规范收文处理，提高公文运转速度
一．有效的收文处理的内涵和重要性
收文处理是公文处理中不可缺少的组成部分，也是行政单位工作的重要内容。所谓的收文处理，指的是指对收到的各级公文根据规范程序和规定要求进行的一系列规范有序、相互关联的文书处理过程，主要涵盖了签收、登记、拟办、批办、催办、注结、反馈、归档等方面。同时收文处理的有效程度直接与行政机关的工作效率和外在形象相关联，所以规范收文处理、提高公文运转速度是各行政部门必须重视的工作内容。由此可见，有效地收文处理具有一定的重要意义。
第一，有效规范的收文处理可以及时获得有价值的工作信息。公文是行政信息传递的重要载体，而收文是行政部门获得工作信息的主要方式。行政机关人员通过对各级公文阅读和筛选，为上级领导者提供及时有效的行政信息。同样的，领导人通过对收到各级机关传达的公文进行阅读和处理，从而做出正确客观的决策和有效地管理整个行政机关。
第二，有效规范的收文处理可以提高公文运转速度。收文处理的主要作用之一即是减少公文运转时间，提高公文运转速度。什么是公文运转的周期？就是指公文在处理过程中由收文到处理所消耗的工作时间总量。要提高公文运转速度，必须简化收文处理程序，及时传递公文信息，减少公文滞留时间。
第三，有效规范的收文处理可以保证公文处理的质量。公文的质量是衡量行政机关公文处理的综合标准之一。要保证公文的总体质量，必须保证公文处理的各个环节都达到质量审核标准，这样才能保证公文总体质量达到最大化，从而使公文更有效、更完善的发布实施，提高行政机关的工作效率。
二．收文处理存在的问题
最近几年来，各级行政机关在收文处理过程中能够严格执行国务院和省政府发布的关于收文处理的相关规定，收文处理的速度和质量有了显著地提高，有效地推动了以文辅政的发展。但是，在收文处理工作中仍然存在一些普遍的问题，影响了行政机关工作的效率和水平，甚至损害了行政机关的形象，为行政机关带来了一定程度的负面影响。
1.收文处理无效、不及时
在收文处理过程中，有的签收公文时未在规定时限内核实公文数量、编号和未检查装封是否破损；有的登记公文时漏记错记公文编号和数量；有的不能给出有效的拟办意见；有的不能保证公文的分办和传阅时间；有的未能准政策根据或未能依照实际情况给出办理意见，导致公文运转程序紊乱，出现了误时和误事的现象，从而导致了上级领导者研究决策或下级部门贯彻实施的时间过少，影响了公文的执行效力。
2.收文处理程序不严格规范
目前收文处理程序不规范是收文处理最普遍的问题。有的机关公文多头管理，不能达到“一个关口”管理的目标；有的不根据职权范围和隶属关系越级报文，将公文直接抄送给领导者；有的不依据程序登记签发文件或者签发不完整到位；有的上级行政机关向下一级下达不应该下达的公文，导致收文处理程序紊乱，影响公文处理的效率和时效性。
3.公文格式使用和语句表述不正确
语句表述不正确问题的主要表现是公文用词不恰当，语句前后矛盾或者因公文校对不认真造成的错字漏字的现象，使得公文表述的意思不清楚准确甚至完全相反，影响领导者做出正确的决策。最常见的公文格式使用不恰当体现在文种选择不恰当，“函”、“报告”、“请示”等文种使用范围模糊不清或者是公文的主要要素标注不完整及使用不恰当，从而影响了收文处理。
三．如何有效地规范收文处理，提高公文运转速度？
针对当下收文处理存在的问题，我们应当做出怎样的改变有效地规范收文处理，提高公文运转速度？只有利用科学的管理方法，改正传统的不良习惯，规范细节，确保公文流转及时、安全、准确、保密。进一步加强管理、提高质量，这样才能保证政令畅通，才能确保决策的正确性。
1.增强对收文处理程序的了解程度。各行政部门可以通过组织学习公文处理方法程序，加强工作人员理解各级行政部门的相关工作原则、文件审核、处理程序及审签程序，形成一套适合本行政单位的收文处理程序，提高工作效率和质量。
2.注重工作人员的责任心。各部门应当注重工作人员的责任态度，帮助工作人员树立“公文处理无小事”的思想观念，同时形成严要求、高标准、准确及时地办理每件公文的态度，从而更有效率和质量低进行收文处理。
行政公文写作格式3.加强行政工作人员对收文处理时效的明确。公文处理需及时，误时就会误事。行政公文只有及时恰当处理，才能提高公文的发挥效用。所以行政工作人员要准确、及时地处理每件公文，达到件件有结果、事事有着落的要求。
4.严格要求公文格式和提高公文写作质量。行政工作人员应认真贯彻国家发布的行政机关收文处理通知，规范公文撰写格式。行政工作人员应知晓公文一般按照眉首、主体和版记的格式撰写，了解拟文正文为仿宋—GB2312小三号字体、行距30磅的格式，同时应当知道各部门的简称，如办公室简称“办”、人才处简称“才”等公文撰写要求。另外，行政工作人员应当加强对国家政治和相关政策的理解，撰写传阅一些公文时应当抓住重点，体会领导者的意图，明确公文主旨，对于一些模糊不清的问题主动向领导请示，从而获得相关的解决方法，提高公文的质量，减少收文处理是一些不必要的问题。