高校采购管理方法（精选5篇）
高校采购管理方法范文第1篇
【关键词】高校 办公用品 管理 建议
近年来，高校办学的规模和层次不断在提高，相应地高校办公用品的数量和种类也日趋扩大，成为学校资产的一部分。以一个中等规模的文科院校为例，每年用于办公用品购置的费用近千万元。在办公用品中，除了单位价值比较高的固定资产以外，更常见的办公用品，如办公文具、打印纸、U盘、录音笔、扫描仪、碎纸机、硒鼓等，具有种类多、单价相对较低、需求数量大、购置分散且频繁等特点。目前高校对这类办公用品大多采纳各部门“自用自购、以报列支”的模式，财务部门仅对经费总额进行掌控，尚存在管理空白。为此，我们采纳向相关人员发放问卷的调查方法，了解办公用品管理的实际情况，并据此提出相关改进建议，以促进完善高校办公用品的管理水平。
一、讨论设计
1.问卷设计。本讨论重要通过发放调查问卷的方式来收集相关信息，并利用MS Excel对调查数
据进行分析。问卷由三部分构成：一是被调查者背景信息；二是办公用品采购与付款流程，涉及请购、实在采购、验收与付款等环节；三是办公用品使用及保管，涉及领用手续、保管与盘点。
从内部掌控角度将问卷内容归类，办公用品采购与付款流程调查重要侧重于职责分工、信息传递程序掌控和实物掌控；日常使用及保管重要侧重于职责分工、实物掌控。
2.调查方法。我们选取了上海某高校为本次问卷调查单位。为了保证肯定的广泛性，调查范围为该校全部院系、机关和教辅部门，分别向部门领导、办公室主任、办公室工作人员等各类教职员工发放了问卷。本次调查共发放问卷107份，回收71份，总回收率为66.4%。通过对回收的问卷进行检查和审核，最后得到有效问卷69份。有效问卷分别占回收问卷和发放问卷总数的97.2%和64.5%。
二、调查结果与分析
（一）办公用品管理制度
依据被调查者所在部门的性质，分类汇总结果如下：院系（有书面管理方法占52.63%，有口
头管理方法占36.84%，无管理方法占10.53%）；机关、教辅部门（4.08%，73.47%，22.45%）；合计（17.65%，63.24%，19.12%）。可以看出，该校的院系、机关和教辅部门大部分订立了办公用品管理方法（占比80.89%），但以书面形式订立管理方法的只有17.65%，其规范性和完善性还有待进一步改善。
（二）采购与付款流程
1.请购环节。请购是采购与付款流程的起点，涉及的风险点重要有：只有得到授权的人才能提出采购申请；提出采购申请与批准采购申请相互独立，以加强对采购的掌控；批准请购与采购相互独立，以防止采购时购入过量或不必要的用品。针对以上风险点，调查问卷相应设计了3个问题。将调查结果按被调查者所在部门性质统计的结果表明，有三分之一订立了书面采购计划，其中院系订立书面计划的比例为50%，远高于机关和教辅部门的26.5%，这重要与院系对办公用品的需求量较大有关。在采购方式上，选择全部由办公室集中采购的占62%，与预期基本相符。问卷还对采购渠道进行了调查，网络采购（55.22%）和电话采购（23.88%）成为办公用品采购的主流方式，传统的现场采购比例则较低。相应地，采购源也多来自史泰博、京东商城、1号店等电子商务网站，另有部分来自校内教育服务中心及校外
周边超市。在请购审批中，近九成的被调查者都选择了有审批环节，但能够做到有书面请购单的只有一成，绝大多数为口头汇报。
2.采购环节。包括询价、订货、签订合同等环节，涉及的风险点集中在职责分工上，即询价、采购审批、合同签订相互独立，防止虚列支出。统计显示，近八成的被调查者在办公用品采购中都有向2家以上供应商进行询价谈判的做法。但在确定供应商环节，院系与机关、教辅部门超过半数都是由询价人员本身确定供应商，未能较好地执行询价与确定供应商职责分别。采购订立合同的比例为41.63%。整体来看，院系在实在采购环节的表现要优于机关、教辅部门。
3.验收付款环节。验收付款环节的风险点重要有：实物掌控，对实际收到的商品进行验收；职责分别，采购与验收相互独立，确保实际收到的商品符合订购要求；信息传递掌控，应付款进行审核。调查结果按被调查者所在部门性质进行统计，被调查者对实际收到的商品均有验收行为，但留有书面验收记录的比例只有30.77%。且验收人员九成以上为采购人员，在不相容职责方面未得到有效分别。付款环节能够做到审核后付款的比例达到52.38%。院系在付款环节的规范性要优于机关、教辅部门，审核后付款的比例达到了75%，而机关、教辅部门只有44.68%。
（三）领用与保管
办公用品验收入库的风险点重要涉及：职责分工，保管与记录相互独立，防止篡改记录、财产流失；授权程序，领用须经过批准，防止多领或被盗；信息传递掌控，设置台账对进货、领用、结存情况适时反映；实物掌控，定期盘点，将账面结存数与实际库存数核对，做到账实相符。调查结果表明，在领用手续上，只有不到7%的被调查者通过填写书面领用单，经批准后领用；超过一半的被调查者可以无须批准随时领用办公用品，这表明在授权程序上还有很大的改善空间。信息传递掌控上，无登记簿的比例占了将近50%，规范性做得不够好。院系设立台账要比机关、教辅部门规范，调查显示其有进货、领用情况登记簿的比例达到了53%，而机关和教辅部门只有19%。在部门设立台账的调查中，由保管人员登记台账的比例达到了85.29%，在院系中，这一比例更是达到了百分之百，这说明对办公用品保管与台账记录职责相互独立的重视程度还有待提高。在实物掌控上，有定期或不定期盘点的比例占75%，院系在实物掌控中的表现好于机关、教辅部门。
三、管理建议
（一）加强制度建设，规范管理流程
办公用品管理办法健全的制度是规范管理的基础。但不少人认为，办公用品单价不高、较为零散，加强办公用品的管理显得小题大做。这种认得存在着误区，办公用品虽然零碎，如得不到妥当管理，繁殖的挥霍、舞弊日积月累也将对学校的财务管理带来很大的负面影响。
加强办公用品管理制度的建设，首先要明确管理的目标。办公用品的管理应以服务高校事业为宗旨，以勤俭节省、防范舞弊为目标。勤俭节省杜绝挥霍，就要在订立计划时认真分析库存的现状、采购的性价比，避开盲目采购；防范舞弊就要求对办公用品管理的各个环节考虑风险点，设置掌控程序。其次要重视制度的全面性。办公用品管理制度应当包括对订立计划、采购方案、验收入库、领用授权、日常保管、内部监督等全过程的管理，以上程序缺一不可。制度设置后，可通过内部审计部门实施“穿行测试”来审验制度是否健全以及可执行本领。最后要重视制度的可操作性。要结合高校的实际情况，实在问题实在分析，订立科学规范、操作性强的制度。内部掌控的设置会带来管理成本的上升，因此也应考虑如何避开繁琐，做到简明应用，便利相关人员遵奉执行。