公文处理制度
为保证公文处理的规范性、时效性、保密性，提高公文质效，严格运转程序，特制订如下制度。
一、上级文件传递制度
1、凡省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室及上级部门主送市委、市委办公室的文件、电报、函件、资料（以下简称“上级来文”），均由文书科处理。收文后农件清点登记，对需传阅、办理的上级来文，应附上公文处理签，认真填写有关栏目，特别要写明收文时间和紧急程序，准确拟出传阅及初步处理意见，送分管领导阅批后，按阅批意见做好送阅等续办工作，确保上级来文办理的时效性。
2、对上级（包括军分区）文件，应及时发市政府办一份，及时送阅。并严格按有关规定控制阅文对象，既不漏传，又不随意扩大阅文范围。
3、对省委与省政府、省委办公厅与省政府办公厅、黄冈市委与市政府、黄冈市委办公室与市政府办公室联合下发的传真电报，市委办和市政府办各持一份，分头办理。
4、对转发性上级来文，合理拟定分发意见，送请分管领导阅批后，按批办意见在公文交换中心统一分发并办理登记手续。
5、省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室及两级领导转来的督查件，签收后及时办理移交登记手续，转市委督查室办理。省委、省委办公厅及黄冈市委、市委办公室领导转来的批示件，签收后必须将来文单位、公文标题、收文日期、份数、密级、紧急程序等逐一填写清楚，附上公文处理签，送请分管领导阅批，并按阅批意见送相关领导阅示（转办）。
6、办理上级阅件按以下程序运行：接收（接收机要局、邮政局传递的主送市委、市委办公室的上级函件、传真、电报应逐件清点，并办理签字手续）。登记（对收文的编号、收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、缓急程度、份数、分送范围等逐项进行登记）。分送（根据阅件的级别和内容确定文件的分送范围；在文件份数允许的情况下，主要领导每人一份；对份数少，又不便复印的文件，采取传阅的方式）。送批（填写公文办理传阅单后，送分管领导阅批）。传阅（根据批办意见送阅，一般先送主要领导，依次传下去）。归档（适时将传阅完的文件收回归档）。
7、办理上级办件按以下程序运行：接收（接收机要局、邮政局传递的主送市委、市委办公室的上级函件、传真、电报应逐件清点，并办理签字手续）。登记（对来文的编号、收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、缓急程度、份数、分送范围等逐项进行登记）。拟办（根据办件内容拟定送阅对象和承办单位）。送批（填写公文办理传阅单后，送分管领导阅批）。传阅（按批办意见送阅。一般先送分管书记、办公室主任，后送其他相关领导；综合性、全局性的先送主要领导；需要急办的先送分管领导，再送主要领导）转办（根据领导批示、批阅意见转相关单位办理）。催办（及时回收办毕公文，按
省委办公厅档案整理要求及时归档）。
二、本级来件办理制度
1、凡镇处和市直部门的来文、来电、来函，本级领导的批示（除督办件外），本级领导交办的其他公文的处理，均由秘书科办理。
2、对各镇处党委、市直各部门上报市委或市委办公室的公文（含传真电报），外地有关单位来文、来电、秘书科逐件登记，送办公室相关副主任提出拟办意见后。再送相关领导会签或审批。确定提交书记办公会或常委会讨论决定的，统一由秘书科汇总。
3、对必须处理的公文、电函等，要实行催办，一般件3天催办一次，急件随时催办，提高公文运转时效。对重要紧急来文、来电，要在1小时内送办公室和市委领导阅处。对所有来件的办理结果必须及时向来件单位回复，并做好办毕后的归档工作。
4、严格按照密级文件的管理办法，办理同级领导的批示件。对领导批示件不得擅自超范围传递、扩散，未经领导同意不得擅自复印领导批示件。领导批示件办理完毕后，应按程序及时清退、立卷、归档。
5、收文办理按以下程序运行：受理（确定来文是否受理，对不规范的来文一般不予受理）。登记（
对来文的编号、单位、时间、文号、标题、密级等进行登记）。拟办（填制公文处理单，提出拟办意见）。送批（送分管领导审核）。传阅（按拟办意见进行传阅）。处理（按来文内容和领导批示意见进行分类处理，属阅知型的文件直接归档存查；需要发文的文件转入发文程序；属办理型的文件按领导批示意见办理，并及时与承办单位联系办理情况，办理完毕后回复领导）。归档（回收办毕公文，进行归档处理）。
三、本级发文管理制度
1、凡市委文件（市委、市政府文件），市委办公室文件（两办文件），常委会议记录、纪要、专题会议纪要等，由秘书科拟稿、审核、送签、登记，由文书科拟定文号、审核文种、印制、分发。
2、公文的起草、审核、制发应严格执行公文处理条例的有关规定，做到规范化、制度化、科学化。
3、严格控制发文范围。对中央、省委和黄冈市委已公开发表或已发至乡局级的文件不再印发；大众传媒已经公布的不再印发；上级已经有明文规定的不再印发；开会作了布置的不再印发；能以电话通知、口头传达、传真、电报等形式下发的不再印发。
4、减少《武办通报》发文。对时限性强，且不属全市全局性的重要工作的领导讲放三律由会议承办单位自行印发“白头”讲话稿，对全局性的重要工作的讲话，需印发《武办通报》，须报经办公室分管的副主任签发。
5、严格控制转发文件。属于部门职权范围的事项需要发文的，一般由部门发文或者几个部门联合发文；市直部门需要上报或转发上级部门文件的，由部门发文；确需市委、市政府或两办转发的文件，要严格审核，经主要领导审签后印发。
6、严格控制党政联合行文。属于政府职能范围的事项，原则上不联合发文。
7、市直部门要求以市委或市委办名义发文的，由部门起草，代拟稿送秘书科初审。对代拟稿未以部门正式文件上报，或未经单位负责人签署意见的不办理；需发附件但附件不完整或不适宜的不办理；内容涉及多个部门，部门意见不全或有关问题协商不一致的不办理；不符合上报文件格式要求的不办理；不按程序运作、公文倒流的不办理。
8、认真做好同级公文的审核把关工作。对公文的审核，重点要把握是否应该发文，是否符合国家的法律、法规、政策及有关规定，是否与此前文件、相关文件发生冲突，是否符合文种使用、公文格式、呈批程序等有关规定，凡不符合上述规定的公文均不得送领导审签。
9、严格公文签发权限。凡属市委文件及常委会议纪要，须经市委书记或市委书记委托副书记、秘书长签发后，方可付印。凡属市委办公室文件须经办公室主任签发后，方可付印。其它公文须经相关领导审签后，方可付印。
10、坚持联合行文会签程序。市委、市政府联合发文，由市政府办主办的，须先由市政府主要领导审签，再送市委主要领导签发；由市委办主办的，先由市委主要领导审签，再送市政府主要领导审签。市委办公室、市政府办公室联合发文，按上述顺序分别由政府办主任、市委办主任签发。
11、提高公文印制质量。对经领导审核、签发的以市委、市委办名义形成的文稿及领导讲话文稿等，秘书科要及时向文书科移交。文书科对秘书科转来的以市委、市委办名义形成的公文定稿进行复核，看领导审核、签发手续是否完备，看定稿格式是否符合《条例》规定。对未经秘书科办理或审核、签发手续不完备的文稿，文书科一般不予登记、编号。对紧急公文应在公文定稿上注明紧急程序，便于合理安排印制。
12、对秘书科移交的规范公文定稿，文书科应及时分类登记、编号，准确确定公文主题词和文件印制份数，交文印室打印。领导交办的紧急公文随印随发，一般公文自接收登记之日起3日内发出，特殊情况最迟5月内发出。
13、严格公文校对。对经领导审核、签当定稿的公文要忠于原稿，不随意改动；遇有疑问，应及时与审核人或起草公文的相关科室会商。
14、规范公文分发。严格执行《中国共产党机关公文处理条例》，坚持“党的机关公文一律只发组织，不发个人”的原则。凡套用市委及市委办公室“红头”且编有发文字号的正式公文一律通过公文交换中
心分发至各有关单位，不在会上发给个人。
15、对市委、市委办公室向省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室报送的文件，应规范行文格式，加盖印章，严格按《条例》和省委办公厅厅函[1989]102号文件要求办理。
16、公文办理完毕后，应根据有关规定，及时将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷、归档。市委全会、市委工作会议及市委办公室召开的会议结束后，以文书科为主，秘书科、综合科等相关科室积极配合，将各科室经手办理的会议材料收集齐全，移交文书科归档。联合办理的公文，主办单位应将原件立卷。
17、在公文办理过程中要注意保密，特别要注意省军级文件，“三密”文件、请示、报告、汇报材料、接待活动方案及办公室有关内部事项的保密。办公室各科室应明确专人负责密级公文和内部资料的管理，密级公文应存放在带锁的柜或抽屉里。
18、发文办理按以下程序运行：受理（秘书科确定发文类型）。登记（对来文的文种、文号、标题、时间、密级等进行登记）。拟办（对文件的标题、文字、内容进行审核，提出拟办意见，填制发文办理单）。核稿（送分管领导核稿，重点在政治观点、政策条文上把关，必要时与相关部门讨论、审核）。会签（按批办意见送审、送签）。复核（送文书科复核审签手续及文种、格式）。编号（按不同文种编号、确定印数）。印制（确保印刷校对质量和出厂时间）。分发（填写发文通知单，送公文交换中心分
发）。
四、公文保密管理制度
1、公文保密的基本要求。市委办公室各科室都应本着“方便工作，利于保密”的原则，按照“准确、及时、安全、保密”的基本要求，管理好密级文件，做到不失泄密、不积压、不漏传、不误事。文书科在公文保密工作中负有牵头、把关之责。对出现失密、泄密事故的，要追究当事人责任，产生严重后果的要给予纪律处分。
2、加强对省军级文件和密传电报等传阅文件的保密管理。送给领导传阅的公文，文书科应做好送阅登记，同时提醒领导秘书注意阅读文件的时限要求，督促领导对急件、密件随送随阅，并做到阅后签名及时退还。特别是省军级文件，应做到当天送阅当天收回，专人管理，专柜存放，不外借、不复印、不横传，不随意扩大阅读范围。密传电报和其它传阅文件，由文书科按分管领导的批办意见传阅、办理、归档，于翌年3月底以前收回发出的密传电报和其它传阅文件，酌情存档或集中销毁。
3、加强对领导文件的保密管理。发给市委书记的“三密”文件，由文书科负责及时逐份登记，领导同志的秘书到文书科办理签收手续，一般每周1—2次。领导秘书应加强对公文特别是上级密件的保密管理，注意提醒领导，不携带密件出差，密件应存放在符合保密要求的文件柜内。发给领导的“三密”文件，由领导秘书负责于翌年3月底以前依据“发文签收登记簿”向文书科清退。
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