真机或网络等其他先办公自动化管理
进设备复制、传递文档。高校办公自动化系统的建设应着眼于顺应现代行政办公的需要，总体上要体现出操作方便、信息共享、切合实际、功能完整、安全高效、设置灵活、智能决策等特点。高校办公自动化系统主要功能为：事务型、管理型、决策型。事务型为基础层，包括公文管理、督查管理、电子公文审批、公共信息查阅及收集，内部请示报告管理、会议管理、领导活动管理、个人待办事宜、日程安排、通讯录、快递办理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等；管理型为中间层，它包含事务型，管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统、支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统；决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，通过建立校内的邮件系统和信息发布平台，使办公文档、规章制度、新闻简报、技术交流等能够在高校机关内部得到及时的传播或传送。高校办公自动化不仅能为高校管理和决策提供大量的信息服务，而且还能实现教育管理信息资源的交流与共享、提高高校的行政管理水平和工作效率及增强高校的节能意识。
2.3办公自动化在现代秘书工作中的应用领域
(1)发文处理
公文的制发，主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。现在，公文的撰写主要是用word软件在电脑上完成。这样的好处主要体现在通过电脑排版的文档，可以很方便地对文档进行修改，且不会留下任何痕迹。文档的字体、字号和格式等均可以根据需要进行设置，使得公文的格式更加规范，也体现出了公文的严肃性和权威性。而且，再加上打印机的复印机等辅助设备，使公文的印制也更加的方便。避免了以往公文排版印刷的麻烦。
(2)收文处理
以往传送一份文件，多是通过邮政系统靠人工投送，速度相对来说比较慢，而且还不排除在投送过程中会出现丢失、损毁、投送错误等情况。如果是普发性文件，还需要一笔不小的开支。而现在，通过传真机或者网络传输文件，是一种“点对点”的传输方式。一般情况下，只有收发双方知道文件的内容，避免了在文件传送过程中机密的泄露。不仅速度快，而且成本相对低廉。正是因为如此，“无纸化办公”现在越来越受到人们的重视。
(3)文书的整理和归档
文件办理完毕之后，就需要把其中有保存价值的那些文件材料作为档案资料分门别类地整理、保存起来，作为以后工作的参考。在过去，这些档案资料常常需要专门的库房和设备来保存。而库房的容量总是有限的，若干年以后，总会饱和。只能再选址建造新的库房， 添置新的设备
，这无疑需要大笔的资金投入。文件的整理和归档包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等环节，是一系列纷繁复杂的工作，处理起来十分麻烦。任何一个环节上出了问题，都会直接影响到后面工作的进行。尤其是在大型的档案室和档案馆，档案整理工作更加要做到细致、准确。况且，由于档案材料多为纸质的文件，在保管过程中要求比较高。比如，不能有日光直射，还要防火防盗，防止档案的损坏和霉烂等等。而现在，有了现代化的科学技术，这些问题都可以得到解决。我们我们可以把文件资料制作成电子文档，保存在容量巨大的硬盘中或者刻录成光盘，库房和档案柜自然就不需要了。什么时候需要，直接从电脑中调出来就行了。这样算起来，日常的保管成本还是相对低廉的。另外，对于重要的或者珍贵的档案资料，如果需要，还可以采取复制、影印等方式提供复制件，从而更好地保存原件不被损坏。文件的检索工作也可以交给计算机去做。文件标注主题词，就为文件档案实行信息化管理和利用提供了方便
结论
企业、高校中的办公人员对办公自动化系统的应用从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，使现代秘书工作和过去传统的工作方式相比发生了重大变化，整体提高了办事效率和对信息的可控性，使管理趋于完善，提高执行力，努力提高现代秘书工作中的科技含量，推动和促进办公自动化技术的进步和发展，使其在现代秘书工作中发挥出更大的作用。最终实现办公室市场竞争力全面提升的目标。通过办公自动化的实施，能全面贯通企业、学校中办公室内部经脉，通过对各办公要
素的整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，加快信息流通，规范办公流程，提高办公效率，降低办公成本，为工作人员提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，轻松实现了办公自动化。更重要是，给我们带来了全新的办公理念，使我们的办公方式发生了重大改变，提高了工作效率。