一、正文格式：
称谓+礼貌用语
（例如：XXX ，您好！ XXX经理/先生/女士，您好！
如为发公告：各位同事 ， 大家好等
二、内容：
1.字体，宋体；
2.字号：小号；
3.颜：黑、个别重点处可加黑
4.全文字体字号需统一
三、个人签名档
1.个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、（电话分机、传真、Email）
2.如工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、、及个人手机号、QQ、MSN号码等）
（例如：XXX
XX部/人事主管
江苏天创物业服务有限公司（XXXX服务处）
地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX，邮编：0000000
Tel：XXXXXXXX-XXXX Fax: XXXXXXXX_XXXX
Email:XXXXXX@XXXX )
的格式
3、签名档字体：宋体，字号：特小，颜：黑
四、邮件语言文字规范
1.语言表达清楚、简练、不能有歧义；
2.规范用语，尽量少用口头语；
3.段落分明、清晰；
4.文件，表格……大段内容，需添加附件
五、邮件发送规范
1.邮件主题必须明确清楚、文字尽量简练，让收件人了解邮件主要内容，不能有歧义。
六、结尾客套语
例如：Sincerely
Best regards
祝您顺利！祝工作顺利！等
节日前夕可变更为相应的节日祝福语
七、邮件发送
1.邮件内容需要注意保密性，明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员
2.明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分。主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容人员。
3.转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。
4.邮件发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不得发。
5.回复发邮件时，只需回复给发件人或少数几个人，不要发回复
6.邮件发送前，检查一遍，确认无误后发送。
八、其他注意事项
1.不在公司里发和政治、性、宗教相关的邮件
2.工作时间勿发与工作内容无关邮件
九、邮箱需设置成自动回复状态。
1、登录邮箱后，在邮件管理中进行设置
回复内容例如：“您好：
您的邮件已收到，我会在第一时间处理及回复。谢谢！”