秘书学案例分析1
1.充分的发挥自己的主观能动性
有用案例
这天下午上班不久，市工商银行的李行长打 来张总，张总恰巧去市政府汇报工作了，秘书于雪接了 。李行长是张总的研究生班同学，两人私交不错。 里李行长关于雪说，他们导师的夫人昨晚去世了，他想约张总明早一起去看看导师。“你们老总回来后，请你赶忙告诉他，让他给我回个话。”因为关系专门熟，因此李行长说话也比较随便，“另外，看导师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。我们俩最好送一样多，你问问你们老总，看他打算送多少，到时候告诉我。”
张总到下午7点多才回办公室，于雪赶忙把李行长的意思向张总做了汇报。“你说送多少钱比较合适？改日还要带些什么东西去？”不知是因为累了一天让张总懒于费神，依旧因为张总对这类人情往来没有什么体会，张总向于雪征询意见。
对此毫无预备的于雪只好摇头。那一刻她从张总眼里看到了对自己的不满。
问题出在哪里呢？
2.提高工作的含金量
看案例：于雪是天津某高科技公司总裁秘书。公司从无到有进展迅速，并成立了好几个分工司，去年年营业额接近10亿元人民币。这天上午，总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监刘总给于雪打了个 ：“于雪，你好，我是财务部的刘志。”
“刘总，您好！”
“总裁这几天能抽得出时刻来吗？北京天地证券公司的马总想过来拜望他，一起吃顿饭。”
“等总裁开完会后，我问一下总裁的意思，回头给您 。您看能够吗？”
“感谢！”对方放下 。
散会后，于雪赶忙做了汇报。总裁想了一会后反问于雪：“你说我有必要见这位马总吗？”
于雪不知如何回答是好，总裁对此显得专门败兴。银行下午几点上班
3.充分发挥职务优势
4.在“打杂”中制造机会
案例： 于雪是名牌大学毕业的高材生，工作3年多了，尽管有“总经理秘书”的头衔，但一天到晚也没有多少事可做；专门多朋友仰慕她的工作轻松，但她却因为不到展现机会而于心不甘，这天上午老总在开会，她又没有什么事，只看起来往常一样在网上扫瞄新闻和八卦消磨时刻。11点息，消多。老总开完会出来，告诉于雪自己下星期一去上海出差，让她把上海两个客户的合同出来。
“您坐飞机去吗？”于雪问。
“是的，打算乘星期一下午3点多的飞机。”老总说。
“那我帮您去订机票吧？”于雪主动请缨。
“不用了，我那个地点有订票处的 ，回头你帮我下楼取一下就行了。”于雪只好悻悻地回
到自己的办公室。老总在家她都感到无所事事，老总出差之后她会更无聊。想到那个地点，她暗叹一口气，把两份合同出来交给老总之后，连续上网打发时刻。
问题出在哪里？
有用案例
这是一家通信辅助设备制造公司。这天老总终于得到了与本地移动通信公司老总见面的机会,并约好晚上一起吃饭。下午,老总就晚上见面的是与秘书于雪商量。
“听朋友说，移动公司大老总的酒量专门大，今天得有人陪他喝酒才能尽兴。我原预备让研发部主任刘奇一起去，但他太书动气，可不能喝酒。除了销售部主任王涛，你看还让谁去比较合适？”老总兴致盎然的问着于雪。
“我不明白呀，您定吧！”于雪诚恳而有礼貌的回答。
听于雪这么一说，老总兴致陡降。接着他指着移动公司的宣传样本问：“那个上面写的 ‘s
p’（指内容提供商）是什么意思？”
“对不起，我是学中文的，也不明白sp是什么意思。”于雪事实求是的答到。
“好吧，你出去忙吧！”老总明显的不快乐。
在日常工作中应如何利用职务优势充实自己呢？
第一，认真阅读和琢磨自己经手转发的各种文件和资料；
第二，留意上司的 和上司与各部门经理的谈话；
第三，留意网上和报刊杂志上有关本行业的新闻和动向，遇到不明白的问题就像同事等请教。
先看一个案例：
（一）工作失误是难免的（二）失误后必须主动道歉
五、秘书工作的特点
（一）需要当机立断处理的情况多（二）工作中的变数多（三）一心多用的时候多（四）忙闲不一的情形多
六、提高工作效率与质量
1.强调质量意识2.做好工作打算（1）工作程序化（2）分清轻重缓急（案例）3.合理利用空余时刻 4.工作创新
案例1: 号码
这天上午,公司秘书于雪在给胡总送邮件是,听到胡总正在与恒昌公司老总通 ：“---你说是天地公司赵总的 吗？我仿佛记得有他的名片，回头我查一下告诉你---你们公司今年的生意如何-------”正巧于雪早上整理名片夹时无意中看到了赵总的名片，明白 号码是87654321。面对这种情形，秘书如何做？
A. 赶忙把 号码写在便条上，放到胡总面前。B.当作什么也没有听见。C.假如胡总问自己的话，就告诉他7654321。D.假如胡总问自己的话，就写在便条上递给他。E.把 号码写在便条上，站在旁边，等待时机。
你认为哪种比较合适？请说明理由。
选择A ，可能会让老总觉得秘书喜爱偷听他打 。秘书做事应该积极主动，但也要注意自己的行为是否会给老总带来困扰。直截了当告诉老总号码，也许完全违抗老总意图。
选择B，可能会让老总觉得自己的秘书缺乏积极主动的精神。而且，在当时这种下，不必装做没听见。
选择C，有可能让老总反感。因为口头告诉老总 号码，一是会打断通话，二是老总不一定记住，更重要的是老总正通话时，秘书最好噤声。
选择E更不合适。一样情形下，老总通话，秘书不应该站在旁边。
D比较合适。如此做既协助了老总工作，又没有干扰老总。老总完全能够按自己的方式去跟对方交流。
案例分析：
部门经理之间的矛盾
背景：李明是公司销售部总经理，刘枫是市场部的副总经理。公司刚成立的时候，他俩都在销售部，是工作上的搭档。但两人的工作作风完全不同，李明工作上一向大刀阔斧，而刘枫则精益求精。由于两人性格上的差异，再加上一些个人的恩怨，因此，几年来他俩一直不和。这在公司内部几乎是尽人皆知。
老总刚从集团总部调来不久，想打开欧洲市场，因此预备派李明和刘枫去参加下个月的的莱比锡国际博览会，同时考察欧洲市场。秘书于雪在于老总的接触中，明白了老总的这一方法。面对这种情形，于雪应该如何处理？看下面的选择：
A.假如老总问派他俩带队去欧洲是否合适，就说自己不清晰。B.主动向老总汇报：听销售部的于娜说，他俩曾在餐厅动手打过架，不知是否受阻碍。C.假如老总问起李明和刘枫的关系如何，就说他们两人因为性格等方面的缘故，在工作中确实有些矛盾D.假如老总不问，自己就不说这件事。E.假如老总问，就说他俩性格不合不来，但并不阻碍他们一起带队去欧洲。
总计10分。假如到最佳选择得4分，回答住作为最佳选择的理由得2分； 假如对其他4种选择进行了正确的评析，各得一分。
本题的关键：只有对上司的决策有用且必需的情报才能称之为“信息”。
选A不合适。关于秘书来说，远离公司治理人员之间的是非恩怨，这是对的，这是秘书做人的一条原则。然而当老总问起有关问题时还明哲保身，对这一公布的隐秘装聋作哑，不以公司利益为重，则是一种不负责任的行为。
选B则走向了另一个极端。为上司收集信息是秘书的一项要紧工作，但提供的信息要准确，因此，道听途说中的“打架”事件就不适合汇报。
选D也不合适。两位经理之间有矛盾，这是事实，但假如没有安排他们去欧洲的打算，秘书的确没有必要主动汇报。上司每天要处理那么多的信息，假如再把治理人员之间的纠纷汇报上去，无疑是对上司的“信息污染”。然而，当得知上司的安排后，这种小事就不再无足轻重，它有可能阻碍欧洲考察成效。因此，现在的知情不报就成了一种不负责任的行为。
选E错在秘书擅自替上司做判定。让上司了解这两位经理性格不合，如此做没有错，至于会可不能阻碍考察成效，应该让上司自己判定。上司最反感越俎代庖、自作聪慧的下属，因此，一样情形下，秘书只告诉上司“1+1”那个事实，结论是2依旧10，应有上司自己做判定。
案例分析：秘书要认错吗
这天上午，秘书一边在前台值班，一边在给老总的发言稿润。但秘书正给一位新来的客人沏茶时，总裁办公室主任过来说老总要看发言稿。秘书说还有一点没有改完，假如老总急着要，那就请主任帮忙把把把关再送给老总。主任说没问题。到中午的时候，主任对秘书大发脾气，说老总对发言稿专门不中意。
面对办公室主任的批判，秘书应该如何样处理？下面有几种选择：A、由于当时太忙，没有认真检查，我下次一定注意。B、我当时就说还没有改完，你应该改完之后再交给老总呀！C、实在不行意思，我今后一定注意。D、头，别太在意，确实是老总自己不也经常出点小差错吗？
E、老总也是鸡蛋里面挑骨头，一点小毛病自己随手改不就完了嘛！
关于以上几种选择，你热内那种选择最合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。本题应选择C
选A是不对的。秘书在工作中难免显现如此或那样的失误，但不管是什么缘故造成的，错了
就错了，没必要再为自己的失误作辩解。
选B是专门恶劣的，不仅推卸自己的责任，而且把责任推到了自己上司的头上，如此做只会火上浇油。
选D是缺乏差不多素养的表现。不管老总是不是经常出错，秘书无权公布指责自己的老总。这是秘书人员的大忌。说话腔调随意显得油滑，不够严肃认真。
选E也是错误的。秘书是老总的助手，即使老总出了失误，秘书应该积极采取补救措施。而现在秘书显现失误，却希望老总帮忙改正，这说明秘书不明白自己的职责。
本题的关键：秘书不论在什么情形下都要诚实、谦逊。
案例分析：如何通知市场部
年底快到了，这天上午秘书正在自己三楼的办公室赶材料。下午四点来钟让秘书过去。老总交代完一些正事后，想起一件事来：“今年我们公司的销售不错，市场部的几个人功不可没。改日晚上没什么事，我想请他们吃顿火锅。你帮着安排一下。”秘书就吃火锅的具体时
刻、地点和标准进行了确认之后回到了自己办公室。应该如何同志市场部的人呢？现在有以下几种选择：
A、正好有人去一楼的市场部，托他带话。B 、用内线 通知市场部经理。C、临时放下手中的工作，专程去一趟市场部。D、打 叫市场部经理来自己办公室一趟，把具体事项交代一下。E、用短信通知市场部经理。你认为种做法比较合适，请说明理由，并对其他几种做出评析。
案例：寄信
一天，老总怒气冲冲地把秘书于雪叫到办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄来一封专门无礼的信。他自己起草了一封简短的回信，让于雪赶忙把信寄走。信的内容是如此的：“我没有想到会收到如此的来信，尽管我们之间差不多有那么长时刻的往来，事到现在，我不得不中止我们之间的一切交易，同时我要让所有的同行明白你的行为！” 面对这种情形，于雪应该如何处理？
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