行政公文格式指行政公文各组成要素在载体（主要是纸张）上排列的规定及行政公文的外观形式，其内容包括行政公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
行政公文格式在行政公文制发实践中逐渐形成并不断得到规范。行政公文之所以要有规范的格式，是为了保证公文的完整、准确、庄重、有效、合法，便于公文处理，为立卷、归档提供方便，为办公自动化奠定基础，有利于提高办文效率，进而提高工作效率。行政公文具有规范的格式是行政公文权威性和约束力在形式上的具体表现。
由中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局共同起草，国家质量技术监督局于1999年12月27日批准，2000年1月1日实施的《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）（以下简称《国标》）及《办法》对行政公文格式作了严格规定。本节主要依据《国标》和《办法》，结合约定俗成的惯用格式对行政公文格式作详细介绍。
一、行政公文一般格式(文件式格式)
（一）用纸规格
1、公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，纸张白度为85%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5~9.5。
“纸张定量为60g/m2~80g/m2”，这一规定综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。定量过低，纸的质量差，与公文的地位不相符；定量过高，又太奢华。“纸张白度为85%~90%”，白度过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄重；白度过高，反光度太大，看上去晃眼，很不舒适。“横向耐折度≥15次”是为了保证公文纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需在较多的层次传阅，若纸张过脆，容易破碎，使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。“不透明度≥行政公文写作格式85%”是为了保证公文不使用透明度过高的纸张，若透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量差，影响公文的阅示传看。“pH值为7.5~9.5”是根据国家档案局制定的行业标准DA/T11-1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。此行业标准规定，存档时间在200年以上的一般耐久纸，其用纸的pH值应为7.5~9.5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要，《国标》对这项指标作了如此规定。若pH值过低，保存时间不长便开始泛黄，不利于公文长期保存。
2、用纸幅面尺寸
《办法》和《国标》规定，公文用纸采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，各裁边允许误差为±3mm。张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。
长期以来，我国公文用纸一直沿用16开型，16开型纸不仅承载的信息量小，且本身无统一规格，有260mm×184mm、264mm×187mm、265mm×185mm等，还有用B5型纸与16开型纸混用的。纸张大小不统一，使公文质量受到影响，也极不严肃。
A4型纸不仅承载的信息量大，而且大小适中，让使用者感觉比较舒适。其实，国际标准化组织（ISO）早在1975年就制定了书写纸（即日常办公用纸）的规格标准，即ISO 262：1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型（210mm×297mm）。我国行政公文用纸采用A4型纸做到了与国际标准接轨，便于同各国政府或国际组织进行公文交往。
3、公文用纸版面尺寸
天头(上白边)：37mm±1mm；地脚（下白边）：35 mm±1 mm；订口(左白边)：28mm±1mm；翻口（右白边）：26mm±1mm；版心(图文区)：156mm×225mm(不含页码)。见图2-1。
(二)排版和印装格式
1、排版规格
公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
标识公文中横向距离的长度单位为“字”，一个字指一个汉字所占空间；标识公文中纵向距离的长度单位为“行”，以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。
公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页（包括印有版记的那一页）不标识页码。
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。这样放置便于阅读连续编排的表格，避免阅读时反复颠倒。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，为避免表格脱落，封三（文件倒数第二页）、封四（文件最后一页）（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在封四上，封四标识版记。
公文中其他组成要素的标识位置、字体、字号等排版格式将在下文详细说明。
2、印制装订要求
为保证公文的印制和装订质量，使公文美观、完整，《国标》对公文的制版、印刷和装订提出了明确要求。
制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑油墨应达到谱所标BL100%，红油墨应达到谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
装订要求：公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。
（三）公文中各要素标识规则
《办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、
标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”。《国标》将这些要素划分为眉首、主体、版记三部分。
1、眉首
置于公文首页红反线以上的各要素（含红反线）统称眉首。眉首又称文件头，即文头部分，位于公文首页上部，约占首页1/3至2/5，套红印刷。眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红反线等要素。
（1）公文份数序号：简称“份号”，它是将同一公文印制若干份时每份公文的顺序编号，编份号的目的是掌握每一份公文的去向，便于在登记、分发、清退、存档和销毁时对号核查。“绝密”、“机密”级公文应当标明份号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编份号，如国务院文件都编有份号。
标识方法：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。份号可以编虚位，一般根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”可编为“01”，如果单编“1”，会使人以为是误印上去的。阿拉伯数码前不能加“编号：”、“NO：”、“份号：”、“序号：”等字样。
（2）秘密等级和保密期限：秘密等级简称“密级”，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。保密期
限是对公文密级的时效加以规定的说明，国家保密局《国家秘密保密期限的规定》第三条规定：“国家秘密的保密期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在1年及1年以上的，以年计；保密期限在1年以内的，以月计”。
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如果公文制发单位能够确定具体的保密期限，需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级的两字间不空1字，以使该字段不致过长。如：秘密★6个月、机密★1年、绝密★长期。只标秘密等级，不标保密期限时，保密期限按《国家秘密保密期限的规定》中规定的上限执行。
（3）紧急程度：紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
（4）发文机关标识：俗称“文件名称”、“公文名称”、“红头”。发文机关标识一般由发文机关全称或规范化简
称后加“文件”组成；一些特定的公文其发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加文种组成，如国务院就有“国务院任免通知”红头形式，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。
在文件式格式中，发文机关标识的位置有两种。第一种适用于平行文和下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（距上页边62mm±1 mm），见图2-2。第二种适用于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm（距上页边117mm±1 mm），即要留出80 mm-25 mm=55 mm的空白供上级机关批示文件用，见图2-3。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红标识。小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分，不太适于标识文件名称。发文机关标识的字号以醒目美观为原则酌定，除国务院文件外，高×宽一般应小于22mm×15mm，因现行“国务院文件”的字号即是22mm×15mm，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位，具体字号可根据机关名称字数多少来定。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按党、政、军、的顺序排列。党政联合行文也可只标识党的机关版头。如联合行文机关过多，可以缩小发文机关字号、行间距，保证公文首页显示正文。
（5）发文字号：发文字号是发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代号，其作用是便于文件管理，利于文件的收发、登记、归档、统计、查和引用等。一份公文只有一个发文字号，联合行文时只标主办机关的发文字号。
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
机关代字一般由两个或两个以上层次组成。常见的层次有四个：第一个层次是发文机关代字，如“国发〔2004〕1号”中的“国”代国务院，“国办函〔2001〕1号”中的“国办”代国务院办公厅。第二个层次是发文机关主办文件的部门代字。例如，以铁道部名义行文时，机关代字“铁财”中的“铁”代发文机关“铁道部”，“财”代主办这份文件的财务部门。第三个层次是发文机关职能代字，如“×人干”中的“干”一般代表干部工作。第四个层次是标明发文形式或行文方向的习惯用字。如“国发”中“发”有下发的意思，用于层次较高的机关下发文件，低层机关不可随意使用。“国办函”中“函”代表发文形式，用于平行文，“函”不能理解为是文种的代称。“字”有文件类别的意思，如“×政字”、“×党字”分别标明行政类文件和党务类文件。“字”既不能代发文机关，也不能标明发文形式或行文方向，用在机关代字中如同衬字，无实在意义，不用则更为简明。确定机关代字时应注意：机关代字应能反映发文机关的本质属性，要选取机关名称中最具代表性的字，以避免与其他机关代字雷同，如“京政”是北京市人民政府的代字；同一类机关、同一类公文的代字应统一，不能有几种写法。
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