作者：***
来源：《档案管理》2020年第05期
摘 要：以2019年我国企业类排名前七名的档案为研究对象，对的基本状况、内容建设、功能设置等情况进行调研，认为存在着功能不够完善、内容不够丰富等问题，并从明确功能定位、优化平台内容、强化交互功能、合理安排推送频率和时间等方面提出建议，以期为我国企业类档案的建设提供参考。
关键词：档案;企业档案;档案信息服务
企业号申请 Abstract： From the basic operation， the content construction and function， the article researches on enterprise Archives WeChat public ranking of the top seven In 2019. According to the research， we can find the function is not perfect enough and the content is not rich enough. In order to solve these problems， we put forward some advice， such as determining functional positioning， optimizing platform content， enhancing interactive func
tion and arranging push frequency and time reasonably. We hope to provide references for the construction of China's enterprise archives WeChat public accounts.
Keywords： Archives WeChat public accounts; Enterprise Archives; Archives information service
1 基本状况
1.1 账号主体。账号主体是指申请的政府机关、事业单位、企业或个人。2020年3月15日-2020年5月25日，根据“档案微平台研究”发布的2019年全国档案排名榜，选取企业类档案排名前七名的兰台之家、数字档案管理、北京航星永志科技有限公司、干部人事档案、档案管理利用、档案数字化和东软档案SEAS为研究对象。所调研的中，有6个账号主体为企业，占比为85.7%;只有东软档案SEAS的账号主体为个人，但实际上由东软集团股份有限公司的相关部门负责运营。有5个账号主体完成认证，认证率为71.4%;干部人事档案和东软档案SEAS未进行认证，这可能给的安全与规范管理带来风险。
1.2 菜单设置。它是准确呈现其内容信息的一种表现方式，反映了的内容和功能。目前，最多可创建3个一级菜单，每个一级菜单下最多可创建5个二级菜单。从调研结果看，普遍存在命名不规范、分类不合理、层次结构差的问题。
1.3 账号类型。分为服务号、和企业号。其中，服务号旨在提供服务，每月可发送4条发消息;旨在提供信息，每天可发送1条发消息。所调研的中，兰台之家、数字档案管理、北京航星永志科技有限公司、档案管理利用、东软档案SEAS为，占比为71.4%;档案数字化、干部人事档案为服务号，占比为28.6%。由此可見，国内企业类档案多为，侧重于为用户提供信息资讯。
1.4 推送频率和时间。推送频率是活跃度的重要指标。文章选取2019年全年为调研时间段，对各的推送频率进行统计分析。从统计结果看，多数活跃度较高，能够及时发送推文，例如，兰台之家每1-3天推送1次，每次1-4条;档案管理利用每1-3天推送1次，每次1条。但也有个别存在推送频率不规律、推送间隔时间较长的问题。例如，干部人事档案于2019年9月12日推文后，直到11月1日才进行再次推送，间隔时间近50天。从推送时间看，多数的推送时间不固定，只有兰台之家、数字档案管理较为固定，推送时间为早上6：00—7：00。
2 功能设置
的“功能介绍”应是通过简单明确的语言，阐明该的内容、性质、特点、定位，介绍提供的服务和产品，具有哪些功能等。[1]
从调研结果看，各的功能设置较为齐全。所有都具备介绍企业概况、宣传企业工作、提供产品服务、传递行业动态、传播档案知识、开展交流互动的功能。除了档案管理利用，其余都具备展示企业产品的功能，占比为85.7%。仅有兰台之家、数字档案管理具备分享工作经验的功能，占比为28.6%。
各还存在一些问题。一是实际功能普遍多于描述功能。例如，档案数字化的“功能介绍”为“档案数字化全生命周期管理。档案管理系统软件;档案整理;档案扫描;数据录入;数据清理;档案托管等全方位服务”，可以归纳为“展示企业产品、提供产品服务”。而实际功能为“介绍企业概况、宣传企业工作、展示企业产品、传递行业动态、传播档案知识、提供产品服务、开展交流互动”，明显多于描述功能。二是交互功能有待加强。各虽具备交流互动功能，但在互动方式、用户参与度、互动效果等方面有待改进。从互动方式看，仅有14.3%的提供问卷调查、档案社区或资料下载的互动方式;所有的虽设置电子邮
箱、自动回复的互动方式，但都未提供人工回复。
可以看出，各虽具备自动回复功能，但也存在着差异性。所有都设置“被添加自动回复”。除了北京航星永志科技有限公司，其余都设置“关键词自动回复”，占比为85.7%。北京航星永志科技有限公司、干部人事档案、档案数字化设置了“消息自动回复”，占比为57.1%。
从用户参与度看，用户的活跃度较低，参与互动的意愿不强。以数字档案管理为例，阅读量第一的《档案业务知识：归档文件整理操作要领》，参与留言评论的用户尚且不足20人，其他推文参与留言评论的用户更是少之又少。
从互动效果看，多数没有或不能及时回复用户咨询，导致用户参与处于低效率的状态。例如，干部人事档案的“档案社区”可实现用户与用户、用户与平台之间的沟通交流，但实际上处于停滞状态，用户发起的话题往往得不到有效回应，未能给用户带来很好的互动体验。
3 服务内容
国内企业类档案主要包括企业介绍、企业产品、企业动态、客户服务、行业动态、档案法规标准、兰台故事、档案知识、档案利用案例等九个类别内容。所调研的都涉及企业介绍、企业动态、客户服务等内容;85.7%的涉及企业产品、行业动态、档案法规标准、档案知识等内容;42.9%的涉及到兰台故事;14.3%的涉及到档案利用案例。
在服务内容上，一是推送内容的类别不合理。有的过多注重企业产品、企业动态、行业动态等内容的推送，忽视了档案专业性、趣味性内容的传播。例如，东软档案SEAS。有的过多推送档案专业性、趣味性内容，而关于企业产品、业务范围的内容则推送较少，这忽略了企业品牌的宣传推广，不利于用户了解企业的业务范围。例如，数字档案管理。二是原创性内容较少。所调研的普遍存在原创性差的问题。例如，数字档案管理、档案管理利用的原创性内容不足10篇。
4 改进建议
4.1 明确功能定位。一是解决自身定位问题，打造形象。[2]企业的功能定位首先是提升企业和产品知名度。各在运营过程中应与企业自身业务最大化融合，
在结合发展历程、产品特点、产品服务的基础上，推送能够体现本企业产品特、服务质量的内容。二是重视档案知识的传播。与其他行业相比，档案行业处于相对封闭的状态，其受众面也相对狭窄。在此背景下，企业应传播档案知识，拓展受众面，尽可能地吸引更多用户，尤其是档案行业外人员的关注。
4.2 优化平台内容。内容建设是生存和发展的基础。因此，各应优化服务内容，实现高效的传播效果。一是根据自身功能定位，推送不同类别和层次的信息，满足不同类型用户的阅读需求。二是采取多种方式加强推文的原创性，吸引更多关注者。例如，通过将企业产品与社会关注点紧密结合，把品牌信息巧妙植入一个话题中，使用户在无形之中接受认可;对新颁布（修订）的档案法规、工作标准进行解读，发表个人见解等。三是增加推文标题吸引力。面对网上的海量信息，即便是订阅用户也很难有时间翻看所有订阅的每篇推文。[3]这就要求标题能够让人产生“眼前一亮”的效果。
4.3 强化交互功能。一是完善自动回复功能。要编辑好“被添加回复”的内容，当用户关注后，向其发送欢迎语及导航信息，进一步增强用户的认同感;收集整理用户的提问，提炼频率高的关键词，归纳总结出常见问题的答复，并制定关键词回复规则和特定的回复内容，完
善“用户提问+关键词自动回复”的服务模式;根据企业的产品特点和业务范围，开发“关键词自动回复 + 菜单导航栏”的服务模式，实现菜单化的自助服务功能;发挥“消息自动回复”的补充作用，若用户发送的信息不符合关键词规则时，通过发送、等方式，转接到人工服务，以满足用户咨询需求。二是采取“专门岗位+机动岗位”的人工服务模式。可设立客服专岗，满足平时的用户咨询需求;设置机动岗位，在用户咨询量较大时，抽调机动人员，及时回复用户咨询。
4.4 合理安排推送频率和时间。推送频率过低，会影响用户对的黏性;推送频率过高，可能导致用户产生厌烦情绪。笔者认为，推送频率以每周1-3次，每次2-4条为宜。这样既不会给用户带来过多的信息干扰，又能与用户保持稳定的接触。同时，选择合理的推送时间也至关重要。根据团队研究表明，文章最佳的推送时间大约在早上7：00-9：00、中午12：00-14：00、晚上18：00-21：00。[4]因此，各公眾号运营者应结合自身实际情况，选择最佳的推送时机，实现最优的传播效果。
参考文献：
[1]李颖，孙晓苗.我国档案部门现状与建设策略研究——以省市级档案馆为
例[J].档案与建设，2016（09）：36-39.
[2]刘英捷，王芹.档案政务新媒体运用研究——以江苏省为例[J].档案学研究，2016（01）：86-90.
[3]李兴利.最受欢迎的档案推文[J].中国档案，2016（12）：34.
[4]王淼，蒋冠.档案推文阅读量提高策略探析[J].北京档案，2017（12）：11-13.
发布评论