概 要：发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分，文章以《条例》、《办法》等公文法规为依据，阐述公文发文字号的结构、格式要求，分析、纠正常见的病误，并提出了值得研究探讨的建议。
关键词：公文 发文字号 规范要求 病误分析
目前人们习惯上理解的公文可以分为两大类：一是党政机关、企事业单位、众团体在办理公务中形成和使用的通用公文；二是外交、军事等领域使用的专用公文。本文探讨的是第一类。规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分，《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称条例）、《国家行政机关公文处理办法》（以下简称办法）和《国家行政机关公文格式》（以下简称格式）就发文字号的用法、格式、标准都作出了明确的规定，但在实际应用中仍然存在着不少病误，值得探讨。
一、发文字号的规范要求
（一）发文字号的构成要素
《条例》规定：“发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号”；《办法》规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号”。以上两个公文法规阐明了党政机关、企事业单位、众团体正式公文发文字号由三个要素构成：机关代字+年度（份）号+发文顺序号。比如：闽政文〔2009〕28号这个发文字号，三个要素齐全。其中机关代字为“闽政文”，说明公文的制发机关是福建省人民政府；年度（份）号为“2009”，指的是福建省人民政府2009年制发的公文；顺序号为“28”，指的是福建省人民政府2009年制发的第28号文件。
（二）各构成要素的格式要求
1.机关代字。同一单位、同一类公文的机关代字应当统一，如何确定机关代字，虽没有统一规定，但必须注意与名称相近的其他机关相区别，一般不超过6个字。主要有以下几种格式：一是仅有机关名称代字，没有其他附加成份。如：闽委办〔2009〕54号、闽政办〔2009〕3号等。其中闽委办、闽政办就是中共福建省委办公厅、福建省人民政府办公厅的
代称。二是机关名称代字+行文方向代字。如：国发〔2000〕23号，“国”为国务院的代字，“发”表示行文方向为下行文。又如：闽委发〔2006〕21号、闽人发〔2009〕40号等也是如此。三是机关名称代字+内容特征代字。如：闽委干〔2009〕248号，“闽委”是福建省委的代字，而“干”则是文件的内容特征，即干部任免方面的文件。四是机关名称代字+文种代字+字。如：中共中央组织部《关于在党政领导班子后备干部集中调整中加强监督认真治理拉票行为的通知》，其发文字号为组通字〔2009〕23号。五是机关名称代字+字。如：全国妇联办公厅《关于开展“春蕾计划”实施20周年系列活动的通知》，其发文字号为妇厅字[2009]1号。
2、年度（份）号。年代应标全称，用阿拉伯数码标识，括入六角括号“〔〕”内。如：闽委教宣〔2009〕45号。
3、发文顺序号。顺序号用阿拉伯数码标识，顺序号不编虚位（即1不编为01或O01），不加“第”字。但政府机关令、政府机关负责人令，如：国务院令、令、国务院总理令等，其发文字号的结构无机关代字无年号，格式为“第+发文顺序号”。而且，发文顺序号不是按年度编排的，而是在发布命令（令）的政府机关或政府机关负责人的任职届内依次编排流
水号的。此外，党政机关、社会团体、企事业单位编发的通报，其发文字号也通常采用“第+×期”的格式编制。
4、发文字号的标识位置。发文字号属于公文的眉首部分，标识位置一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红反线。如果是上行文需要标识签发人姓名时，则发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；如有多个签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红反线，使红反线与发文字号继续保持为4mm。如果是大文头（由发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文，发文字号居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，发文字号移至红反线下靠右位置。如果采用有版头的格式，发文字号排在版头下方；若无版头，则排在标题下方右侧。命令（令）的发文字号标注在命令（令）的发文机关标识下边缘空2行居中位置；会议纪要的发文字号置于会议纪要标识之下、红反线之上正中间。联合行文只标明主办机关发文字号。 省委办公厅
二、常见的病误分析
第一，搭配虚字。如：《财政部关于人武部修建民兵训练基地征收耕地占用税问题的复函》
（财农税字〔1990〕第45号）、《济宁职业技术学院材料、低值易耗品管理与核算实施办法》（济职院字〔2004〕第42号），对于篇幅要力求简短、语言要遵循精简性、实用性、规范性的行政公文来说，发文字号中的“字”和“第”均是没有什么实际意义的多余字，应该删去，规范化的编制是：财农税〔1990〕45号和济职院〔2004〕42号。
第二，要素颠倒。《条例》、《办法》对发文字号的规定，实质上也明确了机关代字、年份、序号3要素的排列顺序。但个别单位在使用发文字号时，并没有按以上指定顺序排列。如：《关于耕地占用税征收经费问题的通知》（〔94〕财农税字第28号），发文字号不仅年份前移、年号不全，而且“字”、“第”多余，规范的写法是：财农税〔1994〕28号；《国家土地管理局、国家工商行政管理局关于对土地价格评估机构进行登记管理有关问题的通知》（[1995]国土[籍]字第10号），发文字号规范的写法应是：国土〔1995〕10号。
第三，年号不全。这类病误现在很少，早期如：《财政部关于农业特产税征收具体事项的通知》（〔94〕财农税字第7号），这里的“〔94〕”是指1994年度。若经过1个世纪或更长一时间些，就有可能把“〔94〕”理解为公元2094年或2194年，年号不全无疑会给将来查利用文件档案带来很烦。所以，年份号应用阿拉伯数码全称标写〔1994〕。
第四，错用括号。如：×政（2004）6号、×政［2004］12号，这里的年份所用的括号“（）”、“［］”均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕”，如：×政办〔2009〕8号。六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“（）”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。
第五，乱设虚位。如：《关于调整鞍山市最低工资标准的通知》（鞍政发〔2006〕027号），这里的“027号”应改为“27号”；《关于第十七届省农村医学暨乡镇卫生院管理学术会议征文的通知》（浙农卫协字〔2009〕第02号），这里不但“字”、“第”多余，而且乱设虚位，规范的写法应是：浙农卫协〔2009〕2号。
第六，字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用3号仿宋体字。发文字号应该与正文的字体字号相同，而有的字号小于3号、有的用宋体、有的用楷体、也有的用黑体，这些都不符合规范要求。
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