Exchange邮箱管理制度
一、目的
为规范XX的邮箱的使用，保证公司的邮箱正常运行，提高邮箱的工作效率。
二、制度适用范围
XX及相关子公司、分公司全体员工。
三、管理部门
信息中心是管理的主要负责部门，做设备维护、账号开通与注销、邮件配置等。
四、XX邮箱环境
公司内部设有exchange独立服务器用户邮件收发，邮件可以24小时收发公司内部和外部邮件。
邮箱容量：每人额定邮箱大小为4G。
邮件附件：每封邮件的附件建议大小为20M以内。
五、邮箱的申请、开通、注销
1、邮件的申请条件
1）人事部OA新员工入职流程已申请
2）员工已正式入职（包含实习员工、试用员工、正式员工）
2、邮箱开通
人事部门OA提交新员工入职流程，流程到达信息部节点，信息部开通邮箱账号。默认账号名称为“名.姓”，如姓名为“张三”，则邮箱账号为“san.zhang”，邮箱地址为“****************”。
3、邮箱注销
1）员工已正式离职
2）OA系统员工提交员工辞职申请流程
辞职申请流程节点到达信息中心后，信息中心运维人员注销邮箱账号。
注：注销邮箱账号前，查看辞职申请流程是否有重要邮件备注需要处理。
六、邮箱的使用
1、使用规范
1）、使用邮箱时，应注意邮箱密码保护，第一次登录邮件后建议修改密码。防止因密码泄露造成丢失或被非法阅读，并应经常更换密码，忘记密码时应及时通知运维人员修改密码。
2）、邮件的问题处理，运维人员将在工作日内接收并处理。
3）、未经公司相关部门同意，不得发布广告或具有广告性质的信息和。4）、未经他人许可，不得登录其他员工邮箱查看或下载邮件内容。
5）、员工开通邮件后，默认加入本部门和大区的邮件通讯组。
6）、员工收到公司发邮件后，严禁全部答复该邮件组，以免给其他人员的工作造成干扰。
7）、每封邮件在对外发送时其附件大小建议20M以内，否则可能无法正常收发邮件。
8）、不要打开一些不知名、或有可疑的邮件，这样有可能造成病毒入侵公司网络，给公司造成直接的
经济损失。
2、收件
邮箱会自动收件，客户端和网页版默认都是实时更新。收信的邮件默认在收件箱中并显示未读标识。收件箱的排序默认是由时间降序。
3、发件
邮件使用前，请设置邮件的签名，签名模板如下：
张三
信息中心
XX省有限责任公司
传真：123-12345678
电话：XXXXXXXXXXX
地址：北京市xx
邮编：123456
网址：www.XX
设置完成后，保存签名，新建会自动添加签名信息到邮件底部。选中收件人或通讯录，会显示公司所有人的邮件地址和姓名，可根据姓名或邮件地址查公司同事。
邮件收件选项：
收件人：接收邮件的同事，要求处理。
抄送：将邮件同时发送给收信人以外的人，只需要知悉邮件内容，不一定需要回复处理。
密件抄送：收件人无法看到你把邮件同时抄送给了谁。
4、删除邮件
删除的邮件在已删除邮件文件夹中，已删除邮件默认保存90天。
5、垃圾邮件
邮件收到异常的发信地址时，在收件箱中可能不到，就会在垃圾邮件中显示。
七、共享邮箱
为处理客户问题，公司设置有相关共享邮箱，共享邮箱可以由组织中几个人分担监控邮箱和回复问题的责任。员工需要添加共享邮箱时，使用电话、企业、短信的方式告知运维人员，运维人员将在工作日内设置共享邮箱在申请人的邮
箱中。邮件发
八、邮件的存档
当邮件容量使用不够时，不提供空间增加。需要使用exchange归档功能，把服务器上的邮件保存到本地即可。具体路径“文件-清理工具-归档”。
九、忘记密码
邮箱密码忘记后，在ISM中提交服务申请，由运维人员将在工作日处理，修改后的密码将告知员工。
十、附则
1、本制度由信息中心负责制定、实施、修改、和解释。
2、邮箱的详细操作《邮箱培训手册》。
信息中心
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