一：注意邮件基本规范（有些外企公司邮件超过三次无标题，忘记附件就要受罚的）
1发送和抄送，发送邮件要分清楚收件人和抄送人甚至密送（个人不赞成使用密送，除非对公司外发邮件避免泄露邮件地址），收件人一般应该回复邮件，抄送人起旁听作用可回可不回邮件；
2主题，邮件一定要有主题，而且主题是正文的中心思想的提炼，否则日后查该工作比较费劲；
3)正文，如果邮件正文主要在一个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的是什么的中心思想，避免邮件查看人不知道附件是什么，这对以后邮件的存档查很重要；
4)落款，邮件一定要有落款的姓名，谁写的邮件，因为如果邮件来回几次摞了几楼后就不知道哪一楼是谁的意见（靠看发件人就费劲了）；
5) 邮件要注意存档，最好是几年前的工作邮件都保留下来，每次重装电脑时候注意备份下来；
6）私密尽量不要邮件，财务工资、私密话题，尽量不要用邮件，因为邮件转发很方便（秘书门的经验教训），如果要转发他人的邮件，在增加新的收件人或者抄送人的时候要看看整体内容是不是适合给增加的人查看，如果不适合要做稍微的删除处理，有些邮件内容只适合决策层面看，查看人要分得清不能随便转发。
邮件的好处：
1、存档和转发方便，随时有可被转发，同时发邮件时就要想好可能被转发，适合存档、有稽可查（可以保存几年前的工作历史记录，公司在发展几年后这个历史过程很重要的），可以一对多，回复多对多，即时（我们用的微软的Exchange Server是即发即收，比较快），邮件还不受时间和空间限制，看到回复就行了。
2、邮件适合的工作：指令性及工作结果性工作，上级给下级下达工作指令，可以是给一个下级，也可以是给多个下级，下级完成提交工作结果；协作性、讨论性、决策性工作，需要多个人，邮件的收件人和抄送人都可以同时有多个对象，相关人不用聚集到一个会议室，大
家看到回复自己的意见或者做自己该做的工作就行了，对决策性的，相关人回复完意见，上级最后综合决策就行了，也可以不听相关人的意见，因为上级有决策权，决策完后大家就要按照决策去执行，不能再按照自己的想法单独行事。流程性、项目合作性工作，互联网公司很多工作都要靠跨部门跨岗位职责最后落实下来（所以互联网公司邮件用的好吧），对同一个工作不要另起新的邮件，从这项工作开始到最后结束，相关过程都能看清楚。
3、靠邮件管理工作，邮件设置到OUTLOOK后，OUTLOOK不能关闭，时刻在线，并设置最短时间内发送接收。每个人看到邮件后，根据邮件的不同情况可以选择是什么时间回复合适，但是需要回复的尽量在当天尽早回复，否则会影响其他人的工作。
会议作为邮件的补充：
邮件里无法讨论明白的，有些文字也是无法表达清楚的，就要有讨论会，不要邮件摞了邮件发10层楼了还没解决就要赶紧开讨论会。
发布评论