办公室的邮件处理,是办公室文员的一项经常性工作。那么,如何做好办公室的邮件处理工作呢?
邮件的拆封
(1)不能拆开标有“亲启”、“保密”等记号的邮件,除非上司授予秘书这样的权力。
(2)如果无意拆开了不应该拆的邮件,应该立即在邮件上注明“误拆”字样,并封上邮件。
(3)如果接收的邮件是报刊、小册子等印刷材料,拆封时要注意整洁,一般应把邮件上的所有包装纸除去,并把来件理齐摊平。
(4)拆邮件时,要在邮件底部轻轻敲击几下,使邮件内的物件落到下面,以防信笺等物留在信封口的边缘。如果忽视了这一点,支票和重要物件有可能会被损坏,给工作带来不便。
(5)应该使用开封刀或者用自动拆封机开启邮件,小心取出邮件,并仔细检查邮件内的物件是否全部取出。
(6)邮件上注明的附件,必须核对清楚。如果缺少附件,应该在邮件上注明,最好将附件用环形针或订书钉固定在邮件上。
有的办公室要求将来件地址和邮件附在一起,如果有这个要求,办公室文员应该检查邮件上的来件地址是否已写在邮件上,然后才能扔掉邮件包裹物。有经验的秘书应该把一天所收到的邮件包裹物都保存起来,以便查遗漏的来件地址或以备其他需求。
注明邮件日期
邮件收到后,一个很重要的事情是注明邮件日期,可以用笔或者自动日期盖章机记下收件的日期和时间。不要小看了这道工序,因为收件日期和时间在事关法律时往往是至关重要的。在有些办公室里,仅用数字形式注明日期即可。
要注意在邮件上注明日期或者使用盖章机的时候,重要的打印字或者印刷的文字一定要书写清晰。
进一步分拣
收到的邮件可以按照各部门或者各单位分门别类地进一步分拣。这些分成堆的信件在核查无误后,才能送往上司办公室或者分送各部门。秘书只有了解这个过程中的如下注意事项,才能更加高质高效地完成任务。
(1)区别来件的轻重缓急,应该将重要邮件放在其他的邮件上面。以便于上司可以先阅先办最重要的邮件,如电报、挂号信或专递信件。
(2)不能拆封的私人邮件和机密邮件应该送交本人及有关人士。
(3)重新检查所有邮件的包裹物,以免东西遗漏在包裹内。
(4)如果一邮件所含的内容涉及多个部门,就要进行特殊处理,使各有关部门都能及时处理与它有关的问题。方法有如下几种:
将有关部门列表附在来信上,将此邮件送各部门传阅,各有关部门负责人采取必要行动后,再从附表中画掉该部门的名字;由负责处理邮件主要问题的部门持有邮件原件,并由该部门将主要问题转告其他有关部门处理;将邮件复制几份,然后分发给各有关部门。
呈交上司的邮件
作为一名办公室文员,在将邮件呈交给上司时应该注意如下事项:
(1)应该赶在上司进办公室之前把收到的邮件准备好,或者在上司到办公室后不久就准备好。
(2)如果以前保存在档案中的邮件与现在这封邮件有很大的联系,要把两者放在一起。
(3)记得问上司是否希望把收到的亲笔信复印几份。
(4)根据重要程度整理上司的邮件,最重要的放在最上面。电子广告商也经常使用快递手段,因此必须把这些材料与特别紧急的信件分开。
(5)征询上司的意见是否可以使用不同颜的文件夹存放不同类别的邮件。
(6)征询上司的意见是否需要对邮件进行归纳和评述,如把信中重要的地方标出来,或者是把有用的地方记下来。如果是一封请求上司在宴会上发表讲话的信,也许需要秘书在信的空白处标出时间、地点等信息,并指出与其他约会是否有冲突。
(7)可以使用黄笔标出重要的词,这样复印时就不会留痕迹。
(8)要注意是否允许在邮件上写字或者做记号,若得不到许可,可贴一张自动粘贴或可以移动的小条。
上司不在时的邮件处理
上司工作繁忙,经常不在办公室,可是有关上司的邮件又最多,在这种情况下如何处理邮件取决于公司的制度和上司的个人习惯。
(1)如果上司习惯于每天给办公室打电话,就应该把内部信件和外来信件分开,同时把每封邮件的内容大致记录下来,以便随时向上司汇报。
(2)如果上司没有每天给办公室打电话的习惯,应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他,或者传真一份给他。
(3)如果上司离开时间较长,应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他。
(4)尽可能多处理一些邮件,在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题,或者把邮件交给公司其他人处理。
的处理
很多办公室文员只注意到邮件的处理,忽视了处理的规范性,这在现代化办公日益普及的当前,是尤其需要注意的。办公室文员在处理时应注意以下几个问题。
(1)建立通讯录。
信息社会里,取得联系是最基础的工作。到了一个单位或组织,先记录人员架构和。千万不要觉得用不上或者太麻烦,就不记录、少记录。此外,通讯录,也要根据部门、外单位性质等进行分类。
(2)公私分开。
工作上只使用工作邮箱,与私人邮箱分开。私人邮箱,最好不要再分商务类和生活类了,一个就行。QQ邮箱等不够商务正式的就不合适了。由于离职时需要交回工作邮箱,所以建议,工作邮箱里的通讯录也备份一份在私人邮箱里,需要的资料和信息也备份一份。
(3)签名档。
签名档是工作邮箱的重要特征,一般公司有固定格式,照格式修改就好。如没有格式,自己可设计一个。注意,把邮件开头、结尾、问候语也设置到签名档,以免忘记。
(4)邮件标题与正文。
邮件标题应简短规范,不要空白、冗长、含杂乱符号等。邮件正文的要求是准确扼要,简洁礼貌;多用短句;一个意思一段,多换行;多使用1、2、3罗列;需求要明确,不要含糊。
(5)主送、抄送和转发。
主送人员是你邮件的对象,一般是明确的一个人或几个人,不可过多,集体通知除外。抄送对象,是不直接负责,但需要知晓的人。转发时,因为转了几次以后内容和形式比较乱,最好对原内容进行简短的说明或总结。
格式注意,涉及对外部门或外单位的邮件,一定抄送直接上级;发送多个领导时,注意邮箱的顺序,级别高的在前面;有事请假,要将邮件发送给所有有工作往来的人;也可以设置自动回复:“休假中,回来后给您回复,谢谢!”
(6)附件。
如有附件,应在邮件中提示,如“见附件、详见附件”;附件名称也要简明扼要;附件过多,比如超过三个,可以使用压缩包;附件为特殊格式的,也要进行提醒。(7)记录和确认。
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