办公自动化管理
办公自动化的主要特点及功能
可行性，是指需求提炼时，应该吻合适合核心需要，满足主要功能，而不是超越当前
技术水平放卫星!
所谓适应性，是指产品的实施条件和应用条件，要吻合企业当前的环境，超越环境搞
亩产万斤粮的是注定要失败的。
核心需求的吻合度，是OA价值兑现的保障，用户在工作流程、公文管理等方面的核
心需求的满足度是项目成功的基础。
2.“前瞻性和实用性”
OA系统的开发设计，即要考虑到最大限度的增加系统的价值，最大限度的吻合各应用者的需求，充分考虑系统今后功能扩展、应用扩展、集成扩展多层面的延伸，实施过程应
始终贯彻面向应用，围绕应用，依靠应用部门，注重实效的方针。同时又要兼顾到成本控制、项目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循实用主义。
3. “先进性和成熟性”
先进的管理理念、技术和方法，可以提升企业的竞争力，延长系统的生命周期，但同时，任何创新都意味着小白兔实验，风险较大，因此又要注意软件系统、硬件设备、开发
工具、软件产品的是否成熟，在先进性和成熟性之间到平衡点，成为价值最大化的关键。
4. “开放性和标准性”
数据孤岛、信息孤岛、应用孤岛，已经成为多年信息化建设后的后遗症，而解决这些
孤岛的关键因素在于开放，解决这些孤岛的效率取决于标准化。
如同我们的插座和插头的关系、如同我们的外设和usb口的关系，OA系统是否足够开放和标准化，成为架构设计时首要考虑的问题。
在当前和未来，OA系统需要轻松与各种操作系统、中间件、数据库、业务系统及工具软件进行平滑对接，当前主流的厂商都在这方面做了充分的考量。
5. “可靠性和稳定性”
OA系统里流转了大量的管理数据，因此必须是可靠的，一般的人为和外部的异常事件不应该引起系统的崩溃；当系统出现问题后能在较短的时间内恢复，而且系统的数据是完
整的，不会引起数据的不一致。
6. “安全性和保密性”
OA系统的开发设计既考虑信息资源的充分共享，更要注意信息的保护和隔离，因此系统应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备，采取不同的措施，包
括系统安全机制、数据存取的权限控制等以确保系统的安全性。
其中，采取的措施包括但不限于以下
平台安全：架构设计考虑安全性要求，平台软件达到安全设计标准。
应用安全：权限控制、支持身份认证接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，并且可
以跟USBkey、CA、IP地址限制等各种安全措施进行方案组合。
数据安全：支持文档安全软件整合技术，从而做到数据传输加密、远程安全访问、数
据存储加密，并且可以VPN等各种安全方式进行绑定，支持入侵检测与防御系统、防火墙
的应用。
容灾备份：支持各种容灾的软硬件设备的使用等。
管理安全：提供完善的日志功能，能够记录系统使用人员的关键操作，保证系统应用
的安全
密码策略：初始密码强制更改、启用图形验证码、支持USBkey接口、密码过期控制、密码错误次数控制、密码强度设置等，从而防止暴力破解和恶意攻击。
系统网卡MAC和IP的绑定；支持CA认证、数字签名加密技术；支持电子钥匙Ukey技
术和指纹Ukey技术；支持安全套接SSL技术；软件系统严密、灵活的访问安全控制，功能
授权与数据范围授权结合;
系统有整体的用户/权限管理体系，可统一进行用户/权限的管理，实现到字段级的查询、修改、管理权限控制；系统提供用户认证、数据传输、数据存储、数字签名等安全手
段接口，可在各个环节提供对第三方安全认证系统的支持。
7. “可扩展性和易维护性”
为了适应未来的业务拓展和项目的功能扩展，必须充分考虑以最简便的方法、最低的
投资，实现软件系统的扩展和维护扩展。
因此，在OA软件系统的开发设计中，需要考虑到应用及系统不断扩展的要求，以形
成一个易于管理、可持续发展的体系结构。未来业务的扩展只须在现有机制的基础上，增
加新的应用与服务模块。一方面当应用量增加，用户数增加时系统可以平滑增加服务器的
方式来支撑新的压力要求；一方面，当新的技术和产品出现进行升级时，系统能够平滑过
渡而不影响用户的使用；另一方面，产品有新的功能增加时，可以通过插件和模块定制平
台的方式，轻松实现业务的扩展。
在设备选择及网络方案上坚持开放性原则，使系统对各种硬件设备的互连互通；在软
件上支持跨平台和开放数据接口，便于与其它系统软件互相集成，未来支持与业务系统、
门户等系统的单点登录集成，在可获得相应系统的数据结构情况下，实现与这些系统的应用、门户、数据等各层面上无缝连接。
系统的管理和维护，应该采用集权和分权相平衡的思想，如OA产品设置了系统管理、应用管理和个人管理对系统进行分层授权和分层维护。
利用系统提供的工具，无须编写代码，方便用户自行进行客户化功能改造，方便用户
自行定制界面数据项的显示；同时在网络或系统出现问题时能及时、快速地恢复系统的正
常运行，保证系统的可恢复性，具有较高网络系统的抗干扰能力。
8. “美观性和易用性”
系统用户界面的设计采用Web2.0用户界面设计技术，界面根据用户需求灵活更改增
强标签分类特性，注重用户体验，使系统各项功能易见、易学、易用、易维护、易管理。
作为全员应用系统，易用性和用户体验是项目成败的关键要素。所提供的产品采用
B/S的登录方式、可以采用电脑、手机等各种方式下登录，采用了AJAX、图形化编辑器等
各种新技术，并且易读、易理解、易操作，用户界面简洁、美观、友好，易于用户掌握、
操作和使用；系统管理的使用及管理也以简便、易于操作、方便实用为准则。
严格遵循易用性六原则，实现从产品的部署、登录、使用、维护、升级、扩展的全方
位易用，从而提升系统的黏着度; 提供统一的访问地址，便于用户使用。在登录页为用户
提供加入收藏、设为首页等操作，方便用户以后快速访问系统；具备风格一致的友好的用
户界面，图形显示直观，工作流程从设计到使用全程图形化;
美观性，相比易用性来讲并不是很重要，这如同一个美丽的姑娘，第一眼打动你的可
能是表象，然后持续感动你的往往是她的内在。
9. “大并发能力支撑”
作为集团化、多组织、大用户的单位，OA软件系统的开发设计，应该支持应用和数据库等多重负载均衡能力，支持附件服务器和数据库服务器分离技术，从而支持数万用户同
时在线和同时操作的能力，不会因为用户数的增长或者信息量的增长，而导致系统响应能
力下降。
系统并发能力：通过集方式，在技术上没有并发上限，因此能完全保障用户未来的
人员扩张需要。
1建立内部通信平台。即办公机构内部的邮件系统，使内部的信息交流快捷通畅，这
些通信既可以是对话式的工作沟通，也可以为书面文件传达整体工作思路。
2建立信息发布平台。在办公机构内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如
电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等
能够在机构内部得到广泛的传播，使工作人员能够适时了解单位的发展动态。
3实现工作流程的自动化。将办公机构内部存在的大量流程化的文件收发、公文处理、审批、请示、汇报等，通过实现流程自动化来规范，以提高协同工作的效率，特别是越高
规格的机关，办公人员出差几率越大，用传统的办公模式审批一份公文，可能因上下级不
能见面汇报而延误，若实现办公自动化就可以轻而易举地解决这个难题。
4实现文档管理自动化。将包括文件、知识、信息等各类文档按权限进行保存、共享
和使用，并提供方便的查手段。
5实现辅助办公。将会议、车辆、物品和图书管理等曰常事务性的工作纳入办公自动
化范围。
6实现信息集成。将业务系统里的信息源综合集成，使相关人员能够有效地获得整体
的信息，提高反应速度和决策能力。
7实现分布式办公。支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。地域分布越
来越广，移动办公和跨地域办公的需求就越高。
感谢您的阅读，祝您生活愉快。