变更履历表
版本
制/修定日期
制/修订人
制/修订内容简述
生效日期
总页数
邮件发
A/0
2019-03-01
新编
7
审 批 栏
制 定
审 核
核  准
日 期
2019-03-01
日 期
日 期
1. 目的：
1.1 规范公司的使用和管理，合理使用，充分发挥在工作沟通中的作用；
1.2 提升数字化信息传递与检索效率，提升可追溯性；
1.3 统一对外域名 。
2. 适用范围
本制度适用于XX公司使用的员工。
3. 权责
3.1 邮箱管理员负责的安全管理和运行秩序维护。
3.2 各部门(中心)员工负责正确使用。
3.3 邮箱管理员负责公司邮件资料的安全，保证用户邮箱数据安全以及邮箱信息变更及时准确。
4. 定义
暂无
5. 作业内容
5.1 地址及相关事项
5.1.1 命名规则：
5.1.1.1 域名为：@xxxx
5.1.1.2 邮箱分类：岗位和部门（部门内全体共用）
5.1.1.3 分部门通过部门代号+流水编号进行邮箱命名，现使用人员调岗后不能继续使用该邮箱，由接任工作者继续使用，调岗者根据需要另外分配邮箱。
5.1.2 如果需要在其他移动设备登陆，需要填写申请单经部门负责人及IT部批准后由邮箱管理员进行安装。
5.2 的使用准则
5.2.1 仅限于工作使用,不得用于与工作无关的事情。
5.2.2 公司员工对外联系时使用以公司域名为后缀的邮箱，员工不得使用个人邮箱进行工作邮件收发，同时工作电脑不被允许安装私人邮箱。
5.2.3 邮箱用户不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用；如用户发现帐号遭他人非法使用，应立即向行政部汇报；账号使用者需对使用账号的发送内容负责。
5.2.4 会议室在会议结束后，请删除会议使用的邮件及附件，清空已删除邮件。
5.2.5 已分发账号用户的员工，上班、下班都应进行至少一次查收邮件操作。以加强信息的及时知悉性。如有重要邮件发送，请用“电话”或“当面沟通”方式通知邮件接收者。
5.2.6 注意发邮件时选择必要的收件人，避免越级抄送邮件。
5.2.7 邮箱用户在使用邮箱帐号的过程中，应遵循以下原则：
5.2.7.1 员工必须遵守公司相关的网络管理制度和程序。
5.2.7.2 员工不得因非法目的使用公司的邮件系统。
5.2.7.3 员工不得利用进行任何可能对公司的正常运转造成不利影响的行为。
5.2.7.4 员工不得利用发送或传播任何虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料。
5.2.7.5 员工不得通过侵犯其他任何第三方的专利权、著作权、商标权、名誉权或其他任何合法权益。
5.2.7.6 员工不得利用向全公司发个人日结果日计划、个人周结果周计划、部门内部工作安排、工作回复（只抄送给相关人员即可）。上级有特殊要求的员工并经过审批、授权的除外。
5.2.7.7 员工利用发邮件需要注意邮件收件人范围，发文章分享的，内容必须符合公司文化和要求，禁止分享与工作无关的文章、图片等。
5.2.7.8 如员工发现任何非法使用用户帐号或帐号出现安全漏洞的情况，应立即向邮箱管理员汇报。
5.2.7.9 不得使用进行网络杂志订阅，不使用进行网络论坛/门户网站注册，降低地址被不法分子获取的几率，降低接收垃圾邮件风险。
5.2.7.10 不能使用发送大量垃圾邮件，防止被反垃圾邮件组织列入域名黑名单，影响正常业务邮件的收发。
5.2.7.11 注意附件的类型，日常收发邮件附件类型主要为 .xls .doc .ppt .pdf .rar 等，针对含有非常见类型的附件（如 .exe .vbs  结尾的附件）的邮件要谨慎处理，不能随意打开附件，请通知邮箱管理员进行处理。
5.2.7.12 对于邮件中的不明网址链接提交邮箱管理员处理，对原邮件进行删除。
5.2.7.13 针对以公司领导名义发送邮件索取公司内部通讯录的邮件不要回复，通知管理员处理。
5.2.7.14 员工离职时，在办离职手续时，其部门负责人须通知邮箱管理员是否移交/变更/注销；有员工自离且使用者，人力资源部须第一时间通知邮箱管理员。
5.2.7.15 使用过程中对重复邮件，时效性强的文件进行定期删除整理，减少磁盘空间占用。
5.2.7.16 使用者可针对不同邮件可以进行标记及分类，区分已处理和待处理邮件，利用好邮件系统快速查等便利提升工作效率。