文章需要通过各式各样的发表和传播才能产生作用，而公文的发表和传播则是按照一定规则来运行和传递的。法定公文中行政公文和党务公文的运行更要遵照《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》等规则。
第一节 公文行文规则概述
第一节 公文行文规则概述
写作公文之前，就要确定行文规则。从现实的公文写作及教学情况来看，行文规则往往是人们普遍遇到的一个重要问题。而学习和把握行文规则，则必须首先了解行文关系、行文方向和行文方式。
行文关系
行文关系是机关单位之间的组织关系在公文运行中的的体现。这就必须首先弄清我国社会组织的机关单位。
我国依法成立的社会组织的管理机关可以分为三大类型：
（一）政权机关，包括：
1．立法机关体系：自全国人民代表大会及其常设机构、省市人民代表大会及其常设机构（省级以上立法机关或经全国人民代表大会授权的市级立法机关才有立法权）至乡镇人民代表大会。
行文关系
行文关系是机关单位之间的组织关系在公文运行中的的体现。这就必须首先弄清我国社会组织的机关单位。
我国依法成立的社会组织的管理机关可以分为三大类型：
（一）政权机关，包括：
1．立法机关体系：自全国人民代表大会及其常设机构、省市人民代表大会及其常设机构（省级以上立法机关或经全国人民代表大会授权的市级立法机关才有立法权）至乡镇人民代表大会。
2．行政机关体系：依次是中央人民政府即国务院；省、市（四大直辖市）、区（各自治区和香港特别行政区）政府；市、地区、州（自治州）政府；市（县级市）、区（市辖各区）、县政府；乡、镇政府。
3．司法机关体系：自最高人民法院至乡镇司法机关。
其它政权机关有军事机关体系、政协机关体系等。
（二）团体机关，包括：
中国共产党机关体系，这一机关体系实质上是我国社会的领导权力核心；
中国共产主义青年团机关体系；
全国工会机关体系；
全国妇女联合会机关体系；
其他众性团体，如文联、社会科学联合会等等。
（三）实体机关，包括：事业单位机关，均由国家提供一定的经费，如学校和研究机构等机关；企业单位机关。一般实体机关纵向级别较少。
各级机关都有自己所辖的若干部门。在公文写作中，一定要注意机关和部门的区别。每一社会组织都有管理机构即机关，在机关中又有不同的职能部门。如市政府，应理解为市政府机关，而商业局则应理解为市政府机关所辖的部门之一。同时，相对而言，机关首脑一般称机关领导人，部门首脑一般称部门负责人。还要注
3．司法机关体系：自最高人民法院至乡镇司法机关。
其它政权机关有军事机关体系、政协机关体系等。
（二）团体机关，包括：
中国共产党机关体系，这一机关体系实质上是我国社会的领导权力核心；
中国共产主义青年团机关体系；
全国工会机关体系；
全国妇女联合会机关体系；
其他众性团体，如文联、社会科学联合会等等。
（三）实体机关，包括：事业单位机关，均由国家提供一定的经费，如学校和研究机构等机关；企业单位机关。一般实体机关纵向级别较少。
各级机关都有自己所辖的若干部门。在公文写作中，一定要注意机关和部门的区别。每一社会组织都有管理机构即机关，在机关中又有不同的职能部门。如市政府，应理解为市政府机关，而商业局则应理解为市政府机关所辖的部门之一。同时，相对而言，机关首脑一般称机关领导人，部门首脑一般称部门负责人。还要注
意，在机关之下有各级单位，这些基层单位又会有自己的机关。如市政府机关下设区县及乡镇政府机关。又如总公司机关下设分公司机关。
我国社会组织机关及其部门、单位之间的组织关系和行文关系有以下四种：
一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。如国务院和省政府。机关或部门的上行文报告和请示都是面向上一级的机关或部门。而下行文如决定、通知、批复等都是面向下一级机关或部门。
二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。如某乡政府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是隶属关系。在这一关系之下，上级常用普发性下行公文如命令、通知、意见、会议纪要等，下级也可越级使用上行文（在特殊情况下行文并且必须抄送上一级即直接上级机关部门）。
三是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。其代表性文种是平行文函。有的通知也可以发挥平行性 。
四是非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系，不论是相同级别还是不同级别，都要通过知照性行文如函进行协调，或联合行文共同办理。
行文方向
行文方向是以发文机关为立足点向不同机关运行的去向。大致有四个：
我国社会组织机关及其部门、单位之间的组织关系和行文关系有以下四种：
一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。如国务院和省政府。机关或部门的上行文报告和请示都是面向上一级的机关或部门。而下行文如决定、通知、批复等都是面向下一级机关或部门。
二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。如某乡政府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是隶属关系。在这一关系之下，上级常用普发性下行公文如命令、通知、意见、会议纪要等，下级也可越级使用上行文（在特殊情况下行文并且必须抄送上一级即直接上级机关部门）。
三是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。其代表性文种是平行文函。有的通知也可以发挥平行性 。
四是非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系，不论是相同级别还是不同级别，都要通过知照性行文如函进行协调，或联合行文共同办理。
行文方向
行文方向是以发文机关为立足点向不同机关运行的去向。大致有四个：
上行，指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示，但有的下行文如通知、通报等也可以在一定情况下上行。
下行，指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。
平行，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。
泛行，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。
行文方式
行文方式，指行文的方法和形式。
（一）从行文对象分
逐级行文：向直接的上级或者直接下级行文。
越级行文：越过自己的直接上级或下级行文。
多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文。
普发行文：向所属各机关及其部门、单位一次性行文，主送机关使用泛称。
通行行文：向隶属机关和非隶属机关以及社会体一次性泛向行文。
（二）从发文机关分
单独行文。
下行，指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。
平行，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。
泛行，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。
行文方式
行文方式，指行文的方法和形式。
（一）从行文对象分
逐级行文：向直接的上级或者直接下级行文。
越级行文：越过自己的直接上级或下级行文。
多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文。
普发行文：向所属各机关及其部门、单位一次性行文，主送机关使用泛称。
通行行文：向隶属机关和非隶属机关以及社会体一次性泛向行文。
（二）从发文机关分
单独行文。
联合行文。
（三）从对象主次分
主送。
抄送。
第二节 行政公文行文规则
《国家行政机关公文处理办法》第4章第13条至第23条规定了行政公文的行文规则。《中国共产党机关公文处理条例》第4章第11条至第15条规定了党务公文的行文规则。它们是我国所有公文行文的主要依据。以下主要依据《国家行政机关公文处理办法》第4章第13条至第23条规定的11条规则归纳成为6个方面加以解说。
一、注重效用
《办法》第13条规定：“行文应当确有必要，注重效用。”公文不能随意发出，一定要讲究实效，这才能保证发文机关的权威性。如果公务不大重要，不必用公文反映，那么可以采取电话、谈话等方式办理。不要出现那种“当收发室简单照抄照转”和“一文多发”重复发文的问题。公文要少而精，否则就会出现效率低下的问
（三）从对象主次分
主送。
抄送。
第二节 行政公文行文规则
《国家行政机关公文处理办法》第4章第13条至第23条规定了行政公文的行文规则。《中国共产党机关公文处理条例》第4章第11条至第15条规定了党务公文的行文规则。它们是我国所有公文行文的主要依据。以下主要依据《国家行政机关公文处理办法》第4章第13条至第23条规定的11条规则归纳成为6个方面加以解说。
一、注重效用
《办法》第13条规定：“行文应当确有必要，注重效用。”公文不能随意发出，一定要讲究实效，这才能保证发文机关的权威性。如果公务不大重要，不必用公文反映，那么可以采取电话、谈话等方式办理。不要出现那种“当收发室简单照抄照转”和“一文多发”重复发文的问题。公文要少而精，否则就会出现效率低下的问
题，以致于造成文牍主义，产生官僚主义。
二、行文根据
《办法》第14条规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。”这是基本原则。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》（以下简称《宪法》）所规定的。例如，《宪法》第89条规定了国务院的职权，主要有“根据宪法和法律，规定行政措施，制定行政法规，发布决定和命令”和“批准省、自治区、直辖市的区域划分，批准自治州、县、自治县、市的建置和区域划分”等。又如，《宪法》第107条规定县级以上地方各级人民政府行使的职权是“县级以上地方各级人民政府依照法律规定的权限，管理本行政区域内的经济、教育、科学、文化、卫生、体育事业、城乡建设事业和财政、民政、公安、民族事务、司法行政、监察、计划生育等行政工作，发布决定和命令，任免、培训、考核和奖惩行政工作人员”。行政工作的依据是宪法和法律，公文运行当然更要照此办理。
《宪法》确定中国共产党是领导核心。为加强和改善党的领导，在对社会和国家的管理上，实行党政分开。反映在公文运行上，党和政府的行文不能混淆，党政可以联合行文而不要互相行文。
三、部门行文
《办法》第15条规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办
二、行文根据
《办法》第14条规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。”这是基本原则。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》（以下简称《宪法》）所规定的。例如，《宪法》第89条规定了国务院的职权，主要有“根据宪法和法律，规定行政措施，制定行政法规，发布决定和命令”和“批准省、自治区、直辖市的区域划分，批准自治州、县、自治县、市的建置和区域划分”等。又如，《宪法》第107条规定县级以上地方各级人民政府行使的职权是“县级以上地方各级人民政府依照法律规定的权限，管理本行政区域内的经济、教育、科学、文化、卫生、体育事业、城乡建设事业和财政、民政、公安、民族事务、司法行政、监察、计划生育等行政工作，发布决定和命令，任免、培训、考核和奖惩行政工作人员”。行政工作的依据是宪法和法律，公文运行当然更要照此办理。
《宪法》确定中国共产党是领导核心。为加强和改善党的领导，在对社会和国家的管理上，实行党政分开。反映在公文运行上，党和政府的行文不能混淆，党政可以联合行文而不要互相行文。
三、部门行文
《办法》第15条规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办
公厅（室）外不得对外正式行文。”
其它社会组织以此类推，以机关及其部门和基层单位来表示。
（一）机关各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级基层单位的有关业务部门行文。如市政府的商业局可以向农业局行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向区政府的商业局行文（多以下行文形式）。上下级业务部门之间，虽然没有隶属关系，但有业务指导关系。同样，总公司机关的技术处可以向生产处行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向分公司的技术科行文（多以下行文形式）。
（二）机关各部门向下一级机关行文只能采用函的形式。上级机关的职能部门同下级机关是平级关系，有时向下级机关发函还要得到上级机关的授权，行文时要在正文的开头说明授权的机关或领导人。
（三）部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
部门行文还有以下规定。《办法》第17条：“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”第18条：“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。”
四、联合行文
《办法》第16条规定：“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人
其它社会组织以此类推，以机关及其部门和基层单位来表示。
（一）机关各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级基层单位的有关业务部门行文。如市政府的商业局可以向农业局行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向区政府的商业局行文（多以下行文形式）。上下级业务部门之间，虽然没有隶属关系，但有业务指导关系。同样，总公司机关的技术处可以向生产处行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向分公司的技术科行文（多以下行文形式）。
（二）机关各部门向下一级机关行文只能采用函的形式。上级机关的职能部门同下级机关是平级关系，有时向下级机关发函还要得到上级机关的授权，行文时要在正文的开头说明授权的机关或领导人。
（三）部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
部门行文还有以下规定。《办法》第17条：“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”第18条：“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。”
四、联合行文
《办法》第16条规定：“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人
民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。” 这项规定强调了联合行文的前提是同级。联合行文的机关及部门、单位必须是平级的，还要经过协商并取得一致意见。这就一定要掌握各种社会组织的职权范围和隶属关系。如同一地区的党委就不能和团委联合行文，因为它们的关系是领导与被领导关系。
联合行文在公务中常常是必要的：避免了各自分头行文的不一致问题，增强了行文的权威性和约束力，减少了公文数量。如某省《关于党政机关工作人员参加成人教育有关问题的通知》，由省委组织部、省教委、省人事厅、省财政厅联合下发。这是由于通知的内容涉及到组织、人事、教育及经费开支等方面。联合行文，应将相对应的机关都列为主送机关，以便于共同处理。如上文的主送机关为“各地、市、州、县委，各地区行政公署，各市、州、县人民政府，省委各部委，省级国家机关各委办厅局，各人民团体，各大专院校”。
联合行文一定要协商一致的原则。《办法》第19条规定：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。”对各部门都有关系的问题，如果没有协商一致而各自向下行文，自行其是，就会在更大的范围中出现更为严重的问题。因此，各部门必须在发文之前取得共识，主办单位更要和其它单位主动协商。如果多次协商仍然存在分歧，而问题的解决又不允许再拖延下去，就请示上级协调或者直接处理。如擅自行文，上级有权责令纠正或撤销。
行政公文写作格式五、抄送规则
联合行文在公务中常常是必要的：避免了各自分头行文的不一致问题，增强了行文的权威性和约束力，减少了公文数量。如某省《关于党政机关工作人员参加成人教育有关问题的通知》，由省委组织部、省教委、省人事厅、省财政厅联合下发。这是由于通知的内容涉及到组织、人事、教育及经费开支等方面。联合行文，应将相对应的机关都列为主送机关，以便于共同处理。如上文的主送机关为“各地、市、州、县委，各地区行政公署，各市、州、县人民政府，省委各部委，省级国家机关各委办厅局，各人民团体，各大专院校”。
联合行文一定要协商一致的原则。《办法》第19条规定：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。”对各部门都有关系的问题，如果没有协商一致而各自向下行文，自行其是，就会在更大的范围中出现更为严重的问题。因此，各部门必须在发文之前取得共识，主办单位更要和其它单位主动协商。如果多次协商仍然存在分歧，而问题的解决又不允许再拖延下去，就请示上级协调或者直接处理。如擅自行文，上级有权责令纠正或撤销。
行政公文写作格式五、抄送规则
《办法》第20条规定：“向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”重要行文，往往是在决定、通知和批复等文种中关于重要公务或者重大问题如撤换下级主要领导人、增设重要机构、审批大型项目、进行重要涉外活动的公文。对发文机关和下级机关来说，这就便于上级监督，避免出现重大差错；对上级机关来说，这就便于了解和掌握情况，统一管理。
《办法》第23条还规定：“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。”这样，便于协调工作，防止出现矛盾问题。如某市学校一件公务，既需要直接上级机关的审批，又需要经费支出，这就要将请示主送市教育局，抄送市财政局。而市教育局下发批复批准该项目给这个学校时，要抄送市财政局。
六、请示规则
《办法》第21条规定：“‘请示’应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其他机关。‘报告’不得夹带请示事项。”第22条又规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”
1. 一文一事。
古代就有一文一事的行文制度。一份请示写一件公务，内容
简单，便于上级批复。如果一文多事，就会出现可批可不批、全部批和部分批、快批和缓批的复杂情况。这
《办法》第23条还规定：“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。”这样，便于协调工作，防止出现矛盾问题。如某市学校一件公务，既需要直接上级机关的审批，又需要经费支出，这就要将请示主送市教育局，抄送市财政局。而市教育局下发批复批准该项目给这个学校时，要抄送市财政局。
六、请示规则
《办法》第21条规定：“‘请示’应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其他机关。‘报告’不得夹带请示事项。”第22条又规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”
1. 一文一事。
古代就有一文一事的行文制度。一份请示写一件公务，内容
简单，便于上级批复。如果一文多事，就会出现可批可不批、全部批和部分批、快批和缓批的复杂情况。这
就造成了批复的困难，甚至导致无法批复。
2.只写一个主送机关。
一份请示写一个主送机关，可以得到及时有效的批复。如果写几个，很可能出现没有一个主送机关批复的情况，这是请示的失败；也可能有两个或两个以上的主送机关都批复而意见不一致甚至矛盾的情况。因此，请示只能写一个主送机关。需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。
2.只写一个主送机关。
一份请示写一个主送机关，可以得到及时有效的批复。如果写几个，很可能出现没有一个主送机关批复的情况，这是请示的失败；也可能有两个或两个以上的主送机关都批复而意见不一致甚至矛盾的情况。因此，请示只能写一个主送机关。需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。
3.不得抄送其下级机关。《办法》第21条提出“需要同时送其下级机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关”。我们的理解是，请示尤其不能抄送下级机关。请示事项都是发文机关无权解决的问题，只是意向，不具备行政约束力，上级在批复中可以批准也可以不批准。如果将其抄送下级，容易造成被动和混乱。
4.不直接送领导者个人。如果是领导个人直接交办的事项，在办理过程中可以请示领导人。除此之外，请示不能直接送领导人。这是为了防止官僚主义的产生而制定的。
5.报告中不得夹带请示事项。
按照《办法》规定，上级对下级的报告不作批复。夹带请示事项，只会造成公文处理的混乱。
以上归纳了请示的5项规则。作为行政公文中3个上行文之一的请示，又是唯一向上级要求事项的文种，这就会有明晰周到的规定，便于下级遵守。
还要注意，在《办法》第14条中有这样的规定：“一般不得越级请示和报告。”因特殊情况如发生重大紧急事
4.不直接送领导者个人。如果是领导个人直接交办的事项，在办理过程中可以请示领导人。除此之外，请示不能直接送领导人。这是为了防止官僚主义的产生而制定的。
5.报告中不得夹带请示事项。
按照《办法》规定，上级对下级的报告不作批复。夹带请示事项，只会造成公文处理的混乱。
以上归纳了请示的5项规则。作为行政公文中3个上行文之一的请示，又是唯一向上级要求事项的文种，这就会有明晰周到的规定，便于下级遵守。
还要注意，在《办法》第14条中有这样的规定：“一般不得越级请示和报告。”因特殊情况如发生重大紧急事
项、被直接上级长期搁置而又必须尽快处理等必须越级时，应抄送被越过的直接上级机关。
此外，经批准在报刊上全文发表的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行。报刊上发表的法规都是面向社会通行的不涉密公文，经过上级的批准。下级社会组织应当视为正式公文贯彻执行。
行政公文格式
公文作为社会组织进行管理的书面工具，制订统一严谨、庄重大方、清晰鲜明的格式，既体现了权力机关严肃庄重的精神面貌和严谨周密的工作作风，也便于公文的撰写和处理，从而能够提高管理工作效率，加速实现办公自动化。
第一节 公文格式概述
公文格式是指公文各组成部分的写作要求和标识规则，还包括用纸、装订和文字排列要求。法定公文比起其它公文（运行时往往作为附件而需要行政公文负载）来，更加重视公文格式的统一规范。法定公文是由有关法规所规定的公文，包括行政公文、党务公文等。行政公文，由国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》所规定。党务公文，由《中国共产党机关公文处理条例》所规定。此外，法定公文在格式上都还要按
此外，经批准在报刊上全文发表的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行。报刊上发表的法规都是面向社会通行的不涉密公文，经过上级的批准。下级社会组织应当视为正式公文贯彻执行。
行政公文格式
公文作为社会组织进行管理的书面工具，制订统一严谨、庄重大方、清晰鲜明的格式，既体现了权力机关严肃庄重的精神面貌和严谨周密的工作作风，也便于公文的撰写和处理，从而能够提高管理工作效率，加速实现办公自动化。
第一节 公文格式概述
公文格式是指公文各组成部分的写作要求和标识规则，还包括用纸、装订和文字排列要求。法定公文比起其它公文（运行时往往作为附件而需要行政公文负载）来，更加重视公文格式的统一规范。法定公文是由有关法规所规定的公文，包括行政公文、党务公文等。行政公文，由国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》所规定。党务公文，由《中国共产党机关公文处理条例》所规定。此外，法定公文在格式上都还要按
照《国家行政机关公文格式》来写作，该文件为国务院办公厅秘书局制定,国家质量技术监督局发布于1999年12月27日。
国务院《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第10条至第12条对公文格式作了具体明确的规定。参照其它规则，以下简要介绍。
一、公文用纸、排版与印装
（一）公文用纸幅面及版面尺寸：公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际确定。
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1 mm。
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1 mm。
版心尺寸为：156mm×225 mm（不含页码）。
（二）排版规格、图文颜与印刷装订要求：公文文字从
左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写排版）。
正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
未作特殊说明，公文中的颜均为黑。公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红外，其余部分均为黑。
国务院《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第10条至第12条对公文格式作了具体明确的规定。参照其它规则，以下简要介绍。
一、公文用纸、排版与印装
（一）公文用纸幅面及版面尺寸：公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际确定。
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1 mm。
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1 mm。
版心尺寸为：156mm×225 mm（不含页码）。
（二）排版规格、图文颜与印刷装订要求：公文文字从
左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写排版）。
正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
未作特殊说明，公文中的颜均为黑。公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红外，其余部分均为黑。
制版要求版面干净无底灰，字迹清晰无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑油墨应达到谱所标BL100％，红油墨应达到谱所标Y80％、M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm－5 mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1 mm，四角成900，无毛茬或缺损。
二、行政公文格式
《办法》第3章规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”公文格式简图如下：
......................
置于公文首页红反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
之所以这样划分，是为了叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有其相对的独立性，界限比较明
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑油墨应达到谱所标BL100％，红油墨应达到谱所标Y80％、M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm－5 mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1 mm，四角成900，无毛茬或缺损。
二、行政公文格式
《办法》第3章规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”公文格式简图如下：
......................
置于公文首页红反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
之所以这样划分，是为了叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有其相对的独立性，界限比较明
显。眉首的特点是位置相对固定。掌握了眉首所含各要素位置，就可以设计文件的“红头”部分。
主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，所以称之为“主体”。
版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件，版记还有一个放在正文后还是放在附件之后的问题。因此，版记有必要作为一个单独部分加以叙述。
眉首写作
眉首，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。发文字号之下4MM处印一条红反线与主体隔开。
一、公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如份号“0288”，即表示此份具体文件是该文印发的第288号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。编制份数序号至少应不少于两位，即“1”编为“01”。
主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，所以称之为“主体”。
版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件，版记还有一个放在正文后还是放在附件之后的问题。因此，版记有必要作为一个单独部分加以叙述。
眉首写作
眉首，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。发文字号之下4MM处印一条红反线与主体隔开。
一、公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如份号“0288”，即表示此份具体文件是该文印发的第288号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。编制份数序号至少应不少于两位，即“1”编为“01”。
使用份数序号主要是有密级的公文。其作用是便于机密文件的分发和回收，有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感。一旦出了问题，也便于追查，明确责任归属。如发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。
二、秘密等级和保密期限
秘密等级就是公文内容涉密程度的等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。我国《保密法》将秘密等级分为：绝密、机密、秘密三级。应根据公文内容恰当划分密级，不能过宽或过严。“绝密”是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是国家的秘密，泄露会使国家安全和利益受到严重损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。
如需标识秘密等级，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用★号隔开。如“绝密★1年”。
三、紧急程度
紧急程度，是指送达和办理公文的时限要求。目的是保证公文处理的时效性。紧急公文应当根据紧急程度分
二、秘密等级和保密期限
秘密等级就是公文内容涉密程度的等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。我国《保密法》将秘密等级分为：绝密、机密、秘密三级。应根据公文内容恰当划分密级，不能过宽或过严。“绝密”是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是国家的秘密，泄露会使国家安全和利益受到严重损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。
如需标识秘密等级，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用★号隔开。如“绝密★1年”。
三、紧急程度
紧急程度，是指送达和办理公文的时限要求。目的是保证公文处理的时效性。紧急公文应当根据紧急程度分
别标明“特急”、“急件”，其中电报应标“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
四、发文机关标识
发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“广东省人民政府文件”、“广州市公安局文件”；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”两字。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”2字置于发文机关名称的右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小，行距缩小。
发文机关标识位置有两种。第1种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（即留出天头62mm）,也就是留出25mm（约2行）位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。即使不需要标识这3项要素，也要留出这段空白。第二种仅限于上行文，即对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心为80mm，即要留出55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头117mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于
标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
四、发文机关标识
发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“广东省人民政府文件”、“广州市公安局文件”；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”两字。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”2字置于发文机关名称的右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小，行距缩小。
发文机关标识位置有两种。第1种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（即留出天头62mm）,也就是留出25mm（约2行）位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。即使不需要标识这3项要素，也要留出这段空白。第二种仅限于上行文，即对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心为80mm，即要留出55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头117mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于
或大于22mm×15mm。现行“国务院文件”的字号即是22mm╳15mm。
五、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。其位置在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，不要把“2019”简化为“19”，用六角括号“〔 〕”括入，不要用方括号“[ ]”或半圆括号“（ ）”。序号是发文的流水号，一般都按文件的形式统一编，即是哪一个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字。如“穗府〔2001〕12号”，表示广州市人民政府在2001年度内的第12号文。“粤府办〔2001〕2号”表示广东省人民政府办公厅在2001年度内发的第2号文。
发文字号中的机关代字，要由一定范围内的领导机关，对自己直属机关的单位代字统一编定，以免重复、混乱。编好后要保持稳定。机关代字一般由2个层次组成。第1层次是发文机关代字，第2层次是发文机关主办文件的部门的代字，如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。有的机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有其所代的层次，但尽量以简化为好。
行政机关之间联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。与其他机关联合行文，原则上应使用排
五、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。其位置在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，不要把“2019”简化为“19”，用六角括号“〔 〕”括入，不要用方括号“[ ]”或半圆括号“（ ）”。序号是发文的流水号，一般都按文件的形式统一编，即是哪一个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字。如“穗府〔2001〕12号”，表示广州市人民政府在2001年度内的第12号文。“粤府办〔2001〕2号”表示广东省人民政府办公厅在2001年度内发的第2号文。
发文字号中的机关代字，要由一定范围内的领导机关，对自己直属机关的单位代字统一编定，以免重复、混乱。编好后要保持稳定。机关代字一般由2个层次组成。第1层次是发文机关代字，第2层次是发文机关主办文件的部门的代字，如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。有的机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有其所代的层次，但尽量以简化为好。
行政机关之间联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。与其他机关联合行文，原则上应使用排
列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号的作用是便于分类归档，查及引用。
发文字号的位置在发文机关标识下空2行，发文字号之下4MM印一条与版心同宽的红反线（实际掌握发文字号只要不贴红反线即可）。发文字号应居中排列。
六、签发人
上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。这时，发文字号不要居中。发文字号居左空1字，签发人居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如果有多个签发人，或者有的文件按规定，还需要标注会签人，那么，发文字号应始终放在红反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不下，将红反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人姓名居右空1字的要求不变。发文字号和最后一个签发人与红反线仍保持4mm的距离。
第三节 主体写作
发文字号的位置在发文机关标识下空2行，发文字号之下4MM印一条与版心同宽的红反线（实际掌握发文字号只要不贴红反线即可）。发文字号应居中排列。
六、签发人
上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。这时，发文字号不要居中。发文字号居左空1字，签发人居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如果有多个签发人，或者有的文件按规定，还需要标注会签人，那么，发文字号应始终放在红反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不下，将红反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人姓名居右空1字的要求不变。发文字号和最后一个签发人与红反线仍保持4mm的距离。
第三节 主体写作
主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。主体在红反线之下。
一、标题
按《办法》第10条第6项规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”这就是说公文标题一般由发文机关、事由（即主要内容或发文目的）、文种三部分构成，如《广州市人民政府关于整治东风路的通告》就由三部分构成。这标题明确告诉读者，由广州市人民政府发文，发文的目的是整治东风路。发文机关、事由、文种3项齐全的，我们称完全式标题。有时可根据实际情况省略其中1项或2项，如《关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知》，《中华人民共和国国务院令》和《通告》。这里第1例省略了发文机关；第2例省略了事由；第3例省略发文机关和事由。这类标题我们称之为省略式标题。要注意13种行政公文中大多数标题可省略其中1项或2项，但“议案”、“决定”的标题不能省略。
拟写公文标题，一要选准文种，要根据各种文种适用范围、发文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系选择适于表达公文内容的文种，这也是公文规范的要求。二要准确表述事由。即事由和公文内容要一致，如不一致就是题文不对，这会使读者产生困惑，因此影响公务办理。三是文字要简明。标题文字不要太长，太长了不醒目。文字应简约而明晰，简而不明也是不可取的。如《关于召开治理三乱工作会议的通知》
假如不适当地省略了“治理”2字，就会变成一则错误的标题。
公文标题应在红反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
公文标题通常是“一字式排列”（如例1）。复杂的长标题，要在保持标题词语结构完整的原则下，采用两行（如例2、例3）或多行的排布方式（如例4）。
例1．广州市人民政府关于全市安全生产大检查的通知
例2． ××局关于开展打击
严重犯罪活动的请示
例3． 审计署关于加强
内部审计工作的报告
例4． 转发省对口支援三峡库区工作
领导小组办公室关于对口支援三峡
库区近期工作方案的通知
二、主送机关
主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。位置在标题下空1行，左侧顶格，
公文标题应在红反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
公文标题通常是“一字式排列”（如例1）。复杂的长标题，要在保持标题词语结构完整的原则下，采用两行（如例2、例3）或多行的排布方式（如例4）。
例1．广州市人民政府关于全市安全生产大检查的通知
例2． ××局关于开展打击
严重犯罪活动的请示
例3． 审计署关于加强
内部审计工作的报告
例4． 转发省对口支援三峡库区工作
领导小组办公室关于对口支援三峡
库区近期工作方案的通知
二、主送机关
主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。位置在标题下空1行，左侧顶格，
3号宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关后标全角冒号。
主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
普发性下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“省直属各单位”、“各省、自治区、直辖市人民政府”。
上行文的主送机关一般是1个。议案、请示、批复、函的主送机关只能是1个。公告、通告及部分事项性通知可不写主送机关。
主送机关要注意准确拟写。写哪个主送机关必须根据公文内容与机关职能决定。该写主送机关的决不能漏写，否则公文无法得到及时有效的送达和办理。
三、正文
正文在主送机关名称下1行，每自然段均要左空2字，回行顶格，数字、年份（用阿拉伯数码标识的）均不能回行，数字年份回行极易出现差错，也容易使读者看错。
正文用3号仿宋体字。正文是公文的核心部分。正文包括原由、事项和结尾3部分。
四、附件说明
公文附件是公文正件的附属材料，也即是补充说明正文内容的材料，如图表、名单、规定、被转发的文件等。
主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
普发性下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“省直属各单位”、“各省、自治区、直辖市人民政府”。
上行文的主送机关一般是1个。议案、请示、批复、函的主送机关只能是1个。公告、通告及部分事项性通知可不写主送机关。
主送机关要注意准确拟写。写哪个主送机关必须根据公文内容与机关职能决定。该写主送机关的决不能漏写，否则公文无法得到及时有效的送达和办理。
三、正文
正文在主送机关名称下1行，每自然段均要左空2字，回行顶格，数字、年份（用阿拉伯数码标识的）均不能回行，数字年份回行极易出现差错，也容易使读者看错。
正文用3号仿宋体字。正文是公文的核心部分。正文包括原由、事项和结尾3部分。
四、附件说明
公文附件是公文正件的附属材料，也即是补充说明正文内容的材料，如图表、名单、规定、被转发的文件等。
公文有的有附件，有的没有附件，公文如有附件应注明附件序号和名称，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号应使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××××”），附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。附件放在公文生效标识印章之后。公文附件是公文正文内容组成部分，与公文正文一样具有同等效力。
五、成文日期
成文日期指公文生效的时间。
成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。
成文日期应用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。不能将阿位伯数字与汉字混用。
由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定。
六、公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关
印章或者签署人姓名。
附件如有序号应使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××××”），附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。附件放在公文生效标识印章之后。公文附件是公文正文内容组成部分，与公文正文一样具有同等效力。
五、成文日期
成文日期指公文生效的时间。
成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。
成文日期应用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。不能将阿位伯数字与汉字混用。
由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定。
六、公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关
印章或者签署人姓名。
公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。
一般情况除了会议纪要之外，不加印章视为无效。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文2mm——4mm即一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。印章用红。只能采用同种加盖印章方式，即要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐。两印章互不相交相切，相距不超过3mm。其余要求与一个印章相同。
三个单位联合行文时，为防止出现空白印章，所有行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白印章。
当联合行文需加盖3个以上印章时，印章每排最多排3个。主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下1个印章或者2个印章时，应居中排布。成文日期标识在最后一排印章之下空1行位置，右空2字。同样应保证印章既不相交也不相切，每排印章中心线应对齐。
一般情况除了会议纪要之外，不加印章视为无效。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文2mm——4mm即一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。印章用红。只能采用同种加盖印章方式，即要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐。两印章互不相交相切，相距不超过3mm。其余要求与一个印章相同。
三个单位联合行文时，为防止出现空白印章，所有行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白印章。
当联合行文需加盖3个以上印章时，印章每排最多排3个。主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下1个印章或者2个印章时，应居中排布。成文日期标识在最后一排印章之下空1行位置，右空2字。同样应保证印章既不相交也不相切，每排印章中心线应对齐。
特殊情况说明：
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
七、附注
公文需说明其它事项时用附注。
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期和印章之下、版记之上。
附注一般是对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文内容做出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。
八、附件
第四节 版记写作
版记部分由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期组成。
一、主题词
主题词，是用于揭示公文内容便于公文检索查询的规范词语。主题词的主要作用是方便电脑存储和检索文件。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
七、附注
公文需说明其它事项时用附注。
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期和印章之下、版记之上。
附注一般是对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文内容做出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。
八、附件
第四节 版记写作
版记部分由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期组成。
一、主题词
主题词，是用于揭示公文内容便于公文检索查询的规范词语。主题词的主要作用是方便电脑存储和检索文件。
主题词用3号黑体字，居左项格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
上行文按上级机关要求标注主题词。应坚持“谁办文，谁标引”的原则，词目选择要使用主题词表。公文主题词表通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。
二、抄送机关
抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。其位置在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标“抄送”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
三、印发机关和印发日期
印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。一般是机关的办公室（厅）或秘书科（处）。
印发机关和印发日期位于抄送机关之下，（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
四、版记的位置及版记中的反线
版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
版记中各要素之下均应加一条反线，宽度同版心。
公文格式还有其他一些项目，下面仅举出2个。
（一）页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放1条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
（二）公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的右下角，双页码置于表的左下角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封3、封4（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封3前，不应贴在文件最后一页（封4）上。
版记中各要素之下均应加一条反线，宽度同版心。
公文格式还有其他一些项目，下面仅举出2个。
（一）页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放1条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
（二）公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的右下角，双页码置于表的左下角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封3、封4（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封3前，不应贴在文件最后一页（封4）上。
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