一、行政公文的概念和特点
（一）行政公文的概念
公文是在党政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（二）行政公文的特点
一是法定的作者
行政公文是由法定的作者拟制和发布的。所谓法定的作者，指的是依据法律和有关规定成立的能够行使职能的组织或单位。有的行政公文以国家领导人或机关首长的名义发布，这并不代表个人，而仅仅是制发机关领导人行使自己职权的一种表现，行政公文所反映的也应是领导人所在机关或组织的集体意图。
二是严格的政策性
行政公文的政策性是由其反映的内容决定的。国家制定的一系列政策、法律法规都是以行政公文的形式下达，而国家各级行政机关、团体、企事业单位都负有传达、贯彻、执行的责任。各级行政机关、团体、企事业单位行文时，必须与国家的方针政策相一致，以严格保证国家各项政策的贯彻落实。
三是法定的权威性
行政公文是由行政机关、团体、企事业单位及其领导人，为了特定的目的而制作和颁发的，其法定的权威性主要体现在：一是国家政权赋予发文机关或单位法定的地位和职权；二是国家从法律和行政措施上对行政公文的权威性给予可靠的保证，要求受文者的思想、行为受到文件的约束、规范，做到令行禁止；三是行政公文的内容的合法性，能够代表着最广大人民众的根本利益。
四是体式的规范性
行政公文是具有规定体式的公务文书，有严格的规范性。这种规范性是公文的
权威性和法定性的具体体现，也是公文处理的客观需要。如国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中就规定了统一的公文名称和体式。国家技术监督局于2000年9月发布了《国家行政机关公文格式》（9704—1999）的国家标准。该标准进一步指出：“本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。其他机关公文可参照执行。”行政公文写作必须严格按照这两个文件的规定执行。
二、行政公文的种类
（一）按照行文关系和行文方向分类
1、上行文，指下级机关向所属上级机关呈送的公文。如报告、请示等。
2、平行文，指平行机关或不相隶属的机关送交的公文。如函等。
3、下行文，指上级机关向所属下级机关的发文。如决定、公告、通告、通报、批复等。
通知在不同情况下属于平行文或下行文。会议纪要在不同场合分属下行文和上行文。函一般属平行文，但有时也属上行文（如请示较小事情的函），有时也属下行文（如答复下级机关询问的函）。行政公文写作格式
（二）按照保密程度分类
可以分为绝密文件、机密文件、秘密文件。
（三）按照紧急程度分类
可分为“特急”、“急件”两类。
（四）按照具体职能分类
1、法规性公文，是用来颁布法令、法律或对有关问题作出规定的公文。
2、指挥性公文，是直接体现上级机关的决策意图，对有关事项的处理、有关工作的进行起着指令或指导作用的公文。
3、报请性公文，是下级机关用来向上级机关汇报、请示工作的公文，这类公文是上行文。
4、知照性公文，是向有关方面告知情况、关照事项的公文。这类公文既有下行文，也有平行文。
5、联系性公文，是用于各部门之间联系工作的公文。这类公文主要有函等。
6、实录性公文，主要是指真实地记录会议情况和议定事项的公文，会议纪要就是这类公文。
此外，行政公文的分类还有一些，这里不一一列举。
三、行政公文的要素和格式
按国家技术监督局2000年9月发布的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）规定，组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
（一）眉首部分
眉首部分又称文头部分在行政机关公文首页，置于红反线以上的各要素统称眉首。眉首部分通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。
（二）主体部分
主体部分又称行文部分，这一部分是指红反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素的统称。主体部分由公文标
题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素组成。
1、标题
公文标题一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。它位于公文首页红反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
公文标题除法规、规章名称等可加书名号外，一般不用标点符号。
在撰写公文标题时，发文机关名称要写全称或规范化简称，如果文件首页有发文机关标识，其标题可省略发文机关名称。事由是标题的主题部分，应准确、简炼地概括公文的主要内容。文种是公文的种类名称，用以概括揭示公文的性质与制发的目的。
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公文的标题通常有四种形式：
一是发文机关名称、事由、文种三个要素全部具备的公文标题。
二是事由和文种两个要素构成的公文标题。
三是发文机关名称和公文文种两个要素构成的公文标题。
四是只标明文种的公文标题。
2、主送机关
主送机关是负有公文主要处理责任的受文机关。主送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。
上行文一般只写一个主送机关，如需要同时报送另一上级机关，可用抄送形式。下行文可以有若干机关。有些公文，如周知性公文可以省略此项。
主送机关的书写位置是：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。
3、正文
正文是公文的核心部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图。
正文的结构一般由开头、主体和结尾三部分组成。开头部分用简洁的语言写明发文的依据、目的或原因等。主体部分是
正文的核心，主要写明公文的内容或事项，做到重点突出，意见具体、明确，叙述有条理。结尾部分根据文种和行文关系的不同有不同的写法。这一部分后面将结合具体文例加以介绍。
公文正文的书写位置是：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
4、附件
附件是公文的附属材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是实物如照片、图表等，应当注明所附材料的名称，件数。附件是为了避免正文过长的内容隔裂而
附，对正文起说明、注释、补充、证明和参考作用。有的公文，附件是文件的主体内容，正文仅起批准、发布和按语的作用。许多法规性文件就是这样。
公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.****”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
5、成文日期
公文成文日期一般以机关负责人签发的日期为准；法规、规章类公文以依法批准的时间为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。
成文日期要用汉字标注，并将年、月、日标全，“零”写为“O”。
6、公文生效标识
公章是公文生效的标志。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2～4㎜，端正、居中下压成文时间，印章用红。
7、附注
附注是指需要附加说明的事项。如需解释的名词术语，或者是公文发送范围和阅读、传达对象等。
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
（三）版记部分
版记部分又称文尾部分，通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素组成。
四、公文的印装规格
国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999），不仅对公文的构成要素及格式作出了明确规定，而且对公文
的印装规格也有详细说明。
（一）公文用纸的规格
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