文档编号：SPD- | 版本号Ver. | 密 级：保密 |
编 写 人： 孔令淦 | 批准人：徐卫明 | 发布日期：2014年12月25日 |
适用人员： 全体员工 | 总 页 数： 共 7 页 | |
邮件管理制度
SuperD
二〇一四年十二月
文档升级说明
版本号 | 修改人 | 批准人 | 修改描述 |
1.0 2.0 3.0 | 孔令淦 孔令淦 | 徐卫明 徐卫明 | 1、 首次发行 2、 3、 增加多接收域的使用场景； 4、 5、 增加邮件发限制； 6、 7、 增加通讯簿策略； 8、 |
**初始版本号：
邮件系统管理规定
1. 目的
2.
为确保邮件系统的稳定、安全使用，特制定本规定。
3. 适用范围
4.
全体员工。
5. 名词定义
6.
6.1 系统：用于提供的存取、存储、转发服务的系统，我司使用的邮件系统软件为Microsoft Exchange Server 2010。
6.2
6.3 Microsoft Outlook：个人信息管理系统软件，包括收发、行事历等。是Microsoft Exchange Server互相搭配的客户端软件。
6.4
6.5 个人邮件账户：员工入职时，由邮件系统管理员按照《入职流程》创建的员工邮件账户。
6.6
6.7 业务邮箱账户：因某种业务需求而创建的邮箱账户。如：用于市场宣传用途的邮箱账户为。
6.8
6.9 通讯组：即邮件分发列表，可设置包含特定的收件人，方便进行邮件发。
6.10
6.12
6.13 通讯簿策略：通讯簿策略 (ABP) 可以将不同公司的用户划分到特定组，从而有针对性的提供通讯簿的访问权限。
6.14
6.15 邮件发审批：由业务邮箱发出到全体通讯组的邮件，需通过业务邮箱仲裁人审批后邮件才能发出。
6.16
7. 权责（包括但不限于）
8.
8.1 信息部邮件系统管理员：负责公司邮件账户的创建、变更、注销，邮件系统的收发、存档、安全管理，日常邮件系统服务器的维护等。
邮件发8.2
8.3 行政部：负责邮件账户的申请、发邮件的审批、相关奖惩实施等。
8.4
8.5 各部门主管：负责本部门邮件账户申请、变更、注销的审批、涉密邮件外发审批等。
8.6
8.7 全体员工：负责个人邮件账户的管理等。
8.8
8.9 业务邮箱仲裁人：负责审批业务邮件发出的邮件。
8.10
8.11 通讯组管理员：负责维护通讯组成员。
8.12
9. 邮件的账户管理
10.
10.1 公司邮件账户的管理
10.2
10.2.1 公司邮件帐户由信息部邮件系统管理员统一创建，如无特殊原因，不允许修改已创建的邮件账户。（邮件账户的命名规则详见附件一）
10.2.2
10.2.3 公司邮件账户仅限工作用途，不得用于私人事务，不得因非工作原因，将公司邮件账户公开在外部Internet。
10.2.4
10.2.5 公司所有邮件账户仅限用户本人使用，禁止将本人账户转借他人，或借用他人的邮件账户。
10.2.6
10.2.7 为防止邮箱被盗，所有员工或部门指定人员在每季度最后一周，定期修改个人及部门业务邮箱的账户密码，因邮件账户密码泄露造成的后果，由员工自行承担。
10.2.8
注：账户与域账户为同一账户，可在登陆公司电脑时按“Ctrl+Alt+Del”键，点击更改密码。
10.3 个人邮件账户的生命周期管理
10.4
10.4.1 申请：个人邮件账户的申请，由人事专员在员工入职前，参考《新员工入职流程》进行申请；
10.4.2
10.4.3 变更：员工在公司内部调动或职务变动时，邮件系统管理员依据人力资源专员通知或公司发文，调整该员工的邮件账户所属通讯组，邮件账户的用户名保持不变。
10.4.4
10.4.5 注销：员工离职时，邮件系统管理员依据“员工离职流程”对邮件账户保留3个月，并将该邮件账户设置转发到其直接领导(或由直接领导指定的工作交接人)的邮件账户。到3个月的期限后，将该邮件账户删除。
10.4.6
10.5 业务邮件账户的生命周期管理
10.6
10.6.1 申请：公司各部门申请业务邮箱必须说明用途和指定专人负责，并经部门主管及信息部主管审批同意，邮件系统管理员应做好登记备案工作。
10.6.2
10.6.3 变更：公司各部门的业务邮箱的管理人变更时，直接领导或部门主管需及时通知信息部邮件系统管理员，进行登记调整。
10.6.4
10.6.5 注销：
10.6.6
1) 公司各部门业务邮箱需注销时，应及时通知信息部邮件系统管理员；
2)
3) 对于长期（超过3个月）无人管理的业务邮箱，邮件系统管理员有权直接删除。
4)
10.7 同一用户因业务需求，可以申请多接收域邮箱。流程参照“业务邮件账户生命周期管理流程”。
10.8
11. 邮件的使用管理
12.
12.1 邮件的收发管理
12.2
12.2.1 公司统一使用Outlook客户端收发邮件，若需使用特殊客户端收发邮件，需由经信息部主管审批后，方可使用。
12.2.2
12.2.3 为避免公司邮件域名被列入黑名单，不得使用长时间对外发送广告邮件，如因个人邮件使用原因造成公司邮件收发问题，将通知其直接上级并在公司做通报。
12.2.4
12.2.5 邮箱初始容量为512M，因工作原因需扩容。可向部门主管申请并抄送至。
12.2.6
12.2.7 单封邮件大小限制为10M。如需要发送较大附件，建议将文件压缩拆分后分开发送。如因工作原因需要发送超大附件，请向信息部申请使用FTP账户。
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