办公室
工作流程
第一部分 办公室工作流程
流程1.1：收文流程
收文流程
办公室文员
办公室主任
总经理
分管领导及处理
   
              重要文件
一般文件
流程1.2：发文流程
发文流程
办公室文员
办公室主任
总经理
分管领导及处理
              重要文件
        一般文件
流程2.1：印章使用管理流程
用印人
各职能部室
领导
办公室主任
办公室文员
           
同意              同意
流程2.2：印章借用管理流程
用印人
各职能部室
领导
办公室主任
办公室文员
用印人
           
同意              同意
办公室文员流程3：档案借阅、复印管理流程
档案使用人
各职能部室
领导
办公室主任
档案管理员
用印人
           
同意              同意
流程4：礼品管理流程
礼品使用人
各职能部室
领导
主管领导
总经理
总经理秘书
办公室主任
        同意
        同意
流程5.1：接待工作流程
来访客人
相关部门接待人员
各部办领导
办公室主任
总经理
财务处
           
      一般客人     
流程5.2：小型接待流程 来电、来人
办公室文员
办公室主任
总经理
分管领导
            重要情况
一般文件
流程5.3：大型接待流程
办公室文员
办公室主任
总经理
各职能部门
           
与各职能部室有关
流程6.1：参加外部会议流程
办公室文员
办公室主任
总经理
各职能部门
            重要会议
          一般会议
流程6.2：组织内部会议流程
办公室主任
办公室文员
各职能部门
办公室档案员
           
流程7：办公用品、固定资产采购、入库、领用流程
处室
办公室主任
总经理
                              大宗物品 
 
    第二部分    办公室管理制度
一、收文、发文管理制度
1、收文
1 登记。收文后,根据来文单位 上级来文、平级来文、下级来文 及时录入来文登记簿；
2 办理。来文登记后,视缓、急情况,及时填写文件处理标签报送相关领导阅批；
3 归档。文件办理完毕,及时归档,定期或按公司规定将已归档文件再次分类整理,交由公司档案室集中管理。
2、发文
1 提出申请。各部门根据需要提出发文申请,由部门负责人草拟文件内容 草拟内容需用水笔书写,以便长期保存 ；
2 文件审核。各部门草拟文件必须交总经办统一审核；
3 领导审批。所有公司发文必须由公司领导审批后,方可印制；
4 文件发布。公司文件领导审批后,由总经办校对,用印,然后正式发布；
5 文稿归档。所有公司发文文稿统一由总经办整理归档。
二、会议筹备制度
1、会议组织
1 每年召开一次总结表彰大会；
2 每半年至少召开一次支部大会和经理以上管理人员会议；
3 每季度召开一次办公会；
4 每月召开一次产品沟通会议；
5 每周各部门召开一次周例会。
2、会前准备： 根据会议的规模大小、重要程度安排
1 安排会议议题；
2 确定会议筹备方案；
3 办理会议报批手续；
4 印发会议通知；
5 准备会议文件材料；
6 会场的卫生、照明、通风、音响、桌椅排列；
7 安排座次编组和邀请嘉宾；
8 重要会议的新闻发布。
3、会中、会后安排：
1 会议签到；
2 导入会场；
3 安排发言；
4 会议记录 录音 ；
5 会场秩序和后勤服务；
6 参会人员离会；
7 清理会场；
8 会议文件的整理；
9 会议新闻的报道；
10 会议纪要的印发；
11 会议精神的贯彻；
12 会议决定事项的督办。
4、精简会议：
办公室应当从实际出发严格控制会议的规模、会期,力戒形式主义,开会不得攀规格、讲排场,要严格控制会议成本,努力提高会议质量。
三、办公用品管理制度
1、采购、印制
1 提前三天书面申请。部门负责人审核,报公司总经理批准,交由办公室统一采购或印制。 特殊情况可委托办理 。
2 各部门在申报时,需认真填写计划单,计算好月使用量,一般采购或印制数量以半年使用数为上限。
3 申请印制,应设计好规格、件数,并提出初步印制价格。
4 各部门验收时,要先查明物品规格、件数、价格是否相符,确认后在交货单上签字。
5 办公室在审核发票时,认真查对交货单,确认无误后签字,报总经理批准后付款。
6 低值易耗办公用品,各部门应本着不铺张不浪费的原则,从严从细控制使用。
7 高值办公耗材 如电脑、传真机 在使用中,应注意日常的维护与保养；确需维修时,报请总经理同意后,办
公室通知具办。
2、文印、传真
1 文印、传真用纸一律由办公室统一采购,各部门登记领用。
2 除有特殊要求外,各种文字材料用纸统一使用A4纸,标题用华文中宋体,小二号字,正文用仿宋体,小三号字,纸张尽量双面使用。
3 要求能够手工书写的材料尽量手工书写。
4 工作之外,需要打、复印的,一律收费 总经办代收 ；不允许私自打、复印或发传真,一经查实,将给予当事人10元——50元/次。
收费标准：打印：A4纸0.50元/张  B5纸1.00/元张