办公室文员工作流程
办公室文员工作内容
1、办公室的清洁和美化:每天早上到办公室的第一件事,办公室
文员是做什么的了,了解全部人员是否到岗,如若有未到岗人员,通过电话准时了解其去向以及未到岗缘由,并一一的记录下来(重要,涉及每人每月的绩效考评);
3、主持会议:总结前一天的工作,方案当天要做的工作,并用便
利贴写下来,贴在惹眼的地方提示自己。主持每周会议,周一的早会,周五的总结会议,特别状况下的专题会议并且做好会议记录;
4、人员的聘请:针对不同时期的需要,做到每周登录广西人才网
(公司人才网账号:******** 密码:*******),查看新增简历并进行初次的筛选,对于合适的进行短息回复或电话通知,预约面试(需要与相关领导进行沟通,明确需要招进的人员类型及人数并择取适当的时间)。对入职人员进行入职手续,填写入职表格,收取有效证件的复印件及相片,进行留底保存和归档;
5、仓库的管理:对现有的仓库物品和办公用品进行登记记录和进
出库的管理,每月进行一次仓库盘点,准时对已消耗完的物品进行合理选购;
6、来访和来电接待:接待来访客人,面带微笑泡茶或倒水,并询
问其来访缘由,针对不怜悯况敏捷处理;接通来电,以友好礼貌的方式询问对方身份,来电缘由,并且一一记录下来并准时处理(如需转接到相应的分机号,按*号键加上分机号,等分机号仆人接通后挂断即可),如分机仆人不在,询问其是否需要留言,记录留言,等分机仆人回来,具体告知;如对方询问分机人员的手机号码,先征求分机仆人的同意后再告知,如若不同意,则委婉拒绝;
7、商务询价,联系供应商及设备选购:针对不同的项目,列出大
致的选购清单,查不同设备的供应商并进行询价(要配置要方案),在众多方案和报价中进行对比,选择其中三家较合适的供应商报价和方案进行再次对比,把对比结果呈给上级领导,结合领导提
出的意见或指示,最终选定一家作为项目设备供应商(不同设备供应商的选择都以此方法来选定),选定供应商,依据其供应的报价和简易方案,进行总方案的撰写和不同设备报价的汇总,呈给领导审批,审批通过后,联系选定供应商,协商合同上付款方式,运输方式和时间等细节问题,协商全都后,让对方备货发货。8、帮助会计工作:每月中旬,帮助会计办理税务清卡(拿上IC卡,
公章,打印出来的汇总表(专用发票+一般发票)去国税柜台清卡),一般发票用完了,负责到地税局(用完的发票,公章和打印出来的汇总表);支票用完了,负责到银行买票(带上
公章,企业法人私章,假如有作废和弄丢的,则需要带上盖有公章的证明书,标明弄丢的支票编号和分数);9、行政工作:负责编辑文字类的东西,负责打印,扫描,复印,
和传真的收发并负责存档;
10、帮助工作:帮助其他同事完成工作,完成领导临时交办的事情。
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