本办法是集团公司机关各部室、各企业、各项目部办公用品计划、采购、保管、领用等过程行为的基本规范。
第一章 集中统一管理的范围
第一条 各企业、各项目部、各部室公司的主要办公用品，办公设施、设备原则上实行由综合部统一集中管理、集中分配的采购方式。
第二条 各企业、各项目部、各部室的日常使用的各类办公用品，包括各种笔、各类纸张、计算器、文件夹、订书器、笔记本、胶水、各类记录纸、电脑耗材、电话、日历、各类帐簿等原则上均由综合部统一比价采购，但考虑到XX建筑XX集团公司的实际情况，管理范围跨度大的问题，我们特别规定在对小额低值易耗产品的采购例如，各种笔，各类纸张、计算器、文件夹、胶水等在300元以下的产品，由各企业、各项目部按照程序自行采购；而像笔记本、电脑、传真机、复印机、移动硬盘、U盘、卷柜等贵重物品的采购要由下属企业、项目部、各部室报综合部在比价比质的基础上统一采购。在10000元以上的由采购部会同集团市场部进行统一的招标。
第二条 各企业、各项目部、各部室、因特殊情况（会议、活动等）需自行采购的，必须先报综合部，经审核签批后，方可采购，且在报账时由综合管理部审核后方可入库报账。
第二章 物资采购的组织程序
第三条 办公用品采购计划应列入由各企业、各项目部、各部室根据年度预算编制当中，并按实际需要将采购计划每月月初或每季度月初上报到综合管理部。计划的审批、汇总、整理由综合管理部执行；需进行招标的，由采购部会同市场部执行。具体采购业务由综合管理部组织。综合管理部必须配备专职或兼职的保管员和采购员，且保管员和采购员不能为同一人。
第三章 物资采购的原则
第五条 在组织物资采购时必须选择两家以上的供货单位。常用物资的采购应在招标及比价的前提下实行定点采购。
第六条 对供货方的选择应遵循质量相同看价格，价格相同看质量，价格质量相同看服务，并按照查询往年价、地域价及比质等结果进行。
第七条 对专业用品（电脑、账簿等）的采购，必须与供应厂家或代理商联系，保证质量、专业性和匹配性。
第四章 物资采购程序
第八条 综合管理部在接到有各部门领导签批的采购计划单后，首先对采购数量、质量以及库存进行详实核对，然后进行汇总。
第九条 根据汇总结果，进行询价、比价，根据比价结果，制定采购方案。
第十条 需进行招标采购的，由综合管理部进行市场调价，通过招投标手段，签订购买合同，供货商供货。
第五章 采购物资的验收入库
第十三条 采购回一批材料后，必须由办公用品保管及使用单位代表先根据采购计划单进行价格、数量、规格型号、质量等项目的验收，做到实物与计划要求相符，然后双方签字后入库。
第十四条 验收人员要认真校对产品的合格证、说明书、材质单、发货明细表等有关凭证资料，如有不符，保管员不得办理入库手续。
第十五条 所有到货的物资经验收合格后，综合管理部凭正规的销售发票结帐、报销。财务转帐到各企业、各项目部。
第十六条 在使用过程中如发现有质量问题，首先由使用部门填写不合格商品反馈表，对不合格内容详细填写，使用部门领导签字后报综合管理部，综合管理部鉴定审核后，确认有质量问题的，由综合管理部与厂家联系索赔事宜，索赔后，填写处理情况报告。
办公用品的使用管理（保管、领用、使用）
第一条办公用品的保管
办公用品的保管工作指的是办公用品的登记、收藏和分配，使用责任的签认和盘点，交换和养护等。办公用品保管工作的目的是要保持办公用品的效能。办公用品一般要设专门的库房和专人进行管理。
保管员对于办公用品的保管工作必须做到以下几点。
（1）对采购员购入的办公用品要精心保管。
（2）经常检查库房内的物品，及时登记保管台账，定期清点库存，做到账物相符；
（3）采购之前，保管员上报库存情况，以防止物资的积压，努力压缩库存，节约资金，杜绝浪费。
办公用品的保管一定要做好用品的登记、收藏、分配、使用责任的签认以及盘点、交换和养护等。
第二条办公用品的使用
1、提高办公用品的使用效果
对办公用品的发放管理，要建立正常的发放和使用制度。要严格掌握用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费。
2、办公用品的领用规定
（1）属于工作人员按惯例需用的办公用品，实行定期定量地分配，使用人自行领用并登记。
（2）属于工作人员非惯例使用的物品，应填报领物单或借用单，由主管人员审核批准，由保管人发放。
办公用品管理办法（3）领物单表格中应包括物品名称、领取数量、部门、时间用途、批准者、审核者和领物者等项目。
（4）保管人要每月统计一次，送主管人员查阅，使之掌握企业办公用品的消耗情况。
3、各企业、各项目部、各部室办公用品的使用，要控制在财务年初核定标准的基础上下浮5—10%，以降低管理费用。
4、办公用品的使用原则
（1）经济化原则
经济化原则指的是要求工作人员消耗办公用品的数量，必须和其工作的价值成比例。
（2）有效化原则
有效化原则指的是行政上自然消耗的办公用品虽然不能任意浪费，也不能一概缩减，只要使用得当，就可以按实际配备。
（3）制度化原则
制度化原则指的是要从本企业实际情况出发，制定办公用品的使用原则与方法，严格执行，形成稳定的制度。
第三条 公司物资借用
1. 凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签字并报综合部审批认可。
2. 借用物资超时未还的，办公室有权力和责任督促归还
3. 借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿
第四条 附则
1. 新进人员到职时由管理部门通知，到办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，管理部不得为其办理离职手续。
2. 办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。
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