利用大纲视图快速完成内容排序
作者:林丽华
来源:《电脑知识与技术·经验技巧》2015年第12
        同事前来求助,如图1所示,这里的目录和内容并没有按照正常的顺序进行排列,这是由于多人共同编辑文档,导致各段文档的顺序不太正确,所提取的目录自然也是比较混乱。
        现在同事希望对目录和正文的内容进行重新排序,将其恢复到正常的阅读状态,要求是按照升序大小进行排序,例如123……这样的顺序。首先想到的自然是对文档内容进行手工排序,然后重新提取目录,但一来是操作麻烦,而且也容易出错,耗费时间更是理所当然,有没有更简单一些的方法呢?
        经过检查发现,这里的目录是从正文内容自动提取出来的,按住Ctrl键单击某个目录,可以直接跳转到正文的相应内容,正文中的标题都是标题1”的样式,这样我们可以考虑通过大纲视图完成内容的重新排序:
        1步:切换视图模式
        切换到wps自动生成目录视图选项卡,选择大纲视图,进入大纲视图模式,此时可以大纲形式查看文档,内容将显示为项目符号。默认是显示所有级别,请点击显示级别右侧的三角按钮,从下拉列表框手工调整为只显示“1,效果如图2所示。
        2步:调整内容顺序
        接下来的操作就简单多了,我们并不需要手工拖拽各段内容的位置,只要调整各条大纲的顺序即可,对于移动整个段落相当方便。鼠标移到带圈“+”符号的上面,待光标变成十字形状之后,手工拖拽需要调整位置的大纲至相应的位置即可,很快就可以看到图3所示的效果。
        3步:更新目录
        将显示级别重新设置为所有级别,此时可以看到已经完成重新排序的内容,关闭大纲视图。不过,我们会发现虽然文档的内容已经完成重新排序,但目录的排序仍然没有改变。
        我们并不需要从文档重新提取目录,选择目录,右击选择更新域,如图4所示,选择更新整个目录,确认之后即可获得与内容吻合的最新目录,最终效果如图5所示。
        补充:从Word文档提取目录的方法
        Word提供了自动提取目录的方法,前提是文档中的目录已经使用标题1、标题2……的样式。切换到引用选项卡,在目录功能组依次选择目录一自定义目录,选择显示级别,确认之后即可自动生成目录。