Englishemail写作五原则
第一篇：English email写作五原则
英语写作五原则
英语以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力 商务英语以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有88%的互联网用户使用，而在商务领域中约有90%的员工通过的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展，商务英语的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语写作的格式和应遵循的相关原则。
一、商务英语的格式
常见的商务英语包括以下五部分：
①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。
其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。
二、商务英语写作应遵循的五C原则
商务英语的正文写作应该遵循五C原则，即Correct、Concise、Complete、Clear和Courteous原则。
正确原则
由于商务英语涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟
通至关重要。具体而言，不仅的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。
简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语应以简明扼要为第一要务。
在具体写作中，商务英语呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。
另外，为了节约时间和空间，中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，PC表示piece，LC表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard。
例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.例2 Price：FOB Shanghai USD 96PC.例3 Hope you can accep
t it.例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务更倾向于非正式文体，更为口语化。
完整原则
商务内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。
英文信件结尾
清楚原则
商务英语的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：
例1 We will deliver your goods soon.例2 中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供
货时间，可改为具体的年月日。
礼貌原则
商务英语应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。
例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。
三、结语
随着国际商务活动的不断扩展，商务英语的重要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英语应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。
然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。
写英语商务一般比口语简单：你不必担心发音错误，而且可以慢慢地修改邮件的内容。但是在写邮件时，你需要记住以下五点技巧，以保证你的邮件给收件人留下美好的印象。
1.Know your email terms（了解邮件术语）
英语发送程序有很多缩写，如果不了解它们的意思，你可能会错把要求老板加薪的邮件发给整个办公室！
“Reply to all”表示你的邮件将发送给每一个收到原始邮件的人。在邮件的地址栏内，“cc”(carbon copy)是指邮件发给你指定的人，而“bcc”是指你可以悄悄地发送邮件而不让其他人知道。b的意思是“blind”（掩藏的）。
如果有人让你“forward”一封邮件，意思是让你通过转发的功能发送邮件，有时简写成“fw”。
2.Use the right greeting（正确使用问候语）
尽管用“Hey”作为写给朋友的开场白没有任何问题，但是最好不要用这种方式给一个潜在的商务伙伴写。另外，使用非常正式的传统开场白“Dear Sir” 已经越来越过时了，最好是写“Dear Mr./ Ms.” 然后接那个人的姓。如果你们在一起工作的话，写他们的名字也没有关系，例如“Dear John”。
3.Keep it short and clear（邮件要简洁明了）
写其他体裁的文章可能需要选用精美的词语和复杂的句法来显示你的聪明才智和英语水平，而写英语邮件你只需用一种清晰且有条理的方式即可。在邮件的第一段清楚地表明你写信的目地并条理清晰，每一段都要有中心句。使用类似“first, second, next, and finally”的词引导读者理解你将表述的每一个新观点，你无需在邮件中包括所有的详细内容。你可以用“If you have any other questions please feel free to contact me（如有问题，请与我联系）”这样的句子结束邮件，让邮件的接收者有更多的机会询问更多的信息。
4.Be polite and tactful（礼貌并得体）
写邮件时，尽量清晰地陈述所写的内容，无论是请求一次工作面试还是进行其他的业务联系，最好不要用象 “I want.”之类的词语表示要求，而“I would like”显得更尊重对方，并且“I am interested in”是提出请求建议或寻求意见的较好选择。