工作交接内容
一、日常工作
每日各类市场费用申请，不同费用申请使用相应的申请表格（备用表格存放在电脑F盘“都乐商贸办事处各类常用表格”，如没有表格适用，可用白纸申请。每份表格都应按照表格相应要求填写，所有申请必须“先申请后执行”，回传营销部的申请必须是经过办事处负责人审核签字同意的，经由办公室人员审核后提交三位领导审批。
所有传真申请批复后，分别回传至办事处，如办事处无传真接收，可先电话通知申请人审批情况，询问其是否需要传真机接收申请批复。回传后再将申请分类交给相关处理人员：人事申请的所有原件自己留存原件，离职表或涉及财务工资发放等可先询问财务主管是否需要，再复印给相关人员；变动费用申请批复一般交由财务费用会计；有关发货及赠饮品申请交由发货文员处理；各类申请如有特殊可询问相关人员是否需要登记备案，可复印给予一份。
常用表格：
1、变动费用申请表
产品商场的入场费、条码费、堆头费、快讯费等；终端酒楼的进场费、专场费等；办事处车辆费用、
办公杂费、团队费等；
2、广告申请表
一般的终端广告申请使用“都乐商贸广告申请表（新版）”，户外大型墙体广告申请使用“厂部——户外广告申请表格”，车体广告申请使用“厂部——车体广告申请表格”，凡是涉及到厂部承担费用的申请都必须传厂部审批；
3、物料申请表
“办事处物品、宣传品申请明细表”用于赠饮品及各类促销物料申请。近期厂部无赠饮品，所有赠饮品由货品代替，办事处必须在申请里写明具体事由及使用数量，一般已使用空白纸申请。办事处必须每月上报一次赠饮品使用情况“椰
国椰子汁赠饮品使用统计表”。
4、人员申请表
入职填写“都乐商贸员工入职申请表”，有办事处负责人签字确认入职时间、级别、试用期时间及工资，附带清晰的身份证复印件回传公司，由余总签字同意后即可正式入职，最终确认的级别及工资以余总签字为准，入职表签字后及时录入公司人员花名册总表；
转正申请填写“都乐商贸员工转正申请表”，办事处负责人根据新入职员工的工作表现考虑给予转正提升级别和工资待遇，由员工本人填写转正申请，负责人填写意见，并确认同意从什么时间给予转正至什么级别及相应的工资待遇，回传公司由余总签字审批同意后即可执行，并及时更新登记入公司人员花名册总表；
晋升申请填写“都乐商贸员工晋升申请表（最新）”含两张表，办事处根据员工工作表现及一定的入职年限考虑给予晋升，本人先填写表（一）的个人资料及晋升理由，由直接上级做推荐、负责人意见做参考，再根据表（二）由办事处所有人员投票表决填写结果，将两份表一同回传公司由余总签字确认是否同意晋升及同意晋升至哪个级别，签字后及时更新至公司人员花名册总表；
离职申请填写“都乐商贸员工辞职（辞退）申请表”，办事处人员辞职主要由负责人安排工作交接及个人欠款清理，辞职即填写辞职表并回传公司，由余总签字同意确认离职，在下次发工资之前清理完个人欠款并由负责人列出一份欠款清单回传公司交财务处理；辞退及自动离职人员的离职表由办事处负责人填写辞退原因或自动离职情况回传公司，并即刻清查个人欠款情况，做好离职人员工作跟踪；离职表由余总签字同意后及时更新至公司人员花名册总表（另：时常因离职表回传不及时，如通过其他途径得知某一位人员离职，先在花名册中将该名人员资料标注原，并备注已于何时离职，再跟踪相关负责人及时回传离职表）；
请假申请填写“都乐商贸员工请假申请表（新）”，办公室人员请假或办事处
人员申请两天以上连休，都必须填写请假表由公司领导批准备案，请假登记于电脑F盘“都乐商贸花名通讯总册”—“都乐员工请假明细表”；
5、车辆交接表
办事处使用车辆的人员变动或车辆调动都必须及时填写“车辆交接表”回传公司备案，以便对车辆及司机的各项费用及时变更及跟踪，车辆交接表的交接时间必须填写为车辆交接当天，须办事处负责人签字确认。如人员离职而交接的车辆，需要即时查询车辆违章，以便要求当事人缴清违章，确认交接时间也是为了以后查询违章时，能明确区分责任人。车辆交接表登记于电脑F盘“公司车辆”—“公司车辆交接记录”表及更新“2013年公司车辆表”的相应车辆使用人及；
6、产品变质处理
已开封的、零散的终端变质赔偿处理填写“椰国产品质量问题处理申请表（已开封）”，必须写清楚事发时间、地点、事故联系人及、经过、处理结果，变质产品日期必须分别写清楚；
未开封的或成批变质产品处理填写“（未开封）产品质量问题处理申请单”，待厂部审批同意处理后，按要求拍照后处理后才能补回；
变质申请表由办事处回传公司后，交由发货文员登记处理及与厂部沟通；7、申请聘请临促人员
因办事处现在人员少，搞促销活动或围餐时需要聘请临时促销人员，规定为办事处负责人确认后先电话请示余总，说明聘请事由、人数、日薪总费用，同意后在活动结束当天由申请人填写“申请临时聘请人员及报账证明表”，活动各项信息及临促人员基本资料，负责人填写活动意见，由办事处先垫付费用，临促人员签收。由办事处三人签字证明，将证明表回传公司由余总签字后即可给财务安排支付费用；
8、考勤及工资表
“2013年办事处考勤记录及车辆里程登记表”用于手动记录办事处人员每月考勤情况及车辆使用每日公里表数登记；“2013年月绩效提成工资表”用于办事处月初先自行填写计算人员工资；以上表格由办事处考勤人负责填写上报；
9、公司节日促销较多针对二批或终端超市搞活动，需要填写促销活动费用统计，一般适用“批发（或超市）堆头奖励确认表”，具体按表格内容要求签字盖章确认，具体情况按当次促销活动具体要求执行；
二、月度工作
1、考勤核对
每月1日，将发货文员统计的上月各办销量表相应回传至各办，并飞信通知各办事处负责人、考勤人、报账人以下内容：“大家好，营销部已将**月份（即上月）各办事处销量表传真下去，资料上报：1、**月5日（即当月5日）前回传**月份（即上月）车辆里程登记及考勤表、工资表回公司，员工打卡记录表发邮件至**邮箱；2、**月8日前（当月8日）将**月份（上月）及之前未报账单据寄回营销中心财务部黄彩明收。以上文件及单据逾期未交的按规定处罚，收到请复，谢谢”（以上信息供参考）；
1）考勤资料收集：飞信通知下发后，办事处会陆续上报资料，不管是传真的考勤表、工资表，还是邮件的打卡记录，在收到的第一时间检查是否有误，如有错漏即刻要求办事处更改，以免延误。另外，将各办事处回传上报各项考勤资料相应的时间登记于“办事处考勤资料回传记录”表（表格存在于电脑F盘“都乐商贸办事处各类常用表格”—“都乐商贸办事处人员考勤表”表格2·红），以便对其上报时间进行掌控，根据回传时间对考勤人进行补贴和处罚。不按时上报者一律不给于补贴，一般延迟两天之内不予，除非恶意拖延不配合者则处罚补贴款相同金额100元。
2）考勤表需要核对的内容有：①考勤月有人员新入职的时间、级别和入职
当月的考勤天数，并在考勤表的下面空白处备注（新入职：“姓名”按**级别“岗位名称”计发工资）；②考勤月有人员转正或晋升的同样在表格空白处备注（转正/晋升：“姓名”按**级别“岗位名称”计发工资）；③考勤月有人员离职的，在确认离职的日期用红笔标注辞职/辞退/自动离职，计算考勤天数标注在末尾；
车辆年审需要什么资料④考勤月有人员调动，办事处之间调动的按所在办事处具体时间分别计算考勤及工资，如调动前后级别有变动，按考勤划分分别计算级别工资；⑤考勤月所有人员按当月周日休息天数正常计算，如正当月休息/未上班天数超出当月周日休息总数，即按请假△处理，已标注请假的，统计总请假天数备注在姓名后面“请假**天”；
以上人员变动数据按照公司人员花名册总表为准（花名册为日常人员变动已登记），如有出入可跟办事处负责人及考勤人沟通确认。考勤天数参考上报的“人员打卡记录表”（往期打卡记录表存放于电脑F盘“办事处考勤记录”），如手写考勤表与打卡记录有出入，须与考勤人了解清楚原因，并要求其须事先备注在考勤表格里，避免错漏或隐瞒旷工等情况。
所有办事处考勤尽量在当月8日前核对完毕，各个办事处的考勤表和工资表用回形针夹在一起，连同发最新花名册总表发电子版，交由财务出纳计算工资。
2、公司车辆（资料保存于电脑F盘“公司车辆”文件夹）
车辆信息登记于“2013年公司车辆表”与“车辆登记资料表2013”。平时车辆的所在办事处、使用人及、车主、年审时间、保险日期、车辆调动信息更新查询于“2013年公司车辆表”；车辆的所有人、车架号、发动机号、排量、保险被保人、商业保险单号、车辆登记证、车船税、年票等信息查询登记于“车辆登记资料表2013”；另车辆使用调动或人员变动，交接表信息更新于“2013年公司车辆表”
与“公司车辆表交接记录”。
1）车辆续保：所有车辆续保都必须在保险到期前一个月就进行续保准备工作。建议可以先做两三个月的续保计划表格，如文件夹里的“2013年每月车辆续