Outlook 邮件书写常用技巧
下面几点,都是客服工作中最基本的邮件工具和技巧,要想写出一封高品质的邮件,需要大家在实际工作中细心学习和思考,不妨多多借鉴和学习其他同事的优秀邮件。
1、 设置邮件格式
简单地说:
1) 文本格式的邮件所有的邮箱都可以接受,但是这种格式的邮件只能用普通的文字编辑,不支持特效字以及图片的插入。
优点:安全,所有的邮箱都支持这种格式的邮件
缺点:不能对邮件进行特效编辑
2)HTML格式的邮件是客服工作中常用的邮件格式,可以对邮件进行编辑,也可插入图片,但是如果收件人不用html格式查看,你辛辛苦苦编辑的邮件到了对方那里,就转为纯文本格式了,有些图片和文字效果他们是看不到的。
优点:邮件美观,内容表现形象生动
缺点:不是所有的收件人邮箱都支持这种格式。其还有一个致命的缺点是:有时客户为了避免收到垃圾邮件,其的系统设置会自动屏蔽HTML格式的邮件。如果有客户收不到你的邮件,尤其是用收邮件的客户,那你不妨要问问客户他们是不是对这种格式的邮件进行了屏蔽:)
2、 签名设置
点击Outlook工具箱>选项>邮件格式>签名选取器>新建
基本签名格式:
XXX
中国制造网---客户服务部邮件发
:南京高新技术产业开发区星火路软件大厦A8-11F210061
电话:025-6667 7777XXX
传真:025-6667 0000 
www.made-in-china/
XXXX@made-in-china
3、 插入水平线
有时邮件的内容比较长,我们可以适当的插入水平线,使邮件看起来条理清晰容易阅读。
方法:点击Outlook插入>水平线
4、 插入附件的快捷操作
如果想要在邮件中插入附件,有以下快捷操作可供参考:
将你要插入的文件(无需打开文件)点右键>复制,然后回到邮件正文点右键>粘帖(同样支持Ctrl+C, Ctrl+V的快捷操作)
如果想要将另一邮件中的附件,插入的新邮件中,也无需将附件另存后再插入到新邮件的附件中,只需直接点击附件,点右键>复制,然后回到邮件正文点右键>粘帖(同样支持Ctrl+C, Ctrl+V的快捷操作)
5、 插入图片
用于编写图文并茂的邮件,生动形象
方法:点击Outlook插入>图片
另外,在邮件的编辑过程中,往往需要我们采用抓图方式对当前的操作进行说明,抓图软件的应用已经在信息部的培训中提及,下面就简单的对抓图常用的编辑工具和技巧做一些说明:
注意:
1) 抓图前请先打开HyperSnap
2) 打开准备抓取的页面
3) 捕捉>捕捉设置>包括光标指针(建议不要在选项前的选框里打勾)
你可以在HyperSnap的“捕捉选项里选择抓取方式,也可以记住下面的快捷操作,使你的操作更高效。
常用快捷Ctrl+Shift+R(选定区域抓捕),譬如此文档中的截图都是采用这种方式抓取
          Ctrl+Shift+W(窗口或控件抓捕)捕捉整个网页时采用
编辑图片:
举例:
step1打开HyperSnap>>打开中国制造网首页>>Ctrl+Shift+R>>截取下图
step2放大画布,以便文字书写
常用工具介绍如下图
6、 Outlook发送非常规形式的邮件
请参考:www.viphot/InfoView/Article_81787.html
717Outlook高级技巧
请参考:www.bitscn/school/Outlook/200705/104991.html
友情提醒:要想使邮件美观,易于阅读,不要忘记经常使用下面的工具哦
Outlook发新主张
你如果看到一篇非常精彩的文章,是否想把它转发给你的亲朋好友呢?如果一封封的发邮件,效率低下;如果用邮件发,收件人一眼就看出这封邮件是发的,感觉太形式化。有没有两全齐美的方法呢?其实用Outlook提供的邮件合并功能就能完美地解决这个问题。
  第一步:首先在Outlook中切换到“联系人”标签,选择“工具→邮件合并”菜单,打开“邮件合并联系人”窗口。
  编辑提示:要在Outlook中使用邮件合并功能,必须要求收件人在我们的联系人列表中,否则该菜单处于灰不可选状态。
  第二步:在“联系人”栏选择要发送的联系人,在“合并选项”栏的“合并到”下拉列表中选择“”,设置完毕后确认,如图所示。这时候Word会自动打开,并且会多出一个“邮件合并”工具栏,我们可以在这里撰写邮件。
  编辑提示:如果你的收件人不在Outlook联系人中,而是在ExcelAccess文件里,那么你也可以在“邮件合并”工具栏单击“打开数据源”按钮,选择收件人名单所在的文件即可。
  第三步:撰写邮件的时候,为了让发给不同用户的邮件更具个性化,我们可以借助“邮件合并”工具栏上提供的按钮来达到目的。比如我们要求邮件的大概格式是:“尊敬的XXX:您好,您订的商品我们将及时送到贵XXX,望查收!”这里就存在两个地方的不同,对于第一部分,我们可以单击“插入域”按钮,选择“名字”,最后单击插入,而对于第二部分则选择“地址”。
  第四步:邮件撰写过程中你可以随时单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮加以预
览,如果确认无误则点击“合并到新邮件”按钮,在弹出的窗口中将“收件人”一项设置为“昵称”,在“主题行”中为邮件设置一个主题,设置完毕后确认。这时候Outlook会自动将这些针对不同收件人有不同内容的邮件一一发送出去!