第37卷 第1期 福 建 电 脑 Vol. 37 No.1
2021年1月
Journal of Fujian Computer
Jan. 2021
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张凯，男，1983年生，主要负责单位OA 系统的功能设计及日常维护。E-mail:***************。
医院办公自动化系统的功能设计及拓展
张凯
(福建省人民医院 福州 350001)
摘 要 随着计算机技术的发展和互联网+医疗模式的推广，医院信息化变得更加重要和深入，需求不断提高。办公自动化系统（即OA 系统）不仅为行政后勤人员提供高效的协同工作，还为医护人员提供了快捷方便的行政审批途径，把OA 系统应用于医院管理中，可为医院管理带来极大的便利。在这种背景下，本
文旨在探索医院OA 系统的基础功能设计及需求拓展，为OA 系统在医院信息化建设中寻合适的发展方向。 关键词 主成分分析；OA 系统；基础设计；拓展 中图法分类号 TP31 DOI:10.16707/jki.fjpc.2021.01.025
The Design and Expansions of Hospital Office Automation System
ZHANG Kai
(The People’s Hospital of Fujian Province, Fuzhou, China, 350004)
1引言
随着计算机技术的发展和互联网+医疗模式的推广，医院信息化需求不断提高。在医院推进信息化建设的进程中，办公自动化系统（OA 系统）起着决定性的效果，其中最为明显的一项优势便是提升医院管理的工作效率[1]。OA 系统不仅可以为行政后勤人员提供高效的协同工作，还能为医护人员提供了快捷方便的行政审批方法。把OA 系统应用于医院管理中，可为医院管理带来极大的便利。但是由于医院科室众多，人员较为分散，众多系统并存，管理难度很大，传统的OA 软件并不能完全适应医院信息化管理的需要。这些都对现代医院的OA 系统需求提出了更高的要求。在这种背景下，本文探索医院OA 系统的基础功能设计及需求拓展，旨在为OA 系统在医院信息化建设中寻合适的发展方向。
2医院OA 系统的基础设计
2.1安全性考量
系统的安全性是最为重要的。它直接影响到医院信息的安全和可靠，既要考虑到办公使用外网电脑访问的需求，又要顾及到众多内网电脑的安全问题。因此，一般医院的OA 系统都布设在内网服务器上，通过网闸来解决外网访问的问题，同时加强病毒查杀，经常对系统进行检测并及时处理，甚至对外网电脑访问或上传至服务器端的文件类型进行一些必要的限制措施，以确保系统的安全性。 2.2授权服务
为访问OA 系统的每个用户提供授权和身份验证服务。授权服务的核心是角，每个用户都至少拥有一个角，每个角通过后台系统被定义为能够访问指定的资源。资源可以是数据、特定的功能模块等。然后，通过授权用户的角，就可以控制数据流的流向，便于操作和应用。这样既实现了公开性资源的共享，又对带有隐私性和保密性的资源进行了保护。 2.3系统基础功能
（1）日常管理
主要涉及一些个人自助查询，包括个人人事信
72 张凯：医院办公自动化系统的功能设计及拓展第1期
息、工资奖金查询、个人考勤查询及个人待办事项的提醒等。日常管理功能与个人OA系统使用紧密相关，可以有效节约从专属模块到对应办理事项来追踪进度的时间。
（2）资讯管理
要想使医院的氛围得到有效活跃，使医院的工作人员具有更加积极、多样、和谐的工作环境，就需要按照医院各科室自身的要求及特点，通过自动化办公制定相应的信息版块，为医护人员设置对应的业务、人事、行政等相关新闻，并开通用户评论、分享、转发等相关功能，使医护人员可以更及时地了解到医院的最新动态[2]。医院事业单位的属性决定了人员对此类信息需保持高度关注度，因此置顶、同为置顶时的优先级、便利检索等功能必不可少。
（3）人事管理
主要涉及人员请假、人员外出、行政、医务护理排班等。其中人员请假一般要求针对请假类型走不同的审批流程，例如事假1天和事假3天以上流程就可能不同：事假1天一般只需要科室负责人审批，而事假3天以上可能就需要分管领导审批等。因此对请假时需要同时根据其类型以及天数来综合判断所需的审批流程。而医务护理排班又是医院的专属特，各临床科室间所用班次，既有公共类，又有各自科室特有类型，需要设计专门的管理模块来进行班次的管理。同时各自班次还要有工作量的统计功能，便于医务护理的管理部门来统计工作量、白班、夜班等，这样才能有效分配奖金、夜班费等。
（4）资料管理
一个院内大型资料库，各科室可在自有专栏下维护各自的资料，各专栏之间形成信息共享。
（5）行政审批
办公自动化系统在医院业务管理中的应用有利于对医院管理重心的明确。医院管理部门可以通过业务流程平台制定具体的流程规范，并通过层层审批，具体落实到各个科室和各个岗位，使各部门以及各岗位人员都能够了解各自的工作责任，提升医院工作效率[3]。医院行政审批信息化是实现“数据多跑路、员工少跑腿”的重要一环。主要涉及到的可能有总务类申请、设备类申请、信息类申请、科研类申请等。这些业务以往主要靠个人奔走于各科室之间、提交纸质表格签字盖章才能完成的申请，往往受制于书写格式不规范、流程不清晰、经办人不在科等诸多因素，因此效率低下，一直饱受诟病。而在OA系统上实现这些审批流程的电子化之后，不仅员工可以足不出科地进行网上申请，而且流程固化清晰，即使此前未办理过的新手也可以轻松申请。同时可以进行远程办公处理，加入电子签章等保密性手段后可等同于之前手工签字盖章的行政效力，极大地提高了行政办公的效率。
（6）公文管理
作为事业单位必不可少的需求之一，医院还要建立具有自身特的公文管理平台。众所周知，医院的管
理工作不仅具有很强的专业性，同时还非常地烦琐和复杂[4]。收发文都有固定的标准格式以及灵活多变的审批流程，因此设计上既要考虑具备一套相对固定的审批流程来适应一般性的情况，又要在某些重要审批节点上拥有多分支选择来适应特殊情况，甚至还需要有全节点跳转的特殊管理人员存在，以此来协助处理特殊情况。
（7）工资奖金管理
医院的工资奖金管理也是一块非常重要的内容。工资模块相对固定，计算统计都有专门的公式和对应的级别，一般也会安排在财会软件上处理完成后，OA系统再通过接口同步数据或是导入的方式来对接即可。而医院的奖金往往涉及到2次分配问题，各科负责分配的人员显然也是在OA系统上进行分配更符合实际使用需要。因此，在奖金分配上，不仅要能看到各类数据，包括个人工作量、科室本月可分配总额、质控扣分、各职级对应的基础系数等，还要能够实现即时统计、便于随时修改等功能。而负责审批的财务科要可以进行最后分配的审批确认以及统计，对合格的分配方案予以通过，对不合格的方案予以退回修改等功能。
办公自动化管理3拓展延伸
3.1与医院其他各常见系统的对接
这里的对接主要说的是通过接口，将已有的数据和信息，包括统计生成的报表、各类关键词字段等，在OA系统与其他系统上相互同步推送，以此实现“一次操作，多系统共享”的便利。而说到同步，不能不提到另外一个很常见的系统--人力资源系统。众所周知，医院的人事档案相当复杂。一个医务工作者，不仅有业务职级，还可能同时兼有行政职级，例如各临床科室的行政科主任往往也都是取得主任医师资格的人员；而行政人员也可能拥有相应的医务评级，例如药学部、教务科、科研科之类，他们的行政人员往往也具有相应的行医资格；
2021年福建电脑73
此外护理人员的科室流动性也相当大。这一切若没有做好与人力资源系统的同步，将会对OA系统的日常事务处理产生很大的影响。例如新晋的护士长、科主任没有相应的审批权限，调了科室的护士无法在新的科室进行请假和排班，具有行政医务双属性的人员到底需不需要考勤打卡等。OA系统只有做好与人力资源系统的接口同步，才能获取到最新的人员信息，并根据获取到的人员信息在OA系统中安排相应的业务新建及变更。
3.2教务管理模块功能扩展
这也是医院OA系统有别于OA系统传统功能模块的重要扩展。医院医务人才的培养，离不开实习生、进修生、规培生等各类人才的管理。从建立实习生、进修生、规培生及其教师、导师的基础信息数据库开
始，需要涵盖诸如学生考勤管理、课程配置及查询、教学经费申请与拨付管理、学员教师教学互评管理等多个子功能模块。学生可以在OA 系统上随时查询自己的课表，了解最新的课程情况及授课教师、授课地点；在指纹机、人脸识别机考勤打卡后通过接口同步至OA端进行查询，统计出勤率；可以进行研究经费的申请及对教师授课进行打分；教师也可以在OA系统上实现与学生的互评打分、进行经费调拨等操作，特别是对进出科室轮转人员的各项技能、出勤率进行细致有效的评分；而医院的教务科也可以在各类表单的汇总中统计出之前需要人工统计才能得出的数据，也能很方便地进行原来需要纸质申请进行的行政审批工作，大大提高了工作效率。
3.3合同模块功能扩展
事业单位的采购类型属于政府采购，采购资金是财政性资金，采购的对象包括货物、工程和服务三类。依据采购对象的不同，政府采购可划分为采购货物、采购工程和采购服务。采购的方式又分为招标方式采购和非招标方式采购。其中招标方式采购主要包括公开招标、邀请招标等，非招标方式采购包括竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购等。以上各种类别和限制决定了医院的OA系统合同审批必须要严格按照采购类型的不同进行不同的审批流程，甚至同类别的合同也会因为金额的高低限制而需要流程的扩展变化。这就要求合同的审批流程既要解决好固化部分的严谨，做到自动判断；又要能解决非固化部分的灵活多变，可以手动变更。4结束语
OA系统对于现代医院信息化建设的重要性不言而喻。它不仅可以节约工作者的工作时间，还可以提高数据信息的优化成效，便于医院管理整体水平的提升[5]。普通的OA系统往往设计缺乏灵活性，不能随着环境变化、业务流程变化而变化，软件系统的适应性差，系统的可维护性差、维护成本高，严重阻碍了OA系统的深入应用。即便加入了移动端办公的功能，依然难以满足当前医院信息化高速发展中日新月异的需求。因此，开发具有专门针对性、同时又能灵活拓展、与医院其他系统同步通讯的医院OA系统就具有非常重要的意义。医院作为当前事业单位改革的先锋，其本身兼具事业单位和企业的双重属性，拥有适合自身需求的OA系统是非常必要的。本文探索了医院OA系统的基础功能设计及需求拓展，为OA系统在医院信息化建设中寻合适的发展方向。
参考文献
[1] 殷祥，袁磊.办公自动化系统在医院信息化的运用研究.数字通信世界,
2020(06):238-239
[2] 曲昕.医院管理办公自动化系统的应用实践研究.中外企业家,
2020(18):112
[3] 解锦锦.医院办公自动化系统应用分析.计算机产品与流通,
2020(03):109
[4] 王东辰.办公自动化系统在医院信息化的应用.集成电路应用,
2020,37(02):68-69
[5] 樊瑜源，姚远.医院信息化管理中办公自动化的应用.中国新通信,
2020,22(02):100-101
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