关于会议纪要的通知
【篇一：关于下发《公司例会制度》的通知】
关于下发《公司例会制度》的通知
  公司各部门：
  为加强公司管理，增强团队建设，使各部门在工作中能够更好协同配合。经执行总经理办公会议及领导班子研究决定，下发《公司例会制度》，望各部门遵照执行。
  附件：1、《公司例会制度》
2、《会议纪要》模版
3、《工作周报告表》模版
  xxxxxxxxxxxxx有限公司
20xx年xx月xx日
《公司例会制度》
  一、例会目的
1、检查、掌握公司日常运营、管理工作执行情况，规范公司管理，促进公司上下的沟通与合作。
2、提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度。
3、集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。
4、协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。
二、例会类别
1、部门例会：由部门经理召集主持，每周六上午10:30分开始会议，部门全体人员参加。
2、执行总经理例会：由公司执行总经理召集主持，每周六下午17:00分开始会议，主管以上管理人员参加。
三、执行总经理例会
1、会议组织、责任部门：行政部。
2、会议参加人：公司全体人员，由于出差、紧急情况等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假。
3、会议记录人：公司行政部。
4、会议地点：公司二楼会议室。
5、会议内容：
对本周的工作进行总结，包括主要的工作内容、原定计划（上周例会决定事项）的执行情况及在执行的过程中出现的问题及解决办法，有哪些不足需要加以改进，针对存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案（如未
得到解决的问题进行讨论，到及时的调解和处理的办法），对下周的工作计划进行布置、规划，追踪并改进日常管理工作，学习、传达、解释总部的最新政策、文件和要求，对部门
工作及部门人员进行点评，以及其它公司事务。
6、特殊原因需要延期召开、停开及临时增加会议的由行政部提前通知。
四、执行总经理例会会议纪要
1、行政部需负责作会议内容记录，做好会议原始记录的日常归档、保管工作；会后整理《会议记要》，《会议记要》要标明会议召开的时间（格式为年/月/日/时/分）、地点、议题、主持人、记录人、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等，会议记录应简明扼要反映会议内容`，并准确真实地反映与会人员的意图，在会后2个工作日内整理完毕，以文件形式（含电子文档）报总经办备案。
2、各与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记，以便对日后工作有指导意义。
3、以专用会议记录本做好会议的原始记录，会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性，对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
4、下列情况下，应整理会议纪要：公司各类临时行政会议；须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；主持人要求整理会议纪要的会议。
5、会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报总经办一份存档备查。
6、会议内容的跟踪落实。会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要
为准。与会人员及各有关部门要认真执行会议决定的事项，严格按照会议决定的内容开展相关工作并及时向有关负责人汇报工作进展情况。
五、执行总经理例会纪律
1、与会人员必须认真对待会议主题，积极发表自己的见解，对发表意见的真实性、可行性负责。并且要注意条理清晰，简明扼要。会议发言应言简意赅，紧扣议题并遵循会议主持人对议程控制的要求。
2、与会人员要准时到会，没有特殊情况不得缺席例会，不得迟到、早退，中途不得随意离
场。因工作需要主持人不能参加周会，要提前指定主持人；其他人员不能参加周会者，应当事先请假，并提前将上一周工作情况和本周工作计划以书面形式交行政部。
3、与会者必须严格遵守会议纪律，不得随意走动、交头接耳，周会期间不得接听电话，所有与会人员应将随身携带的手机调至无声或振动状态；如事情紧急可向主持人请假，到会议室外面接听电话。
4、例会上讨论的问题属于公司机密，参会人员必须遵守公司的保密制度保守公司机密。 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
5、所有与会人员应统一着正装，准备好笔和笔记本。
六、处罚规定
1、迟到、早退、缺席
（1）迟到：所有参加会议的人员在会议规定召开时间后10分钟内未到的，视为迟到。
（2）早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，视为早退。
（3）缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，视为缺席。
2、处罚
(1)、无故缺席人员罚扣50元，并给予通报批评；无故迟到人员罚扣20元。
（2）、会议期间手机发出声音者罚扣10元。
3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担；
4、违反保密制度的人员将视严重程度给予相应的行政处分及经济处罚。；
5、本条涉及的将作为员工活动经费由公司行政部统一保管。
七、工作周报管理
执行总经理例会要求各部门采用工作周报的方式，向全体与会人员通报本部门本周工作完成情况及下周工作计划。周报具体要求如下：
1、周报内容要求：工作周报包括本周工作总结与下周工作计划（请按附件模版要求填写），并于每周六下午4:30之前汇总到行政部；
2、周工作总结要求：对照周计划目标，逐条总结完成情况及主要工作，总结中应说明工作重点、达到的效果以及工作经验和教训；
3、对存在的问题要作出简要说明及分析，分析对目标实现产生重要影响的问题及导致该问题的关键因素；
4、对未尽工作和存在问题提出进一步解决方案；
5、下周工作计划：要逐条列出本周各项工作计划。要指明各项工作预计的结束时间、本周的工作目标、是否需要上级或其它相关部门人员的配
会议通知格式
【篇二：关于规范会议记录提高记录质量的通知】
  关于进一步规范会议记录提高记录质量的通知
  会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是由会议直接形成的重要原始档案，是日后可供查考的唯一凭据。会议记录是否规范、质量如何，关系工作的正常进行，关系其转化为档案之后的完整性、真实性，既影响当前，也影响长远。在省集团最近进行的“三重一大”管理和集团机关部务会制度执行情况检查中发现，少数个别单位的会议记录不规范。有些记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人；有些记录只记了参加人、发言人的姓而没有记名；有些记录过于潦草，辨认十分困难；有些记录过于简略，不能反映与会者的发言主旨和会议原貌；有些记录对与会者有关重要决策的表态发言没有记录，会议结论缺失，还有会议记录本不固定等等问题。鉴于这种情况，当前应从以下几方面入手来规范会议记录，提高记录质量。
一、进一步明确会议记录的规范要求
会议记录的基本要求是：要素齐全，要点清晰，要旨不漏，保持原意，反映原貌。具体要求：
（一）结构要完整。会议记录的结构由会议标题、会议组织、会议内容、记录结尾四个部分组成。每个部分都是会
议记录的有机整体，应全面完整记载清楚，不能随意取舍（祥见附件）
（二）内容要翔实。会议记录应尽可能完整、客观、实事求是地记载会议情况，反映会议全部内容和全过程。对会议讨论中与会者各种不同意见和表态情况，对议题结论要真实、完整记录。
（三）表达要准确。会议记录没有必要也不可能对发言口语照录不误，可以择要而记，但应忠实于发言者、讲话者的原意，准确记录。没有听清楚的不能凭主观想象推断，应当场或会后核实。
（四）祥略要得当。记录应突出重点，有祥有略，主旨清楚。发言的基本观点、主要论据要记全，论证过程可以不记。会议主持人的长篇讲话记录，必要时录音辅助，记录本预留空白，会后补正，尽量保持原貌。
（五）书面要整洁。会议记录的书写格式应规范、统一，不同的会议、不同的议题、不同与
会者的发言、不同的发言内容，其分页、段落、起行要清清楚楚，一目了然。书写尽可能工整、清晰。
除上述基本要求，合资公司的会议记录，应执行公司章程或其它有关规定；讨论决定干部任免事项的会议记录，应执行《中共江西省委组织部关于规范党委（党组）及组织人事部门讨论决定干部任免事项会议记录的通知》（赣组字
[2003]50号，见附件2）要求。
二、进一步提高文字秘书的业务能力
（一）加强学习培训。会议记录是一项涉及的情况复杂，专业性和综合性都很强，要求也很高的工作，记录者必须了解相关知识和情况。为此除在日常工作中加强学习、积累，应当有计划地安排、输送文秘人员参加相关的学习和培训。
（二）做好会前准备。负责会议记录的秘书，应在会前通过阅读议题材料、向相关部门咨询等途径，了解和熟悉议题内容及背景情况，尽量做到准备充分、心中有数。