英文书信的种类
The kinds of English Letters
英文书信（English Letters）大致可分为事务信件（Business Letter）和私人信件（Private Letter）两大类。前者指单位与单位之间，或单位与个人之间，因接洽工作而来往的信件。后者指亲属朋友之间的来往信件。由于英文书信涉及面广，用途极为广泛，故根据不同的作用和用途，还可细分为社交书信（Social Letter）、商业书信（Business Letter）、私人书信（Private Letter）、以及一些既属于事务书信又属于私人书信的专门书信（Special Letter）或亦可称之为其他书信（Other Letters），如表扬信(Letter of Commendation and Encouragement)、感谢信（Letter of Thanks）等。目前，在分类问题上，中外有关书信的书籍中的论述，不尽相同。
值得指出的是，近年来在社会事务和对外贸易函件的处理中，非正式事务性函件（Informal Business Letter）已被越来越多地使用。这是行文风格和语言方面的又一变化。它与正式事务性函件（Formal Business Letter）相互间的区别，以及上述各类书信的特点和书写要求，将分别在下面章节中论述，这里不再一一赘述。
值得指出的是，近年来在社会事务和对外贸易函件的处理中，非正式事务性函件（Informal Business Letter）已被越来越多地使用。这是行文风格和语言方面的又一变化。它与正式事务性函件（Formal Business Letter）相互间的区别，以及上述各类书信的特点和书写要求，将分别在下面章节中论述，这里不再一一赘述。
英文书信的各组成部分
The Parts of English Letters
The Parts of English Letters
英文书信主要由下面几个部分组成：
信头 The Heading
收信人姓名、地址 The Inside Address
称呼 The Salutation
信文 The body of the Letter
结束用语 The Complimentary Close
签名 The Signature
除以上六项外，有时一些书信还有附件（Enclosure）和附言（Postscripts）两项次要补充性的部分。它们是否需要，则视实际情况而定。
信头 The Heading
收信人姓名、地址 The Inside Address
称呼 The Salutation
信文 The body of the Letter
结束用语 The Complimentary Close
签名 The Signature
除以上六项外，有时一些书信还有附件（Enclosure）和附言（Postscripts）两项次要补充性的部分。它们是否需要，则视实际情况而定。
英文书信的格式
The Forms of English Letters
The Forms of English Letters
英文书信，尤其事务性信件，其书写格式与汉语不尽相同，或者说完全不同。一般来说，英文书信的格式可以分为三种，即并列式(Blocked Form)、斜列式（Indented Form）和折衷式（Modified Form）。（见下图）
并列式也称封闭式，要求信头、收信人地址、称谓和正文（包括每段起行均上下对齐。如果使用印有信头的信笺，发信日期就要移至左边。齐头写起。由于并列式左边上下齐头，便于打字，故常用于商业信件。
Blocked Form
Blocked Form
Indented Form
Modified Form
斜列式也称缩进式，要求信头和收信人地址，均比上行缩进一点，成倒梯形状。正文每段起
行，均向右缩进五个字母。由于斜列式用起来比较麻烦，故已逐渐少用。
折中式也称混合式，其信头和收信人地址，上下各自对齐，正文每段起行，向右缩进五个字母。由于折中式的不拘泥于上述两种格式，书写方便，故目前使用较为普遍。
收信人地址姓名
The Inside Address
The Inside Address
收信人地址姓名也称封内地址，她位于信笺的左上角，从左边略低于写信日期一、二行处顶格写起。先写姓名与头衔，后写地址，其排列次序与写信人地址的先后次序要求一样，用什么格式，行末是否用标点，也应与写信人地址的写法一致。
收信人的姓名前冠以何称，有一定的习惯。常见的情况是：
（1）根据收信人性别分别在姓氏前加Mr. Mrs.和Miss等词。Mr.冠于男子姓氏前，复数为Messrs. (Messieurs), 相当于Gentlemen。Mrs.(Mistress) 用于已婚女子，之后接其夫之姓，如：Mr. Smith (史密斯夫人)。 Mrs.的复数为Mmes. (Mesdames), 用于妇女所组织的公司、
收信人的姓名前冠以何称，有一定的习惯。常见的情况是：
（1）根据收信人性别分别在姓氏前加Mr. Mrs.和Miss等词。Mr.冠于男子姓氏前，复数为Messrs. (Messieurs), 相当于Gentlemen。Mrs.(Mistress) 用于已婚女子，之后接其夫之姓，如：Mr. Smith (史密斯夫人)。 Mrs.的复数为Mmes. (Mesdames), 用于妇女所组织的公司、
社团等名称前。Miss (无缩写形式)用于未婚女子，其复数为Misses，如：Misses Jane and Mary。值得注意的是，近年来有对Mrs., Miss不加区分而笼统以"Ms." 代之的一种趋势。这在一些事务性信件中较为常见。
（2）根据收信人的身份冠以学位、头衔等。常用的有：
Dr. (Doctor ) 冠以博士之姓名前
Rev. (Reverend ) 冠以神职人员的姓名前
Prof. (Professor ) 冠以教授的姓名前
Pres. (President ) 英文信件结尾冠以总经理、会长、大学校长、总统姓名前
Hon. (Honourable ) 冠以市长、内阁成员、议员、大使、法官等姓名前
如果收信人有双重头衔，其写法是：
Prof. James Brown, LL.D. (法学博士布郎教授)
（2）根据收信人的身份冠以学位、头衔等。常用的有：
Dr. (Doctor ) 冠以博士之姓名前
Rev. (Reverend ) 冠以神职人员的姓名前
Prof. (Professor ) 冠以教授的姓名前
Pres. (President ) 英文信件结尾冠以总经理、会长、大学校长、总统姓名前
Hon. (Honourable ) 冠以市长、内阁成员、议员、大使、法官等姓名前
如果收信人有双重头衔，其写法是：
Prof. James Brown, LL.D. (法学博士布郎教授)
（3）在社会主义国家里，除学位、头衔外，还可用comrade一词。
（4）如果收信人是机关或单位，一般不写个人名字，而写负责人的职务名称，如The Manager, The President等。
（4）如果收信人是机关或单位，一般不写个人名字，而写负责人的职务名称，如The Manager, The President等。
信头
The Heading
The Heading
信头也称信端，即指写信人的地址和写信日期。信头位于信笺的右上角，一般从信笺中间或梢右落笔，先写寄信人地址，后写日期。其次序是：第一行写门牌号码、路名和邮政信箱；第二行写市（县）、省（州、郡）名，寄往国外的信件要加国家的名称；第三行写寄信日期。如果寄信人的地址是机关，则应另写，将其作为第一行。如果寄信人的单位没有门牌号码和路名（譬如学校的班级、系科等），则第一行写班级、专业，第二行写系，第三行写学校（如果 系和学校的字数少，可并为一行），第四行写市（县）、省，第五行写日期。见下面各例：
(1)
76 Brooklyn Avenue
New York 9, N. Y., U.S.A.
March 21, 2000
美国纽约第9号邮区
布鲁克林大街76号
2000年3月21日
(2)
No. 21, Victoria Street
London, E.C. 7, England
21st March, 1999
英国伦敦中央东7区
76 Brooklyn Avenue
New York 9, N. Y., U.S.A.
March 21, 2000
美国纽约第9号邮区
布鲁克林大街76号
2000年3月21日
(2)
No. 21, Victoria Street
London, E.C. 7, England
21st March, 1999
英国伦敦中央东7区
维多利亚大街21号
1999年3月21日
(3)
Nanjing University,
22 Hankou Road,
Nanjing, China,
May 5th, 2000.
中国南京
汉口路22号
南京大学
2000年5月5日
(4)
1999年3月21日
(3)
Nanjing University,
22 Hankou Road,
Nanjing, China,
May 5th, 2000.
中国南京
汉口路22号
南京大学
2000年5月5日
(4)
English Section, Class 94a,
Foreign Languages and Literature Department,
Lanchow University,
Lanchow, Gansu Province,
March 31, 1998.
甘肃兰州
兰州大学外国语言文学系
英语专业九四级甲班
1998年三月三十一日
以上四例，例（1）为常见的美国式写法，门牌号码前没有“No.”字样；例（2）为常见的英国式写法，门牌号码前有“No.”，其日期写法与美国写法亦有所不同；例（3）写信人是南京大学，故将学校名称放在第一行；例（4）系收信人的单位没有门牌号码和街道名称时的写法。前三例是寄往国外的信件，后一例为国内信件（注意第四行没加China）。从格式上来
Foreign Languages and Literature Department,
Lanchow University,
Lanchow, Gansu Province,
March 31, 1998.
甘肃兰州
兰州大学外国语言文学系
英语专业九四级甲班
1998年三月三十一日
以上四例，例（1）为常见的美国式写法，门牌号码前没有“No.”字样；例（2）为常见的英国式写法，门牌号码前有“No.”，其日期写法与美国写法亦有所不同；例（3）写信人是南京大学，故将学校名称放在第一行；例（4）系收信人的单位没有门牌号码和街道名称时的写法。前三例是寄往国外的信件，后一例为国内信件（注意第四行没加China）。从格式上来
说，前三列为并列式，每行开头齐平，后一例为斜列式，每行开头逐行向右缩进一点。
就标点符号来说，用或不用均可，但目前有不用的趋向。如用，除每行后加逗点外，最末一行要加句点；如不用，每行之间该加标点的地方，还是不能省掉。通常讲，门牌号码与街道名称之间不用，但城市与国家名之间须用逗点隔开。目前，不少国家实行，使用时可写在地名之后，国家名之前，其间不用标点。另外，凡寄往国外的信件，应在城市名称之后写上该地邮区号码，以便邮局分拣和投递。
就标点符号来说，用或不用均可，但目前有不用的趋向。如用，除每行后加逗点外，最末一行要加句点；如不用，每行之间该加标点的地方，还是不能省掉。通常讲，门牌号码与街道名称之间不用，但城市与国家名之间须用逗点隔开。目前，不少国家实行，使用时可写在地名之后，国家名之前，其间不用标点。另外，凡寄往国外的信件，应在城市名称之后写上该地邮区号码，以便邮局分拣和投递。
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