办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
OA的基本概念
计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，
帝隆云办公主界面
[1]作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮了重要的角。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信
息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。
OA的五大特性
帝隆云办公OA云聊界面
管理落地必须面向全员，所以，软件也必须能够被全员所接受，被全员所喜爱。如果易用性不强，这个前提就不存在了，制度落地就只能是空谈。而任何软件都是需要培训的，不过上网却几乎人人都会。所以，就支撑制度落地的软件而言，走网页风格可能是个最佳选择。健
壮性——必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。管理“落地”必须面向全员，所以支撑“落地”的软件也必须能保证全员应用的稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性，否则，一旦出问题，哪怕是小问题，都可能影响到现实的集团业务，从而造成不可估量的损失。坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段，因为这样一来，决定应用并发数的并不是软件平台本身，而是硬件和网络速度；也就是说，从理论上讲，类似的软件平台没有严格的并发数限制。开放性—能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面，而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求，所以，支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其它软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用。从技术上看，采用整合性强的技术架构（J2EE）作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。同时，现实的整合经验也必不可少，因为整合应用不光涉及到技术层面，还包括对管理现实业务的理解、整合实务技巧、整合项目把控等等实际操作技能要求。严密性——必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，软
件不仅要实现“用户、角和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角、权限+数据”的四维管控，具备全面的门户功能。实用性：80%标准化+20%个性化的绝配实用性——软件功能必须与管理实务紧密结合，否则药不对症，反而可能有负作用。而且，还必须能适应企业管理发展的要求。现实中，企业一方面需要软件尽最大可能的满足现有需求，另一方面，管理本身也是个不断发展的过程，所以，企业又需要软件能够满足发展的需求。面对这个现实与发展间的矛盾，业界常见的有三种解决模式，项目化、产品化和平台化
OA设计9个思考问题
一套好OA系统远非增加几个特功能这么简单，套用孔子“君子有九思”的话，好的OA系统设计也有九思！
1.第一个思考：“可行性和适应性”所谓可行性，是指需求提炼时，应该吻合适合核心需要，满足主要功能，而不是超越当前技术水平放卫星！所谓适应性，是指产品的实施条件和应用条件，要吻合企业当前的环境，超越环境搞亩产万斤粮的是注定要失败的。核心需求的吻合度，是OA价值兑现的保障，用户在工作流程、公文管理等方面的核心需求的满足度
是项目成功的基础。
2.第二个思考：“前瞻性和实用性”OA系统的开发设计，即要考虑到最大限度的增加系统的价值，最大限度的吻合各应用者的需求，充分考虑系统今后功能扩展、应用扩展、集成扩展多层面的延伸，实施过程应始终贯彻面向应用，围绕应用，依靠应用部门，注重实效的方针。同时又要兼顾到成本控制、项目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循实用主义。
3.第三个思考：“先进性和成熟性”先进的管理理念、技术和方法，可以提升企业的竞争力，延长系统的生命周期，但同时，任何创新都意味着小白兔实验，风险较大，因此又要注意软件系统、硬件设备、开发工具、软件产品的是否成熟，在先进性和成熟性之间到平衡点，成为价值最大化的关键。
4.第四个思考：“开放性和标准性”数据孤岛、信息孤岛、应用孤岛，已经成为多年信息化建设后的后遗症，而解决这些孤岛的关键因素在于开放，解决这些孤岛的效率取决于标准化。如同我们的插座和插头的关系、如同我们的外设和ub口的关系，OA系统是否足够开放和标准化，成为架构设计时首要考虑的问题。在当前和未来，OA系统需要轻松与各种操作系统
、中间件、数据库、业务系统及工具软件进行平滑对接，当前主流的厂商如九思软件、浪潮、点击等都在这方面做了充分的考量。
5.第五个思考：“可靠性和稳定性”OA系统里流转了大量的管理数据，因此必须是可靠的，一般的人为和外部的异常事件不应该引起系统的崩溃；当系统出现问题后能在较短的时间内恢复，而且系统的数据是完整的，不会引起数据的不一致。我们曾对iThink系统组织过压力测试，在负载均衡的情况下，3000人同时在线时，系统登陆（包括整个主界面加载）不大于8秒。数据浏览不大于8秒；数据查询不大于8秒；数据统计不大于15秒。我们还对iThink产品，运行在IBM服务器上的稳定性做过测试，基本上可以做到以下几点：平均无故障运行时间：大于10000小时；可用率：系统总体平均可用率在99.99%以上；稳定性：主机系统能够保持7某24稳定的不间断运行
6.第六个思考：“安全性和保密性”OA系统的开发设计既考虑信息资源的充分共享，更要注意信息的保护和隔离，因此系统应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备，采取不同的措施，包括系统安全机制、数据存取的权限控制等以确保系统的安全性。其中，采取的措施包括但不限于以下平台安全：架构设计考虑安全性要求，平台软件达到安全
设计标准。应用安全：权限控制、支持身份认证接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，并且可以跟USBkey、
办公自动化管理CA、IP地址限制等各种安全措施进行方案组合。数据安全：支持文档安全软件整合技术，从而做到数据传输加密、远程安全访问、数据存储加密，并且可以VPN等各种安全方式进行绑定，支持入侵检测与防御系统、防火墙的应用。容灾备份：支持各种容灾的软硬件设备的使用等。管理安全：提供完善的日志功能，能够记录系统使用人员的关键操作，保证系统应用的安全密码策略：初始密码强制更改、启用图形验证码、支持USBkey接口、密码过期控制、密码错误次数控制、密码强度设置等，从而防止暴力破解和恶意攻击。系统网卡MAC和IP的绑定；支持CA认证、数字签名加密技术；支持电子钥匙（Ukey）技术和指纹Ukey技术；支持安全套接（SSL）技术；软件系统严密、灵活的访问安全控制，功能授权与数据范围授权结合；系统有整体的用户/权限管理体系，可统一进行用户/权限的管理，实现到字段级的查询、修改、管理权限控制；系统提供用户认证、数据传输、数据存储、数字签名等安全手段接口，可在各个环节提供对第三方安全认证系统的支持。
7.第七个思考：“可扩展性和易维护性”为了适应未来的业务拓展和项目的功能扩展，必须充
分考虑以最简便的方法、最低的投资，实现软件系统的扩展和维护扩展。因此，在OA软件系统的开发设计中，需要考虑到应用及系统不断扩展的要求，以形成一个易于管理、可持续发展的体系结构。未来业务的扩展只须在现有机制的基础上，增加新的应用与服务模块。一方面当应用量增加，用户数增加时系统可以平滑增加服务器的方式来支撑新的压力要求发；一方面，当新的技术和产品出现进行升级时，系统能够平滑过渡而不影响用户的使用；另一方面，产品有新的功能增加时，可以通过插件和模块定制平台的方式，轻松实现业务的扩展。在设备选择及网络方案上坚持开放性原则，使系统对各种硬件设备的互连互通；在软件上支持跨平台和开放数据接口，便于与其它系统软件互相集成，未来支持与业务系统、门户等系统的单点登录集成，在可获得相应系统的数据结构情况下，实现与这些系统的应用、门户、数据等各层面上无缝连接。系统的管理和维护，应该采用集权和分权相平衡的思想，如iThink产品设置了系统管理、应用管理和个人管理对系统进行分层授权和分层维护。利用系统提供的工具，无须编写代码，方便用户自行进行客户化功能改造，方便用户自行定制界面数据项的显示；同时在网络或系统出现问题时能及时、快速地恢复系统的正常运行，保证系统的可恢复性，具有较高网络系统的抗干扰能力。采用各种免代码的模块定制平台，帮助用户实现功能的DIY设计等。
发布评论