文章属性
∙【制定机关】广州市人民政府
∙【公布日期】2011.08.01
∙【字 号】穗府办[2011]31号
∙【施行日期】2011.09.01
∙【效力等级】地方规范性文件
∙【时效性】现行有效
∙【主题分类】机关工作
正文
广州市人民政府办公厅印发广州市电子政务外网电子公文交换管理办法的通知
（穗府办[2011]31号）
各区、县级市人民政府，市政府各部门、各直属机构：
《广州市电子政务外网电子公文交换管理办法》业经市人民政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行，执行中遇到的问题，请径向市府办公厅反映。
广州市人民政府办公厅
二0一一年八月一日
广州市电子政务外网电子公文交换管理办法
第一章 总 则
第一条 为促进全市电子公文与信息交换的规范化和科学化，实现办公自动化系统无缝对接和协同办公，切实提高行政效能。根据《中华人民共和国电子签名法》、《国家行政机关公文处理办法》和省委办公厅、省府办公厅《关于印发＜广东省电子文件管理暂行办法＞的通知》 (粤委办[2010]103号)、 《关于印发＜广州市电子政务外网管理办法(试行)＞的通
知》(穗科信字[2011]166号)等文件精神，结合本市实际，制定本办法。
第二条 广州市电子政务外网电子公文交换系统(以下简称交换系统)是依托广州市电子政务外网业务专网运行，实现本市政务机关之间非国家秘密的公文与工作信息交换的业务平台。
第三条 经批准参加交换系统的单位，其自身产生的各类公文及工作信息，可通过交换系统传递的，应尽量通过交换系统传递。通过交换系统传递的公文与工作信息，不再以纸质形式交换。
第四条 本办法所称电子公文，是指在政务管理过程中，按照政务机关公文处理规范制作的具有法定效力和规范体式的公文电子数据，其与相同格式和内容的纸质公文具有同等法律效力。
第五条 本办法适用于经批准加入交换系统的电子政务外网用户 (以下统称为使用单位)。使用单位范围原则上为市、区(县级市)政府，市政府各部门、直属机构和市属国有重点企事业单位、人民团体。
市、区(县级市)党委、人大、政协、法院和检察院及有关中央驻穗机关使用交换系统，应参
照本办法执行。
市直党政机关所属副局级以上单位，经主管部门同意，可按本办法规定申请使用交换系统。
第六条 依照本办法进行的电子公文与信息交换工作应当符合国家安全保密法律、法规。本交换系统不得用于传输、处理和存储涉及国家秘密的公文与信息，不得使用涉密移动存储介质。
使用单位应严格遵守有关保密法律、法规，准确确定公文密级，涉及国家秘密的公文与信息应以符合保密规定的形式进行交换。
第二章 组织管理与职责
第七条 市府办公厅(市政府政务信息系统管理中心，下同) 负责牵头组织实施本办法，其具体职责如下：
(一)负责交换系统的规划、建设、管理和运行维护，协调、指导使用单位开展电子公文与信息的交换工作。
(二)受理交换系统使用单位的注册、更名、撤销等相关申请，办理相应手续。
(三)对使用单位系统使用情况进行检查、考核。
(四)提供电子公文与信息交换所必需的软件和技术支持。
(五)排除交换系统故障，协助使用单位实现交换系统与本单位办公系统的无缝对接。
(六)负责开展交换系统的使用培训。
(七)负责使用单位电子印章的制作。
第八条 市科技和信息化局负责广州市电子政务外网的规划、建设、运行维护和安全管理工作。
第九条 使用单位的文秘部门牵头负责本单位电子公文交换工作；信息化部门负责为本单位电子公文交换提供技术支持。
第十条 使用单位应当建立本单位电子公文交换工作制度，指定专人负责电子公文的收发
及交换系统管理，明确管理职责，规范工作流程，配备电子公文交换所需的计算机设备和工作环境，确保电子公文与信息交换工作的正常运行。
第十一条 交换系统使用人员必须政治可靠，具有较强的保密观念和责任心，能熟练掌握交换系统操作和相关工作规范。
第十二条 使用单位要设置系统管理员，系统管理员主要负责管理和维护本单位使用人员账号、监控系统的运行状态以及分配本单位使用人员账号的权限等工作。该岗位应由具有相应计算机知识水平及计算机操作能力的人员担任。
第十三条 负责电子公文交换的使用人员岗位发生变化时，本单位系统管理员应及时进行用户删除或权限调整，在交换系统上更新联系人姓名、(包括办公电话号码和手机号码)等信息。
第十四条 交换系统使用人员的账号、密码应妥善保管。无关人员不得使用交换系统。
第三章 电子印章及使用单位的申请
第十五条 本办法所称电子印章，是实物印章的电子化运用，与实物印章具有同等法律效力。电子印章的制作应依附于本单位的实物印章，仅限于经交换系统传输的电子公文加盖印章的使用。
第十六条 电子印章的管理应与实物印章管理一致，使用单位必须建立和健全电子印章的管理制度，确保电子印章使用安全。
第十七条 用于交换系统的电子印章由市府办公厅统一制作。使用单位制作、更换、销毁电子印章的，应向市府办公厅提出书面申请，并符合以下规定：
(一)使用单位凭本单位已有实物印章申请制作电子印章。
(二)使用单位对外有多个名称的(含临时机构)，可凭已有的实物印章申请制作电子印章。
(三) 电子印章不能正常使用、需更换的，应将原电子印章交回市府办公厅，并重新申请制作新印章。
(四)使用单位内部处室印章需制作电子印章的， 由使用单位根据统一的技术规范自行制作管理。
第十八条 使用单位注册、更名、撤销的，应凭机构编制部门或有权机关下发的相关文件，向市府办公厅提出书面申请，并按规定办理下列手续：
省委办公厅 (一)新增的使用单位，需填写《广州市电子公文交换系统使用单位注册申请表》、《广州市电子公文交换系统电子印章制作申请表》，经市府办公厅审核同意后，办理新单位注册和电子印章制作手续。
(二)使用单位被撤销的，需填写《广州市电子公文交换系统使用单位注销登记表》，办理注销手续，并交回被撤销单位的电子印章； 由市府办公厅在交换系统中删除该单位名称及用户，销毁该单位电子印章。
(三)使用单位名称变更的，应在名称正式变更后7个工作日内填写《广州市电子公文交换系统使用单位名称变更申请表》、《广州市电子公文交换系统电子印章制作申请表》， 向市府办公厅提出变更申请，并交回原单位名称的电子印章，市府办公厅在交换系统上注册新的单位名称，并注销原使用单位名称及电子印章。
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