项目复盘的12条秘诀
1召集会议税负率的计算
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项目复盘时需要召集一个会议,最好是面对面的会议,最好是在项目结束时快速的召集会议,时间太长了人们容易遗忘和被其他事情冲淡,原来的事情变得模糊了,会议要选择贴近项目的项目现场来作为复盘会议的地点,更让人能够回忆起当时的情景,还要注意会议时间,至少要保证每个人20分钟以上的发言,也要避免人员被中途各种事情打断扰乱。最后是要准备好会议的辅助工具,例如,便利贴、记事本、彩笔、纸张和相关的材料等。
2邀请合适的人
要邀请合适的人员参加,项目团队全体成员必须参加,项目的用户、发起人及影响人也可以邀请参加,高层领导参加与否根据项目的情况来决定,好的一方面是有助于提高各个相关方的重视程度,但是也会出现会议气氛过于紧张,有些成员不敢发言和表达。
3任命联络人
要保证项目复盘的各项工作顺利推进,需要指定一名独立的联络人或者引导师,这个人最好是和这个项目不大的第三方人员,联络人或引导人的核心职责是引导大家讨论,开好项目复盘会,他不必熟悉讨论的内容,也不必是项目业务方面的专家。
4重温项目的目标和交付成果
项目复盘需要从最初的目标开始,询问“我们预期的目标是什么”以及“我们真正取得的成果是什么”,引导人或者联络人问参与者“你们是否达到了预期目标”,还可以按照项目的关键成功因素和关键绩效指标,逐个了解项目是否实现了预期目标,是否让用户或客户满意,还可以包括项目的工期,成本和质量等等。
5重温项目的计划或过程
引导人可以和项目小组成员一起,画出项目实际的流程图,同时确定出各个阶段的核心任务、关键步骤和决策点。用这种方法,可以发现项目那些部分达到了预期,那些部分延迟了,那些部分提前了,那些完成的效率很高,那些拖拖拉拉,那些部分小组成员不太清楚,那些需求对目标支撑最大等等。
6询问“什么做得很成功”
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永远从做的最好的地方开始!我们应该尽可能积累好的实践方法,并尽量避免错误。引导人可以询问:在向目标迈进的过程中,我们取得成功的有那几步?项目中真正做的很棒的是那些地方?多问几个为什么会让你到问题的根源。
7分析成功的原因,并将结论转换成对将来工作的建议
延喜攻略秉承客观公正、实事求是的原则,排除感情彩,出成功的原因,总结出重要、可以重复使用的经验和建议。这些经验和建议必须基于大家公认的事实。这个阶段最要采取团队对话的方式,让大家畅所欲言,已开放的心态,自由地探讨,不压制任何人不同的生意,并将冲突引导为富有建设性的,创造性的对话,逐渐达成共识。
8询问哪些可以做的更好
没有完美的项目,及时取得了全面成功的项目也有可以改进的空间,因此接下来要围绕着哪些地方可以做的更好,哪些过程是次优的,还有哪些银行或者缺陷等问题,展开讨论。
9出困难和改进建议
项目复盘应放眼未来,不要纠缠于过去的错误。但是出绊脚石和容易犯的错误,以便将来不再犯类似的错误,也非常重要。
可以尝试问如下问题,有助于出改进建议:
在当时给定的信息和知识条件下,我们能做得更好吗?
在现在的信息和知识条件下,我们怎样把这些项目做得不一样,以保证获得更大的成功?
根据你现在的经验,你对将来这类项目的小组成员有什么建议?
如果下次仍有机会做类似的项目,你会在哪些方面采取不同的做法。以便做得更好?
10确保没有遗漏,每个人都畅所欲言
你不能让任何人在离开会场的时候,觉得有些事情还没有说清楚,或者在即有价值的意见没有被重视。可以利用打分或让大家评价的方式来确认是否有遗漏的事项,你可以问大家,你现在想一想,你对这个项目的满意程度如何,如果10分满分,你打多少分?如果有
人打了不到10分,你可以问你觉得怎样才能达到十分呢?
侯耀华三胞胎外甥女11询问接下来做什么?
项目复盘只有付诸应用才能发挥其价值,如果与会者或者是项目团队未来再做一个类似的项目,那么可以从中思考看看刚刚总结出来的教训经验能够对其有帮助,帮助对项目计划、方法协作等有优化。
择天记演员表12整理并分发会议纪要
一个结构清晰、简明扼要但保持完整性的会议记录,是非常重要的,另外需要和与会者沟通,确保记录和大家认可的是一致的,没有误解也没有遗漏。统一之后,将最终的文件分享给大家,共享给可能从中受益的人,形成公司的组织过程资产。