尊敬的各位同事：
根据公司行政管理部门的要求，现通知各部门将会议记录进行归档，以便日后查阅和参考。请各位务必按照以下要求执行：
一、归档内容
1.会议文件：包括会议议程、会议纪要、会议决议等相关文件。
2.参会人员名单：记录每次会议的参会人员，包括部门代表、领导及其他相关人员。
3.会议时间和地点：详细记录每次会议的召开时间和地点。
4.会议议题：对每次会议的议题进行详细描述和记录，确保完整和准确。
5.会议讨论记录：记录会议期间各项议题的讨论过程、主要发言及相关决策。
二、归档格式
为了方便检索和查阅，归档内容务必按照以下格式进行整理：
1.会议文件应按照时间顺序进行编号，并将各个文件分别整理在文件夹中，每个文件夹上标注会议日期和议题。
2.参会人员名单应将每次会议的参会人员名单整理为电子表格或者文档形式，注明参会人员姓名、部门、职位等信息。
3.会议时间和地点应将每次会议的时间和地点记录在表格中，按照时间顺序排列。
4.会议议题应使用清晰明了的标题，并在文件夹中建立相应的记录文件，以便详细记录每次会议的议题内容。
5.会议讨论记录应按照每个议题分别进行整理，记录发言人、讨论内容、决策结果等相关信息。
三、归档存储
为了确保归档内容的安全和隐私，归档材料应存放在专门指定的归档库中，确保归档文件不
易受到损坏或丢失。
四、保密措施
会议通知格式归档材料涉及公司内部会议内容，属于公司机密信息，请各位同事严守保密义务，不得将归档材料外传或用于其他未经授权的用途。
五、归档责任人
各部门应指定专人负责会议记录的归档工作，并确保归档文件的准确性和完整性。
六、归档审核
行政管理部门将随机抽查各部门的归档文件，以确保归档工作的落实和符合要求。
请各位同事务必认真对待会议记录归档工作，遵守相关规定，确保归档文件的质量和准确性。如有任何疑问或困难，请及时与行政管理部门联系。谢谢大家的合作！
此致
敬礼
公司行政管理部门
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