２００９  ＮＯ．３１
ＳＣＩＥＮＣＥ　＆　ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹ　ＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ
企　业　管　理
1 办公自动化条件下档案管理现状
目前，我国许多企事业单位已经采用办公自动化系统，需要归档的文件分为电子文件和纸质文件两大类。两者虽然记载的信息相同，但是由于载体不同，信息存储和获取的方式也不同。在办公自动化条件下，一些单位认为电子档案已经可以取代纸质档案，片面强调“无纸办公”；一些单位则认为电子档案存在安全问题以及需要投入大量人力物力，坚持采用纸质档案；很多单位的档案管理开始采用“双套制”或“双轨制”运行模式。
1.1电子文件归档管理存在的问题
电子档案由电子文件转化而来，电子文件是由计算机生成和读取，符合文件属性要求，以代码形式记录的信息。它具有信息的非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与特定载体之间的可分离性、多种信息媒介的集成性、信息对系统的依赖性等特征。由于电子文件与电子档案是一个具有内在联系的整体，它们的物质形态、内容主题以及社会本质都是相同的，均是附着在有形物质上的信息，电子文件与电子
档案只有运动阶段的不同而无本质的差异。因此，电子档案就是处于历史阶段的具有保存价值的电子文件，电子文件的特征也就是电子档案的特征。
有些单位在实施办公自动化时，大都有用电子档案取代纸质档案的设想。虽然电子文件具有存储密集、便于修改、传输快捷、查迅速、输出灵活，各种媒体信息可集成化利用，可以产生图文声像并茂的效果等优点，但是电子文件也有很多局限或缺点，电子文件归档管理存在的主要问题有以下几个方面。
(1)电子文件的非人工直接识读性。
电子文件的主要存储介质有磁盘、磁带、光盘和硬盘等，必须借助专用设备和专业软件才能识读。电子档案的信息记录和再现过程，除有专业知识外，还必须借助于计算机等中间工具，依赖于专业软件系统。电子档案的制作质量、使用方法、途径、效能等都取决于软件系统的状况，因此电子档案的数据不能直接利用。
(2)电子文件的真实性和可靠性难以保证。
首先，电子文件存储介质的不稳定性降低了电子档案的真实性和可靠性。一方面，电子文件的载体一般都具有重写性，这就使电子信息的更改和复制变得轻而易
举，造成电子档案的真实性难以得到保证。
另一方面，电子档案的载体对环境的要求
很高，使用寿命尚未明确，其稳定性和耐久
性都明显不足，大大削弱了电子文件作为
档案管理的可靠性。
其次，信息载体的可分离性削弱了电
子档案的原始性和凭据性。电子档案的信
息不具有固定的物理位置，而是以“虚拟”
的状态存在，这种可分离性使得一个电子
档案往往要经过几次形态转换才能保存或
还原，而经过转换以后的电子文件显然失
去了它的原始价值。
再次，对计算机设备的依赖性降低了
电子档案的真实性和完整性。由于电子文
件对设备和软件系统有极强的依赖性，一
旦设备或软件系统发生故障或受到“病毒”
侵袭，导致系统瘫痪，电子文件将被损坏甚
至丢失，这也是当前无法解决的技术问题。
(3)电子文件的法律地位尚未解决。
传统档案的定义为:“档案是社会组织
或个人在社会活动中直接形成的具有清
晰、确定的原始记录作用的固化信息”，因
此，档案的本质属性是其原始性。没有原始
性，档案“在社会活动中直接形成的有价值
的各种形式的历史记录”的真实性就无法
反映出来。电子档案因信息与载体的可分
离性，可以根据需求随时扩大、缩小或改变
存储空间，可以通过操作系统改变其在存
储地址，可以通过拷贝和网络来实现由一
个载体向另一个载体的传输转换，还可以
使存储的信息随时面临被修改、盗取甚至
销毁的危险，被修改、删除后会不留任何痕
迹，这就决定了电子档案的原始性不易被
认可。不仅如此，电子档案的内容会因与载
体组合形式的不同而发生变化。在美国，虽
然电子档案已被列入联邦档案法，成为“官
方档案”，但联邦各级法院仍然申明，只有
打印出来的电子文件，才具有真实性和证
据价值，否则无法确认。据英国公共档案调
查表明，为了保证文件的法律效力，有85％
的政府部门仍然要求用纸张拷贝保存全部
或部分文件。我国在法律上尚未确定电子
文件的法律地位，电子档案的证据作用尚
未实现。
(4)对电子文件的管理意识不强，管理
制度不健全。
多数使用办公自动化的单位，对电子
文件没有进行整理、鉴定、编目、归档，仅将
电子文件存储在硬盘或服务器内，这样即
使不会丢失，日积月累，电子文件亦会成
灾。虽然国家档案局颁布了《电子文件归档
与管理规范》(GB/T18894-2002)和《电子公
文归档管理暂行办法》(国家档案局6号令),
但是很多单位并没有根据实际情况制定出
本单位的管理办法，造成文书岗位人员归
档意识不强，更不谈可操作性。
(5)许多单位内部局域网互不相连，无
法实现办公自动化，影响了电子文件的归
档管理。
例如，长江水利委员会(以下简称长江
委)机关已使用综合办公系统多年，应上级
主管部门要求，长江委机关局域网只允许
机关中各业务主管局之间和上级主管部门
相互联网，彼此之间产生的文件大多是电
子文件，印数较少的纸质文件仅供备份和
归档之用。而其下属的企事业单位尚不能
与之联网。因此，下属单位上报文件还是采
用纸质文件上报，而对口管理的长江委各
局在回复文件时只能用纸质文件。这种电
子文件、纸质文件交错使用的管理模式，没
有达到无纸化办公的目的，影响了电子政
务的进一步发展，同时也影响了电子文件
的归档管理。
1.2“双套制”或“双轨制”归档管理存在
的问题
由于电子文件归档管理存在以上问
题，尤其是电子档案的法律效力问题没有
解决，因此在许多单位采用“双套制”或“双
轨制”归档管理模式。“双套制”是指文件归
档后电子文件和纸质文件的共存，可以使
同一份文件的电子版本和纸质版本共同处
于存储和可利用状态。“双轨制”是指对电
子文件和纸质文件实行统一、连续、并行管
理的机制。“双轨制”明显优于“双套制”，但
这种归档管理模式尚没有统一标准、统一
模式，其特点是充分发挥电子文件和纸质
文件的优点，但是存在将二者机械相加的
问题，既需要二者各自投入的人力物力，又
包括了二者所需的全部消耗。目前长江委
机关文书档案管理采用“双轨制”运行模
式，但存在以下问题。
(1)长江委机关综合办公系统管理未考
虑机关文书档案归档这个工作环节，因此
造成了机关文书档案归档工作方法落后和
工作效率低下的情况。
每年处理完毕的文件材料在次年归档
时必须按文书归档目录格式重新录入。文
办公自动化条件下电子文件和纸质文件同步归档管理模
式探讨
符文哲成石
(长江水利委员会长江档案馆湖北武汉430010)
摘要：电子文件存在安全性、可靠性和真实性问题，其作为凭证的法律地位尚未确定，采用“双轨制”是目前比较先进的归档管理模式，将电子文件与纸质文件进行同步归档的管理模式是“双轨制”的发展方向。分析了办公自动化条件下档案管理现状，提出了电子文件与纸质文件同步归档管理模式的实现方式。
关键词：电子文件纸质文件双套制双轨制同步归档归档管理模式
中图分类号:C93文献标识码:A文章编号:1672-3791(2009)11(a)-0144-02
１４４科技资讯　ＳＣＩＥＮＣＥ　＆　ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹ　ＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ
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书档案归档是按年度—期限—问题的顺序来归档的，而文书档案的归档目录登记要素与文书处理要素不完全相同，所以文书岗位人员归档时必须再做一次归档目录，占用大量工作时间做重复工作。
(2)长江委机关综合办公系统与档案馆不能连接。每年在做文书档案归档工作时，档案馆负责机关文书档案归档工作的人员将归档目录的标准格式用移动磁盘拷贝到机关各局文书岗位工作人员的电脑中，再由其按归档目录顺序录入目录，编制好的目录由机关各局文书岗位人员用移动磁盘拷贝到档案馆负责机关文书档案工作人员的电脑中，经与纸质档案核对无误后方能归档。若其中某个环节出现错误，使用的移动磁盘就会在档案馆和机关之间反复使用，不仅工作效率低，还严重影响综合办公系统信息安全。
(3)建立好的长江委机关文书档案目录与现行档案管理系统数据库存在连接问题。建立好的长江委机关文书档案目录是用电脑中常用的电子表格输入的，要将该电子目录转入档案馆现行的档案管理系统数据库也非常麻烦。如此繁琐和落后的档案归档方式，使机关文书档案的归档周期延长，从而影响机关文书档案的利用效率。
(4)长江委机关文书档案纸质目录和档案管理系统数据库中的电子目录不一致。长江委机关文书档案归档是按年度进行的，但随着机构的改革和职能变化，以及历史遗留问题的存在，文书档案存在当年漏归档的情况，这就需要作插卷归档处理。文书档案的插卷工作一直都是由档案部门代做，目前插卷工作只是在原纸质目录中加入条目，档案实物排放在当年档案的最后，而档案管理系统的数据库中则无法加入，造成纸质目录和档案管理系统数据库中目录不一致。
(5)长江委机关部分公文已电子化处理，并保存在OA系统中，由于系统不兼容，无法对电子文件进行归档处理。
2 电子文件和纸质文件同步归档管理是“双轨制”的发展方向
在电子文件和纸质文件“双轨制”归档管理模式中，强调对电子档案和纸质档案实行统一管理，其核心是电子文档和纸质文档的衔接问题。如何实现电子文件和纸质文件的无缝衔接，避免出现二者机械相加的现象，实现“1＋1＝1”的理想运行境界，是“双轨制”管理模式研究的重点，对电子文件和纸质文件进行同步归档管理是“双轨制”的发展方向。
公文同步归档分以下几种情况:
(1)收文管理中可能出现先收到电子文件，后收到纸质文件的情况，或者只收到纸质文件的情况。无论纸质还是电子公文的收文运转、拟办、领导阅批、承办意见及各环节的处理日期均须录入计算机系统，并将收文运转处理的电子信息连同纸质公文一并归档。(2)发文管理中，对于在计算机网络上拟稿、核稿、审稿、会签、签发电子公文的单位，应在文件制发时制作一套纸质文件及发文处理单，并在纸质发文处理单上
加盖单位公章，以作为发文的凭证件，然后
与电子文件一并归档。对于人工制发的公
文，在文件制发后须保留打印定稿的电子
文件，与纸质文件一并归档。(3)对于已在档
案部门保存的纸质档案，须将纸质文件逐
份扫描成电子档案，并在机读档案目录中
建立纸质档案和电子档案著录条目的连
接，以满足电子档案全文检索或在网络上
进行信息共享的需要。
公文同步归档管理可以彻底改变传统
档案管理模式，适应办公自动化的发展，能
够确保档案信息的正确和安全，在实际操
作中可以节省人力物力，使用上方便快捷。
3 电子文件和纸质文件同步归档管理模式
的实现方式
电子文件和纸质文件同步归档管理必
须从公文处理环节入手，纳入文档一体化计
算机管理系统中，实行统一、规范管理，实现
文档从OA系统到档案系统的无缝衔接。
3.1系统接口开发
按照国家档案法规，电子公文处理完
毕后应及时移交档案部门归档，由档案部
门集中保管并提供档案查询利用。为提高
电子公文归档管理效率，必须开发系统接
口将文件的生成、归档和最终处置三个环
节进行有效集成，实现文档一体化管理。
为实现电子公文的在线自动流转归
档，应对数据结构和格式进行统一规定，开
发系统接口，实现办公自动化系统与档案
管理系统的衔接。
(1)OA系统。
在OA系统中建立中间库，对OA系统形
成的电子公文条目信息进行管理。系统将
公文的电子文件内容和公文条目对应关系
一并以标准XML格式提交到中间库。中间
库的维护由OA系统负责，并由机关各部门
文书人员负责管理，在此系统中形成电子
文件目录和纸质文件目录两套档案目录,
由于上述长江委机关电子政务管理模式,
纸质文件目录多于电子文件目录数量，重
复部分可相互转换，一些不便电子化处理
的纸质文件材料必须在中间库中进行目录
补录，档案系统对中间库中已提取的数据
给予字段标示，由OA系统定期处理。
(2)档案系统。
在档案系统中建立预归档库，实现数
据的接受。长江委机关各局文书管理人员
将中间库的数据转入预归档库中，由档案
馆专职档案管理人员进行审查核对，并将
通过审查的数据提交到档案管理系统数据
库中进行管理。对存在问题数据可由档案
馆专职档案人员在预归档库中修改，也可
将预归档库中的数据返回到中间库，由机
关文书管理人员在中间库中进行修改。
办公自动化管理3.2中间库功能
中间库提供电子公文交换业务数据内
容，实现OA系统预归档电子公文管理功
能，由归档文件登记、文件检索和归档目录
编制三部分组成。其数据传递可采用以下
格式。
(1)完全符合国家标准的XML格式。(2)
版式公文＋公文的描述信息。(3)公文文头
(图形格式)＋公文内容(txt)＋公文的描述
信息。(4)归档文件登记模块对于办结的发
文和收文进行登记，并提供检索查询和统
计功能。(5)中间库应提供对办结的收发文
检索功能。(6)归档目录编制功能。
3.3预归档库功能
预归档库与档案管理系统预归档库模
块相对应，由长江档案馆专职档案管理人
员进行操作，进行信息的补录和完善，以为
电子文件以及纸质文件的电子目录正式导
入档案管理系统数据库做好准备。预归档
库实现待归档电子公文以及纸质文件的电
子目录向档案管理系统的提交与审核，包
括预归档库审核模块与文件目录报表生成
模块。
(1)预归档库审核。
预归档库审核模块应实现对档号、责
任者、文号、题名、归档单位、日期、保管期
限、页数、密级、年度、备注等字段的解析,
将其直接提取到档案管理系统的归档模块
中，以实现便捷的归档操作。
(2)报表生成。
系统提供报表生成功能，可根据档案
馆要求生成多种格式的归档档案文件目
录。以便多种形式检索。
3.4实现过程
由OA综合办公系统按照档案管理系
统方法制订的技术规范要求将所需要转换
的数据写成XML文档，然后调用档案管理
信息平台的归档服务(归档Web Service)将
XML文档中的数据转入到档案管理信息平
台中。通过此过程，实现OA系统公文在线
归档功能。
3.5实现电子文件与纸质文件同步归档编
目的方法
由于电子文件和纸质文件同步归档,
他们使用的编目方法和存储的装具都不相
同，档案部门应在每件纸质档案目录“备
注”栏中或备考表上注明相应电子文件的
编码和存址。同时在电子文件归档目录的
“备注”项中注明相应的纸质文件的档号和
存址，这样既可以解决归档文件的凭证、依
据作用，又可以解决档案的提供利用和资
源共享问题，达到互补的目的，使档案更好
的发挥其作用。
4 结语
在办公自动化条件下，电子文件和纸
质文件的归档管理必须采用“双轨制”管理
模式，对电子文件和纸质文件进行同步归
档管理是“双轨制”管理模式的发展方向。
在实际管理工作中，必须建立电子文件与
纸质文件相一致的信息管理系统，在检索
目录中增加反映电子档案状况的数据项,
同时加强与同步归档管理相适应的制度建
设，重视人员培养，开展标准化工作，开发
合适的电子文档处理和档案管理一体化的
综合办公自动化系统。
参考文献
[1]曾少慧.办公自动化中的电子文件归档
管理研究[J].中国档案,2009(5).
１４５
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