公文格式及行文规则
公文格式及行文规则
一、公文格式
作为一种特定体式的文体，公文在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。正因为如此，规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且也有利于提高工作效率，保证政令畅通。2000年8月份，国务院在广泛征求意见和不断修改的基础上，发布了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》），并规定从 2001年 1月 l日起施行。
《办法》规定，公文中的要素主要为：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。按照国家质量技术监督局1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》，公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。下面结合中共中央办公厅1996年发布的《中国共产党机关公文处理条例》，对公文各要素和标识作一简单介绍。
(一)、眉首部分
位于公文首页红反线以上，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。
主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。
1．公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
2.秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分?秘密?、?机密?、?绝密?三级。《办法》规定，涉及国家秘密的公文
应当标明密级和保密期限，?绝密?、?机密?级公文还应当标明份数序号，?秘密?、?机密?、?绝密?公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用?★?隔开。
3．紧急程度。急件公文分为?特急?、?急件?两种。其中，电报应当分别标识?特提?、?特急?、?加急?、?平急?。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
4．发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和?文件?二字组成，如?〓〓省人民政府文件?等。对一些特定公文可只标识发文机关名称。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位臵是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm处，留出的空白供上级机关批示文件使用。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红标识。字号一般应小于22mmX 15m。。联合行文时，主办机关名称排列在前，?文件?二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。
5．发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如?〓政发“1999”82号?，?〓政发?指发文机关代字，?“1999”?指年份，? 82号?指发文序号。整个意思就是〓〓省人民政府在1999年所发的第82号文件。标识位臵在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号?“”?括入；序号不编虚位，即不编为001，不加?第?字。【见示例1】6．签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号
右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红反线，使红反线与发文字号继续保持为4mm。
(二)主体部分
臵于红反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；
主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。
1．公文标题
标识在红反线下空二行字的位臵居中对称标识。如标题字数太多可分一行、二行、或三行标识。采用字体字号为2号小标宋体。
标题标识一般要包括三要素，即发文机关名称、事由、文种三部份内容。如《××省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》其中，发文机关名称除?请示?文种需严格标识外，其他文种有时可省略。发文机关名称标识时要用全称或规范化简称。
事由应把公文的主题内容高度概括成简明扼要的一段话，说明全文要点。
文种则按新《办法》规定的13种文件选用标识。
标识标题时除要注意美观、对称外，还要注意标题中的用词和引用书名、人名、数字等不要分离。标题中除引用书名号或政治术语要加引号外，一般不用标注标点符号。
2．主送机关
也就是受文办理机关。要标识机关的全称或规范化简称。
上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可
以用抄送形式；
下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如?各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门：?等。
标识位臵在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。
3．公文正文
是公文的主体和核心内容。正文在主送机关下一行字左侧空二个字标识。正文要求文字简练、明了，用词正确、概括，每自然段开始左侧空二个字书写。
正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位全采用公制计量单位。但在标识词语中的序数词时，其数字标识仍采用中文大写。如?七上八下?、?五颜六?等词。
内容较多时，分层序码的规范顺序是：?一?、?（一）?、?1、?、?（1）?、??。
4．附件
是附属于公文正文之后的文字材料，是公文的重要组成部分。如有附件，应在正文之后、成文时间（落款）之前注明附件顺序和名称。
标识位臵在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。
附件如有序号，使用阿拉伯数码，如?附件：1〓〓〓〓〓〓、?。附件名称后不加标点符号。
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