附件一：
发文字号编写规则
第一章 发文字号的管理
第二条 要求规范标注发文字号的文种包括：
（一）公司内部：命令（令）、决定（决议）、公告（通告）、通知、通报、请示、报告、会议纪要等
（二）非隶属单位：函（复函）、证明、介绍信等。
第二章 发文字号的编写方法
第三条 董事会决议发文字号的编写方法
共分两部分，统一用大写数字编码
如：第一届第一次董事会决议
第一码“一”代表第一届。
第二码代表相关届的会议次数。
第四条 公司及各部门发文字号编写方法
共分三部分，前一码为中文代字，后两码为阿拉伯数字。
第一码为发文机关代字；
第二码为年份代码，以公历计年方法，使用四位阿拉伯数字代表；
第三码为序号，不设虚位。
一、以“深圳市xx鞋业连锁有限公司”名义发文的特定发文字号
（一）xx（发）字[××××]第×号
适用于向各部门发布章程、办法、规定、实施办法、实施细则、操作规程，以及重要会议纪要等。包括决定、通知、通报等文种。
（二）xx（函）字[××××] 第×号
适用于公司对非隶属单位进行商洽工作、咨询和答复问题，向有关主管部门请求批准或答复审批事项等。包括函、传真函等文种。
（三）xx（任）字、xx（奖）字专用文书
适用于经授权批准，各部门因工作需要以深圳市xx鞋业连锁有限公司名义的发文。
1、xx（任）字[××××] 第×号，使用“深圳市xx鞋业连锁有限公司任免通知”专用文头，适用于公司各部门干部的聘任和解聘。
2、xx（奖）字[××××] 第×号，适用于公司对所属各部门人员的突出贡献进行重大表彰和奖励决定。
二、以部门名义的发文。适用于部门使用“深圳市xx鞋业连锁有限公司文件”文头，其他统一
使用 “深圳市xx鞋业连锁有限公司（××部）”字样的文头。
部门名义的发文只限于在部门职权范围内的事项，一个部门只有一个发文代字。其标注方式为：在“深圳市xx鞋业连锁有限公司”代字“xx”后加部门代字组成，即为“xx（×）字[××××] 第×号”。具体如下：
部门 | 代字 | 示例 |
董事会 | 董 | xx（董）字[××××]第×号 |
内控委员会 | 单位隶属控 | xx（控）字[××××]第×号 |
审计监察部 | 审 | xx（审）字[××××]第×号 |
总裁办公室 | 总 | xx（总）字[××××]第×号 |
运营中心 | 营 | xx（营）字[××××]第×号 |
上海运营区 | 营沪 | xx（营沪）字[××××]第×号 |
北京运营区 | 营京 | xx（营京）字[××××]第×号 |
成都运营区 | 营蓉 | xx（营蓉）字[××××]第×号 |
深圳运营区 | 营深 | xx（营深）字[××××]第×号 |
东莞运营区 | 营莞 | xx（营莞）字[××××]第×号 |
广州运营区 | 营广 | xx（营广）字[××××]第×号 |
机场运营区 | 营飞 | xx（营飞）字[××××]第×号 |
南宁运营区 | 营南 | xx（营南）字[××××]第×号 |
运营中心促销队 | 促 | xx（促）字[××××]第×号 |
XX品牌事业部 | 圣 | xx（圣）字[××××]第×号 |
XX精品事业部 | 精 | xx（精）字[××××]第×号 |
XX研发中心 | 研 | xx（研）字[××××]第×号 |
户外休闲部 | 户外 | xx（户外）字[××××]第×号 |
国际业务发展部 | 国发 | xx（国发）字[××××]第×号 |
人力行政部 | 人 | xx（人）字[××××]第×号 |
财务中心 | 财 | xx（财）字[××××]第×号 |
科技部 | 技 | xx（技）字[××××]第×号 |
客户服务中心 | 客 | xx（客）字[××××]第×号 |
第五条 工作申报表、工作协助函、传真函的编码规则。
以部门名义就一般事项向公司内有关部门的行文，必须使用公司统一印制的专用工作申报表、工作协助函和传真函，并在落款处签署发文者姓名。
编码分四部分，由字母和阿拉伯数字组成。第一码与第二码间用“—”分隔。如：S-ZB2006001，代表总办2006年发的工作申报表。“S”为文种代码，ZB为部门代码，2006为年份代码，001为发文序号。
文种代码，“S”代表工作申报表；“X”代表工作协助函；“C”代表传真函。
部门代码，以部门拼音缩写或特定的字母组合表示，部门代码编写如下表。
年份代码，年份要写全四码；
发文序号，用三码表示，不足三码，用“0”补位。
部门名称 | 代码 |
总裁办公室 | ZB |
审计监察部 | SJ |
人力行政部 | HR |
财务中心 | CW |
科技部 | IT |
国际业务发展部 | GF |
户外休闲部 | HW |
XX事业部 | SK |
XX精品部 | JP |
XX研发中心 | YF |
客户服务中心 | KF |
运营中心 | YY （各区域代码在一级部门代码后以城市名称的字母缩写来体现，中间用“·”隔开）如：YY·SZ2005001 表示深圳运营区2005年的资料。 |
第六条 会议纪要的编号方法，按会议纪要形成年度编制大流水号，以三位阿拉伯数字码编写，不足三码，用“0”补位。
第七条 授权书的编号方法（包括业务授权书、印章授权书、转授权书等）按授权书的形成年度编制大流水号，分为三个部分，
年份+授+流水号。如：2007授001
年份：公历纪年，写全四码
流水号：以三位阿拉伯数字码编写，不足三码，用“0”补位。
第八条 证明、介绍信的编写方法，按年度编制大流水号。以三位阿拉伯数字码编写，不足三码，用“0”补位。
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