第一章邮件收发管理及客户端设置的要求第一条对外工作联络应采用@的工作邮箱，除非特殊情况，不能用私人邮箱。
第二条目前大多数的通知、工作安排、工作交流均是通过邮件完成，为了及时处理邮件内容，工作时间应确保每半个小时查收一次邮件；不具备电脑收发邮件的情况下，应通过手机查收，以便及时响应紧急邮件。
第三条为了保存邮件、记录邮件沟通的过程，应通过Outlook或Foxmail客户端软件将邮件保存到电脑上，除非特殊情况，不允许采用web方式收发邮件。
第四条为了提高发件人名称的辨识度，发件人名称应统一为个人的中文姓名。对于Outlook客户端可通过“账户设置”中的“用户信息”修改。对于Foxmail客户端可通过“设置”中的“帐号名称”修改。
第二章邮件格式相关要求
第五条邮件文本格式：对于Outlook客户端，在“设置文本格式”页面选择HTML，对于Foxmail客户端，在“模板设置”中选择HTML 模板。
第六条正文格式要求：标准深蓝、微软雅黑、五号、1.5倍行距。
第七条签名格式要求：中文字体采用标准黑，字体为微软雅黑，五号字，单倍行距。示例如下：
姓名
神华和利时信息技术有限公司综合集成部
电话：010-xxxxxxxx
手机：189-1056-xxxx
邮箱：***************
地址：北京东城区安德路甲61号红都商务中心四层
第三章邮件礼仪相关要求
第八条关于收件人和抄送人
（一）收件人必须对邮件进行处理（保存、反馈意见、回复确认、行动等）；对于评审类的邮件，如收件人无意见，也应有类似“无意见”的反馈。对于通知类的邮件，收件人收到邮件后应及时反馈“收到”字样的信息，以便发件人了解通知到达情况。
（二）默认情况下抄送人可以忽略这个邮件或者不需要及时处理该邮件，抄送人是否处理邮件由抄送人自己决定。
（三）在选择邮件的收件人和抄送人时应考虑其必要性，禁止随意发邮件，将重要的信息淹没到海里邮件中。
第九条关于邮件主题
所有邮件必须有清晰的、言简意赅的主题。主题应便于日后检索邮件、便于收件人从繁多的邮件中通过主题判断是否有必要马上处理这个邮件。
第十条关于邮件正文
（一）邮件正文应明确告知收件人收到这封邮件后的动作：什么时间完成什么事，有哪些参考辅助信息。邮件正文一定要有动词。
（二）要慎用F.Y.I.，FYI向收件人传递的信息是这封邮件的内容供参考，收件人可以不反馈、不用马上处理这封邮件。
（三）对于需要收件人审核的邮件，要在正文的一开始明确收件人在什么时间反馈审核信息，同时可以在下文写一些背景信息等。
（四）对于需要收件人行动的邮件，要在正文的一开始明确收件人什么时间干什么事情，以及一些辅助信息。
（五）为了提高工作效率，邮件正文的行文不应过于繁琐，描述问题要言简意赅，分段落有条理论述，避免一段到底或一句到底。
第十一条关于邮件转发
（一）发件人在转发邮件时一定要在邮件正文中明确转发这个邮件的目的以及对收件人的要求。编写要求同“第十条邮件正文”。
邮件发（二）默认情况下转发邮件的发件人已经按照工作要求和岗位技能对转发的内容进行了初步审核，不要做无任何附加值的二传手。
第十二条邮件是日常工作中不可缺少的沟通工具，但不能完全替代面对面交流和电话交流。对于紧急的、有争议的事项，应首先考虑
面对面交流或电话交流，邮件可作为交流的记录或备忘。如果收件人和发件人通过邮件讨论某一事项，反复两次还未达成一致意见，应立即采取面对面或电话交流，切忌陷入邮件拉锯战。
第四章其他相关要求
第十二条自本规定发布起一周内，请所有员工完成PC客户端和手机客户端的设置，届时将抽查本规定的落实情况。
综合集成部
综合自动化部
2013-8-5
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