物业客户档案管理培训
——业主档案管理标准要求
一、培训目的
规范客户对业主档案的管理工作。
二、适用范围
适用于XX物业管理有限公司物业管理处客户部对业主档案的动态管理。
三、职责
1、客户服务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
2、管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
三、业主档案管理程序要点
1、业主档案内容
1）经业主签署后的《业主公约》。
客服管理2）经业主签署后的《消防安全责任书》。
3)《业主家庭情况登记表》。
4)《钥匙领用登记表》。
5)《业主证领用登记表》。
6)《业主入住验房表》。
7)《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关 图纸及装修施工队资料。
8)《违章处理通知单》及处理结果资料。
9)业主的有关证件复印件。
10)业主产权确认登记（产权证书）。
11 )其它应保存的资料。
2、档案盒（夹）的制作
1）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。
2）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：×××—×·×—S·W—业主档案：表示物业管理有限公司××管理处客户服务部管理的业主档案。
3） 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。
3、业主档案袋的制作
1）准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。
2）将写有“栋号、楼层号、房号”的标贴纸贴在档案袋封面上。
4、将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。
5、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。
6、 按档案盒（夹）内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
7、业主档案的跟踪
1）当发生下列情况变化时，客户服务部管理员应将变化情况记录在业主档案中：
a) 通讯电话联络方式发生变化时；
b) 业主发生更替时。
2)业主档案跟踪管理，由客户服务部管理员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天对业主的跟踪一次。
3)对产权发生变更的业主，管理处应及时为新业主建立“业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。
8、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处经理批准，经客户服务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。
9、业主档案应永久保存。
10、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
11、本规定执行情况作为客户服务部档案管理员绩效考评的依据之一。
四、涉及记录
《业主档案目录》
五、依据文件
《档案管理标准作业规程》
业主档案目录
NO：
序号 | 档案编号 | 业主姓名 | 入伙时间 | 档案页数 | 备注 |
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