如何实现Excel多人共享与协作
1、写在前面的话
本人从事信息化工作多年,对Excel等电子表格的多人共享与协作接触较早,帮助客户实施的方案也较多,因此有些体会和认识。正好看到网上这方面的讨论较多,但都不完整,我就进一步做了专题调研,整理出来供大家参考,不足之处请批评指正。
Excel全球用户量超过10亿,中国超过3亿,几乎所有单位都在使用。毫不夸张地说,它是世界上最简单、
最流行的数据管理工具,非常适合各种中小型的信息化管理。但Excel文件通常掌握在个人手中,数据互不相通。假如数据源自于多处,您需要逐个收集、整理;如有变更,您得再收集、再整理,非常繁琐!因此,如何做到多人共享并操作同一份Excel,实现集中统一的管理,实现数据互通与多人协作,就变得很有意义。不仅仅Excel,其它电子表格都有这种需求。
本文介绍几款主流的共享协作方案,除了说明各方案的具体用法外,着重讲述它们的原理
机制、权限控制、适用范围等,最后列表对比各自的优缺点。适合Excel用户、IT人员、管理人员阅读。
2、本文所用示例
需要共享协作的场合很多,本文以某公司的售后报修为例进行说明,他们的工作分多个环节,需要多人填写相关信息,包括:报修信息、派工信息、维修信息、收费信息、回访信息等,如下表所示:
图1:本文所用示例)
说明:该报修信息表需求多人填写,个中客服负责接听来电,填写报修情形;主管负责派工,填写派工情形;技师负责上门维修,填写维修结果;客服还负责回访,填写回访情形。他们各司其职、配合保护同一份数据,协同完成售后工作。
3、方案概述
为了实现共享与协作,本文介绍4种可选方案。由于各方案的篇幅较长、内容较多,我担心
大家会看晕。因此,我先简要介绍各方案的功能特点,大家有了总体认识后,再根据需要选读,思路会更清晰些。方案一:使用共享文件夹
将包含Excel文件的文件夹设置为网络共享,即可实现多人共享与协作。本方案的优点是简便易行,而且是免费的;缺点是只能在局域网内使用,适合小范围、简单的多人协作,另外稳定性较差。如何共享文件夹
方案二:利用Excel Online
Excel Online是XXX的一种在线服务,它将Excel文件放在云端,用户在线租赁使用,按年付费。优点是共
享范围由局域网扩大到互联网,能实现跨地域、跨设备的共享。缺点有2个,一是用户权限控制不够;二是无法本地部署,用户文档只能放在XXX云端,很多公司有顾虑。
方案三:利用WPS+云办公
WPS是XXX的一款Office软件,与XXXOffice功能类似,但更小巧些。其中的WPS表格对
应于Excel,WPS+云办公对应于Office 365.其优缺点与Excel Online类似,但使用方式略有不同。
方案四:使用华创网表
华创网表是XXX的一款在线表格软件,与Excel Online相似,也能实现跨地区、跨装备的同享。主要区别有3点,一是具有更完善的用户权限掌握;二是可云端部署,也可本地部署;三是具有对外提醒通知功用。
题外话:XXX的XXX也是一种在线电子表格软件,但由于尽人皆知的原因,Google网站在国内很难访问,几乎没法利用,因此本文不作引见。
好了,闲话少叙。接下来,我们详解各方案的详细用法,并探讨各自的原理机制、优缺点等。
4、方案一:使用共享文件夹
本方案的特性是简便易行,但只能在局域网内利用,适合小范围、简单的多人合作,另外不乱性较差。
4.1如何实现Excel同享
将包含Excel文件的文件夹设置为网络同享,即可实现Excel文件多人同享。例如,要将D盘下的文件夹“报修信息保护”同享出去,设置步骤如下:
图2:设置同享文件夹)
说明:上图将电脑“QH-xxxxxxxxPOVT”上的文件夹“报修信息保护”同享出去,并指定XXX、客服、吴兴、主管这4个人可以访问。设置网络同享后,他们在本人的电脑上输入同享链接\\QH-xxxxxxxxPOVT\报修信息保护即可访问该文件夹,点击个中的Excel文件即可打开它。
4.2如何实现多人同时编辑
虽然大家都能打开文件,但同一时刻只能一个人编辑。某用户打开Excel文件后,该文件就被他锁住了,其他人只能看不能改。假如客服打开了“报修信息.xlsx”,你再打开时就会被警告,阻止同时修改。如下图所示: