浅谈办公自动化系统与档案管理的有效结合
作者：余轶
来源：《办公室业务》 2017年第5期
    【摘要】办公自动化系统（以下简称OA系统）的日益普及，电子文件和电子档案日益取代传统的纸质文件和档案，如何科学有效地管理电子文件和电子档案便成为当今时代文件和档案工作者共同关注的重要问题。目前，OA系统在形成、处理和传输电子文件方面已经卓有成效，但是如何将OA系统与档案管理工作有效结合起来，真正实现无缝对接，是新时期档案管理工作者所面临的一个重要课题。
    【关键词】OA；电子文件；档案管理；对策
    一、办公自动化环境下的电子文件档案管理概述
办公自动化管理    OA系统是利用现代办公技术和计算机网络技术构成的一种人机信息处理系统，这个系统由办公机构、办公人员、办公设备、网络设施和办公信息等要素构成，组织机构内的办公人员通过网络可以实现跨时间、跨地点的协同办公，同时通过办公自动化系统实施的交换式网络应用，可以使得办公信息传递更加快捷方便，办公事务处理更加自动化，极大提高了办公活动的高效率。
    早期受到技术水平及办公设备的限制，我国档案收集采用的文件均是手工制作的纸张文件。传统文件在使用过程中容易受损且保存时间较短，影响了最终的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件内容信息的实用性，不利于其自身使用价值的发挥。在计算机技术的推动下，我国企事业单位的规划管理开始偏向于电子文件管理。经过最近几年的推广运用，企事业单位开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性。然而，电子文件除具有一般文件的基本特性外，与纸质文件相比，还有一些自身的特性。主要有：
    （一）对硬件和软件的相对依赖性。电子文件一般是由数字设备生成的，产生于一定的硬件和软件环境。以前由于信息技术发展水平的制约，数字产品的硬件、软件更新换代后，相互之间兼容性较差，造成电子文件存储、读取等对原生成环境存在依赖性。随着技术的不断发展，这一问题在一定程度上有望得到解决。但在原始性、真实性保持方面的问题还需要从文件的生成运行过程中采取管理和技术措施进一步研究解决。