●开具红字专用发票的处理流程
企业需要开具红字专用发票时，应先向税务机关提交申请单，税务机关审核并开具通知单后，企业方可开具红字
专用发票。根据实际业务需要，可以分为购买方申请开具和销售方申请开具两种情况，其处理流程不同，具体如下。
●购买方申请开具
1、开具情况
当出现以下情况时，应由购买方申请开具红字专用发票：
(1) 购买方获得的专用发票认证相符且已进行了抵扣，之后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出；
(2) 购买方获得专用发票后因以下问题无法抵扣时：
①专用发票抵扣联、发票联均无法认证；
②专用发票认证结果为纳税人识别号认证不符；
③专用发票认证结果为专用发票代码、号码认证不符；
④所购货物不属于增值税扣税项目范围。
2、开具流程
购买方申请开具红字专用发票的具体流程如图1-2所示。
图1-2购买方申请开具流程
(1) 购买方提交申请单
若购买方需要申请开具红字专用发票，购买方应向主管税务机关提交申请单。
(2) 购买方税务机关开具通知单
购买方税务机关根据纳税人提交的申请单，审核后通过红字票通知单管理系统开具通知单。
(3) 购买方将通知单交予销售方
购方税务机关开具通知单后，将纸质通知单交给购买方，购买方即可以适当方式将纸质通知单传递给销售方。
(4) 销售方开具红字专用发票
销售方接收到由购买方传递的纸质通知单，根据通知单的内容在开票子系统中开具红字专用发票。
●销售方申请开具
1、开具情况
当出现以下情况时，应由销售方申请开具红字专用发票：
(1) 因开票有误购买方拒收；
(2) 因开票有误等原因尚未交付。
2、开具流程
销售方申请开具红字专用发票的具体流程如图1-3所示。
图1-3销售方申请开具流程

(1) 销售方提交申请单
若销售方需要申请开具红字专用发票，销售方应向主管税务机关提交申请单。
(2) 销售方税务机关开具通知单
销售方税务机关根据纳税人提交的申请单，审核后通过红字票通知单管理系统开具通知单。
(3) 销售方开具红字专用发票
销售方凭取得的通知单内容在开票子系统中开具红字专用发票。
●红字专用发票填开方式
在发票填开界面中，点击“负数”按钮时，新增两个选择菜单，一项为“直接开具”，另一项为“导入红字发票通知
单”，界面如图3-1所示。企业可通过上述这两种方式填开红字专用发票。
图3-1负数发票开具方式
●直接开具方式
操作步骤：
【第一步】在发票填开界面，选择“负数”按钮下的“直接开具”菜单项，系统会弹出通知单编号输入窗口，如图3-2
图3-2通知单编号输入窗口
说明：
1、通知单编号是在税务端红字发票通知单管理系统开具通知单时自动生成，共16位，其编码规则为：第1-6位是主管
税务机关代码，第7-10位是年份月份，第11-15位是通知单顺序号，第16位是校验位。
2、通知单编号必须输入，否则无法开具红字专用发票，且需要输入两遍，输入后以密文显示。若两遍通知单编号输入

如何开增值税发票
不一致或输入的通知单编号不符合编码规则，系统会自动提示“录入错误，请核对通知单编号后准确录入”，此时需
重新正确输入。
3、如果企业仍持有不符合上述编号规则的旧通知单，则在开具红字专用发票时需按下述方式输入16位编号，其规则
为：编号前十位固定为12M569911，后六位为旧通知单编号的末6位（若旧通知单编号超过6位，则取其后6位；若
不足6位则前面填0补齐）。
【第二步】在窗口中输入两遍通知单编号，若通知单编号正确且两遍号码相同则激活“下一步”按钮，继续点击“下一
步”按钮后，系统会弹出销项正数发票代码号码填写、确认窗口，如图3-3所示。
图3-3销项正数发票代码号码填写、确认窗口
【第三步】对于通知单上有对应蓝字专用发票代码、号码的，需填写蓝字专用发票代码、号码，否则，不需要填写蓝字专
用发票代码、号码，直接点击“下一步”按钮，系统根据不同情况显示不同的确
认窗口。
第一种情况：若填写蓝字专用发票代码、号码后，数据库中有对应蓝字发票，则点击“下一步
”按钮后显示出本张负
数发票对应的正数发票票面信息，如图3-4所示。继续点击“确定”按钮，系统进入负数发票填开界面并自动调出票面
信息，如图3-5所示。
图3-4对应的正数发票票面信息

图3-5负数发票填开界面
第二种情况：若填写蓝字专用发票代码、号码后，数据库中无对应蓝字发票，或根据通知单情况无需填写蓝字专
用发票代码、号码时，点击“下一步”按钮后显示如图3-6所示，系统提示“本张发票可以开负数，但在当前发票库没
有到相应信息”。继续点击“确定”，系统进入负数发票填开界面，此时需要手工填写各项信息。其中，备注栏中自
动显示对应的通知单编号。
图3-6数据库中无对应蓝字发票时的确认界面
【第四步】确认发票填开界面上的所有信息正确后，点击“打印”按钮开具红字专用发票。
说明：
1、一张通知单只能对应开具一张红字发票，不能重复使用。如果输入的通知单编号己经开具过红字专用发票，则在输
入通知单编号并点击“下一步”按钮后，系统提示“您输入的红字发票通知单号已经使用过，不能重复使用”。
2、对带有折扣的蓝字发票开具相应红字发票时，若数据库中有蓝字发票信息，则系统会自动调出票面信息并将折扣分
摊反映在对应的商品行中。例如，开具一张带10%折扣的蓝字发票，如图3-7所示，3行商品行均记录的是折扣前原价,
折扣行记录的是对3行商品折扣掉的总金额和税额。当开具对应红字发票时，票面显示如图3-8所示，票面中不再显示
折扣行，而3行商品行均记录的是折扣10%后的单价、金额和税额。
图3-7带折扣的蓝字发票

图3-8带折扣的红字发票
●导入填开方式
对于销售方申请开具红字专用发票的情况，在开具红字专用发票时，可以使用导入红字发票通知单的功能。即销
售方主管税务机关在为其开具红字专用发票通知单时，可以提供通知单电子文件的导出，销售方企业可利用介质拷贝,
通过开票系统中的导入红字发票通知单功能就可以直接导入通知单电子文件并自动生成红字专用发票信息。
操作步骤：
【第一步】在一机多票开票软件V6.13中的发票填幵界面中，选择“负数”按钮下的“导入红字发票通知单”菜单项，
系统会弹出打开文件窗口，如图3-9所示。